Permissions reference

Every area, resource and action you can give a role, what each one covers, and which are premium or support a data scope.

Account administrators: anyone with or «Power user», or a with all of «Power user»'s permissions.

Anyone can look up here what each permission covers.

When you set up a role, you need to know what each permission opens: whether «Read» on «Stock» shows prices, or which action it takes to issue an invoice. This is the full list, the same one the «Catalog» tab of «Permissions and roles» shows.

On screen, the (i) icon next to each resource explains the same: what the resource covers and what each action does. Inside a role, it also marks which actions the role has. See Roles and permissions to understand role types and how permissions combine.

How to read the tables

Actions are grouped by the that includes them: «Read only», «Operate» or «Manage». Each level includes the one before.
A ◆ marks .
Some actions support a : they apply only to the person's own records, to the ones assigned to them, or to all of them.
The pricing sub-resources, such as «Order pricing», decide whether amounts show. Without them, amounts are hidden, in exports too.

Permissions by area

«Operations»

Resource	What it covers	Actions
«Home»	The Home screen with the day's summary.	«Read only»: «Read».
«Upcoming returns on Home»	The upcoming returns block on Home.	«Read only»: «Read», «View all», «View overdue».
«Projects»	Projects that group orders, services and documents. «Read» and «Edit» support a data scope.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Archive» ◆, «Import» ◆, «Export» ◆.
«Project planning»	Planning inside a project.	«Read only»: «Read» ◆. «Operate»: «Edit» ◆.
«Resource planner»	The resource planner: staff and vehicles over time.	«Read only»: «Read» ◆. «Operate»: «Edit» ◆.
«Project finances»	Amounts and profitability inside projects.	«Read only»: «Read» ◆.
«Orders and rentals»	Orders and rentals: the list, the order page and its lines. «Read» and «Edit» support a data scope.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆, «Duplicate» ◆, «Reserve» ◆. «Manage»: «Import» ◆, «Export» ◆, «Cancel» ◆, «Archive» ◆.
«Order documents»	Documents generated from an order (delivery notes, load sheets…).	«Read only»: «Read». «Operate»: «Edit» ◆, «Send» ◆.
«Order pricing»	Order amounts: prices, costs and margins. Without this permission they're hidden.	«Read only»: «Read prices», «Read costs» ◆, «Read margin» ◆. «Manage»: «Edit» ◆.
«Deliveries»	Order deliveries: prep and record the equipment going out.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Process», «Add items». «Manage»: «Finalize», «Cancel».
«Returns»	Order returns: record the equipment coming back.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Process». «Manage»: «Finalize».
«Return incidents»	Incidents reported when equipment comes back.	«Operate»: «Report incident» ◆. «Manage»: «Process» ◆.
«Service planner»	Services: the catalog and its planner. «Read» and «Edit» support a data scope.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆.
«Service pricing»	Service prices.	«Read only»: «Read prices».
«Internal services»	Assign staff and resources to the planner's internal services.	«Read only»: «Read». «Manage»: «Manage» ◆.

«Resources»

Resource	What it covers	Actions
«Inventory catalog»	Inventory: items, their records, variants and alternatives.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆.
«Stock»	Each item's quantities and stock.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Edit» ◆.
«Inventory pricing»	Items' rental and sale prices.	«Read only»: «Read prices».
«Inventory import templates»	Templates to import inventory from Excel.	«Read only»: «Read». «Manage»: «Manage» ◆.
«Inventory calendar»	The inventory availability calendar.	«Read only»: «Read».
«Inventory incidents»	Incidents on inventory items.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆.
«Organization stock»	Stock in the organization's other accounts.	«Read only»: «Read» ◆.
«Serial numbers»	The serial number of each inventory unit.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆.
«Kits and accessories»	Inventory kits and accessories.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆.
«Consignments»	Consignment equipment: what others leave with you or you leave with them.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆.
«Staff»	Staff: records of technicians and collaborators.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆.
«Staff pricing»	Staff rates.	«Read only»: «Read prices».
«Staff services»	Each person's service history.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆.
«Staff calendar»	The staff availability calendar.	«Read only»: «Read».
«Vehicles»	Vehicles (Transport) and their record.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆.
«Vehicle pricing»	Vehicle rates.	«Read only»: «Read prices».
«Vehicle services»	Each vehicle's service history.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆.
«Vehicle incidents»	Incidents on vehicles.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆.
«Vehicle calendar»	The vehicles' availability calendar.	«Read only»: «Read».
«Spaces»	Spaces: stages, rooms and their record.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆.
«Space pricing»	Spaces' rental prices.	«Read only»: «Read prices».
«Space incidents»	Incidents on spaces.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆.
«Space calendar»	The spaces' occupancy calendar.	«Read only»: «Read».
«Space locations»	Locations inside a space.	«Manage»: «Manage» ◆.

