Pedidos y sus documentos
Presupuestos, proformas, contratos, albaranes, facturas y rectificativas salen todos del pedido; el dinero se registra aparte, en Tesorería.
Un trabajo de alquiler genera papeles: un presupuesto antes, a veces una proforma o un contrato, un albarán a la salida, una factura al final y, de vez en cuando, una factura rectificativa. En Filmo cada uno sale del pedido, así que el cliente, las fechas, las líneas y los precios nunca se escriben dos veces.
La cadena de documentos
| Documento | Cuándo | Qué hace |
|---|---|---|
| Presupuesto | Antes del trabajo | Una oferta con precios. No reserva nada ni crea un pedido. |
| Proforma | Antes de facturar, si la necesitas | Lo que se le cobrará al cliente; puede firmarla o pagar un anticipo en el portal. No es una factura. |
| Contrato | Cuando formalizas el alquiler | Las condiciones que el cliente firma en el portal, o que tú marcas como firmadas. |
| Albarán | Cuando el material sale o vuelve | La lista de lo que salió o volvió. |
| Factura | Después del trabajo, de una vez o por partes | Lo que el cliente debe. Aprobarla le da su número y la bloquea. |
| Factura rectificativa | Cuando hay que corregir una factura emitida | Corrige o anula toda o parte de una factura. |
Cada uno se crea desde la tarjeta «Documentos» del pedido con «Añadir». Un presupuesto o una también pueden convertirse en factura con «Convertir a», que se lleva sus líneas y sus . Consulta Crea documentos desde un pedido.
Versiones
Cuando el cliente pide cambios, creas una nueva del presupuesto. La versión activa es la que se muestra, se envía y se firma. Consulta Cómo funcionan las versiones de un presupuesto.
Estado del documento y estado de pago
- Un presupuesto o una proforma tiene un estado del documento y un estado comercial, y ninguno de los dos te impide editarlo.
- Aprobar una factura le da su número y la bloquea; nunca vuelve a borrador. Para corregirla, la anulas o emites una .
- El estado de pago de una factura va aparte de su estado del documento: estar pagada no cambia el estado del documento, y aprobar una factura no la cobra.
Dónde encaja el dinero
El dinero no se guarda en los documentos. Un pago es un movimiento en una de Tesorería, y lo cobrado en una factura es lo que se le asigna. Con Stripe conectado, los clientes pueden pagar online en el ; con un mandato SEPA, cobras por . Consulta Cómo cuentan los pagos en las facturas y otros documentos.
Nota: Filmo no está conectado a tu banco: no importa extractos. Solo los pagos y las transferencias de Stripe llegan solos; todo lo demás lo registras tú.
Conviene saber
- Los clientes pueden ver presupuestos y proformas en el portal aunque sean borradores, y firmarlos ahí.
- El contrato se crea desde el pedido, no desde el presupuesto.
- La se descarga desde la factura. Filmo no presenta facturas a la Agencia Tributaria ni a ningún proveedor de facturación electrónica.
A continuación
Sigue un trabajo desde la primera consulta, empezando por Consigue trabajo: de la consulta a la oportunidad.