«Sales»

Resource	What it covers	Actions
«Quotes»	Sales quotes. «Read» and «Edit» support a data scope.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆, «Send» ◆. «Manage»: «Delete» ◆, «Convert» ◆.
«Contracts»	Sales contracts, with sending and signing. «Read» and «Edit» support a data scope.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆, «Send» ◆. «Manage»: «Delete» ◆, «Sign» ◆, «Validate» ◆, «Void» ◆, «Cancel» ◆.
«Invoices»	Sales invoices. «Read» and «Edit» support a data scope.	«Read only»: «Read» ◆. «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆, «Send» ◆. «Manage»: «Delete» ◆, «Validate» ◆, «Void» ◆.
«Credit notes»	Credit notes that correct or cancel invoices. «Read» and «Edit» support a data scope.	«Read only»: «Read» ◆. «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Validate» ◆, «Void» ◆, «Delete» ◆.
«Proformas»	Sales proformas. «Read» and «Edit» support a data scope.	«Read only»: «Read» ◆. «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆.
«Sales receipts»	Sales receipts (tickets) in Sales. «Read» and «Edit» support a data scope.	«Read only»: «Read» ◆. «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆, «Void» ◆, «Validate» ◆.
«Simple credit notes»	Simple credit notes on sales receipts. «Read» and «Edit» support a data scope.	«Read only»: «Read» ◆. «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆, «Validate» ◆, «Void» ◆.
«Sales financials»	Sales totals and amounts.	«Read only»: «Read» ◆.
«Sales activity»	Sales activity: what was sold and to whom.	«Read only»: «Read» ◆.

«Purchases»

Resource	What it covers	Actions
«Purchase orders»	Purchase orders to suppliers. «Read» and «Edit» support a data scope.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆, «Approve» ◆, «Receive» ◆, «Lock» ◆.
«Supplier invoices»	Supplier invoices in Purchases. «Read» and «Edit» support a data scope.	«Read only»: «Read» ◆. «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆, «Validate» ◆, «Void» ◆, «Link purchase order» ◆.
«Subrentals»	Subrentals: equipment you rent from other suppliers. «Read» and «Edit» support a data scope.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆, «Receive» ◆, «Complete» ◆.
«Subrental pricing»	Subrental amounts.	«Read only»: «Read prices».

«Treasury»

Resource	What it covers	Actions
«Treasury accounts»	Treasury accounts: banks and cash registers.	«Read only»: «Read» ◆. «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆, «Transfer» ◆. «Manage»: «Archive» ◆.
«Payments»	Treasury collections and payments.	«Read only»: «Read» ◆. «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆, «Assign» ◆. «Manage»: «Delete» ◆, «Reconcile» ◆.
«Cash sessions»	Treasury cash sessions: opening, closing and cash count.	«Read only»: «Read» ◆. «Operate»: «Open» ◆. «Manage»: «Close» ◆, «Correct» ◆, «Delete» ◆.
«SEPA remittances and mandates»	SEPA remittances, direct debits and mandates.	«Read only»: «Read» ◆. «Manage»: «Manage» ◆.
«Payment methods»	Payment methods offered to clients.	«Manage»: «Manage» ◆.

«Relationships»

Resource	What it covers	Actions
«Contacts»	Contacts: clients, suppliers and people, with their full record.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆.
«Opportunities»	CRM opportunities. «Read» and «Edit» support a data scope.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆.
«Opportunity links»	Link opportunities with contacts, orders and emails.	«Operate»: «Edit» ◆.

«Incidents and maintenance»

Resource	What it covers	Actions
«Incidents»	Maintenance incidents on equipment, vehicles or spaces.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆.
«Repairs»	Maintenance repair tickets.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆.

«Statistics and analytics»

Resource	What it covers	Actions
«Finance dashboard»	The Finance dashboard: invoicing, collections and amounts.	«Read only»: «Read» ◆.
«Dashboards»	Analytics dashboards with charts and indicators.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create», «Edit». «Manage»: «Delete».
«Analytics groups»	Folders to organize Analytics dashboards and reports.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create», «Edit». «Manage»: «Delete».
«Reports»	Analytics reports, including the ones NEO generates.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Generate».
«Snapshots»	Fixed captures of a dashboard or report at a point in time.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create». «Manage»: «Delete».

«Productivity»

Resource	What it covers	Actions
«Calendar»	The calendar: events and connected calendars. «Read» and «Edit» support a data scope.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Edit».
«Tasks»	Calendar tasks. «Read», «Edit» and «Assign» support a data scope.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create», «Edit». «Manage»: «Delete», «Assign».
«Delivery tasks»	Delivery tasks in the calendar.	«Read only»: «Read».
«Return tasks»	Return tasks in the calendar.	«Read only»: «Read».
«Files»	The file manager.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Upload files», «Edit». «Manage»: «Delete».

«Communication»

Resource	What it covers	Actions
«Messages»	The team's internal chat.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Send».
«Posts»	Posts on the internal board.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create». «Manage»: «Moderate».
«Inbox»	The email inbox inside Filmo. «Read» supports a data scope.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Send», «Manage drafts». «Manage»: «Delete», «Manage account» ◆.
«Document email history»	History of emails sent with documents.	«Read only»: «Read». «Manage»: «Manage» ◆.

«Automation»

Resource	What it covers	Actions
«Workflows»	Workflows: the account's automations.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆, «Run». «Manage»: «Publish» ◆.
«Workflow runs»	The workflows' run history.	«Read only»: «Read».

«NEO and AI»

Resource	What it covers	Actions
«NEO»	What NEO, the AI assistant, can do for this person.	«Operate»: «Search the web», «Read business data», «Manage memory». «Manage»: «Run actions».

«Web builder»

Resource	What it covers	Actions
«Web pages»	Web builder pages.	«Read only»: «Read». «Operate»: «Create» ◆, «Edit» ◆. «Manage»: «Delete» ◆.
«Web publishing and channels»	Publish the website, its domain and SEO.	«Manage»: «Publish» ◆, «Manage domain» ◆, «Manage SEO» ◆.

«Settings»

Resource	What it covers	Actions
«Company data»	Company data and the general order, document and tracking options in Settings.	«Manage»: «Edit» ◆.
«Client portal»	The client portal: what your clients see and its setup.	«Read only»: «Read» ◆. «Manage»: «Manage» ◆.
«Campus and app users»	Campus and mobile app users: approve, reject and export.	«Read only»: «Read». «Manage»: «Manage» ◆.
«Billing»	Your Filmo subscription and billing in Settings.	«Manage»: «Edit» ◆.
«Integrations»	Settings integrations: accounting, calendar, email, payments…	«Read only»: «Read». «Manage»: «Manage» ◆.
«Custom fields»	Custom fields added to records and documents.	«Read only»: «Read». «Manage»: «Manage» ◆.
«Document templates»	Document templates (quotes, invoices, delivery notes…) in Settings.	«Read only»: «Read». «Manage»: «Manage» ◆.
«Email templates»	Email templates to send documents and notices.	«Read only»: «Read». «Manage»: «Manage» ◆.
«Email labels»	Inbox labels.	«Read only»: «Read». «Manage»: «Manage» ◆.
«Project types»	Project types in Settings.	«Manage»: «Manage» ◆.
«Task types»	Task types in Settings.	«Manage»: «Manage» ◆.
«Collections»	Settings collections to organize inventory, staff, vehicles, spaces and services.	«Manage»: «Manage» ◆.
«CRM pipelines»	CRM pipelines and stages in Settings.	«Read only»: «Read». «Manage»: «Manage» ◆.
«Tags»	Tags to classify records.	«Read only»: «Read». «Manage»: «Manage» ◆.
«Pricing templates»	Pricing templates for staff and spaces.	«Read only»: «Read». «Manage»: «Manage» ◆.
«Account data»	Settings' danger zone: erase all of the account's data.	«Manage»: «Reset» ◆.

«Administration»

Resource	What it covers	Actions
«Members»	Team members, in «Settings» → «Team and security».	«Read only»: «Read». «Manage»: «Edit» ◆, «Remove member» ◆.
«Invitations»	Invite new people to the team, resend and cancel invitations.	«Manage»: «Manage» ◆.
«Roles»	The «Permissions and roles» screen: roles and permissions, and assigning them to members.	«Read only»: «Read». «Manage»: «Create» ◆, «Edit» ◆, «Duplicate» ◆, «Delete» ◆, «Assign» ◆, «Assign Power user» ◆, «Assign Owner» ◆.
«Audit log»	The team's security history, in «Settings» → «Team and security»: sign-ins and changes.	«Read only»: «Read» ◆.

What each action allows

Each action means the same on every resource where it appears:

Action	What it allows
«Add items»	Add equipment to a delivery that's already under way.
«Approve»	Approve the document so it moves on.
«Archive»	Archive and unarchive; archived items leave the lists but aren't deleted.
«Assign»	Assign to another person or link to another record.
«Assign Owner»	Give other members the Owner role.
«Assign Power user»	Give other members the Power user role.
«Cancel»	Cancel the process or the document.
«Close»	Close and balance the session.
«Complete»	Mark as completed.
«Convert»	Turn it into another document, for example a quote into an order or a proforma.
«Correct»	Correct the amounts of a session that's already closed.
«Create»	Create new records.
«Delete»	Delete records.
«Duplicate»	Create a copy from an existing one.
«Edit»	Edit existing records.
«Export»	Download the list as Excel or CSV; without the pricing permission, it comes out without amounts.
«Finalize»	Mark the process as finished.
«Generate»	Generate new reports.
«Import»	Load records from a file.
«Link purchase order»	Link the invoice to its purchase order.
«Lock»	Lock and unlock so nobody changes it.
«Manage»	Set it up: create, edit and delete.
«Manage account»	Connect and disconnect email accounts.
«Manage domain»	Set up the website's own domain.
«Manage drafts»	Create and edit drafts.
«Manage memory»	See and edit what NEO remembers about the account.
«Manage SEO»	Edit titles, descriptions and search engine data.
«Moderate»	Hide or delete other people's posts and comments.
«Open»	Open a cash session.
«Process»	Record the equipment going out or coming in, by scanning or ticking lines.
«Publish»	Publish the changes so they apply.
«Read»	See the list and open the records.
«Read business data»	Let NEO look up the account's data to answer.
«Read costs»	See the costs.
«Read margin»	See margins and profitability.
«Read prices»	See prices and amounts; without this permission they're hidden.
«Receive»	Record that the equipment was received.
«Reconcile»	Reconcile with the bank's transactions.
«Remove member»	Remove someone from the team.
«Report incident»	Report incidents.
«Reserve»	Reserve and release equipment so it counts in availability.
«Reset»	Erase the account's data (danger zone).
«Run»	Start a run by hand.
«Run actions»	Let NEO create and change data on the person's behalf, with the same permissions they have.
«Search the web»	Let NEO search the internet.
«Send»	Send by email.
«Sign»	Sign.
«Transfer»	Move money between accounts.
«Upload files»	Upload files.
«Validate»	Issue it with its final number; after that it can't be edited.
«View all»	See the whole team's, not just your own.
«View overdue»	See the overdue ones too.
«Void»	Void a document that's already issued.