Cómo cuentan los cobros en facturas y otros documentos
Un pago cuenta en un documento cuando se le asigna. El documento decide la dirección y qué actualiza: el estado del pago o los anticipos.
Ver la tarjeta «Pagos» de un documento necesita el permiso «Tesorería» en modo ver, además del permiso que abre el documento. Registrar o asignar necesita «Tesorería» en modo editar.
La boda de Landmark Venues tiene un presupuesto, un pedido, una factura y, del otro lado, una factura de proveedor por la carpa alquilada. El dinero toca a todos, y cada uno lo muestra a su manera: la factura dice si está pagada, el presupuesto muestra el adelanto que recibió y la factura de proveedor muestra lo que has pagado al proveedor.
Un pago solo cuenta en un documento cuando se le asigna. Una pone todo o parte de un pago en un documento, y el documento suma sus asignaciones.
El documento decide la dirección
| Documento | Dirección del pago |
|---|---|
| Factura, factura simplificada, presupuesto, proforma, pedido | «Entrada»: un cobro |
| Factura de proveedor, orden de compra, factura rectificativa | «Salida»: un pago o una devolución |
| Factura simplificada rectificativa | «Entrada», aunque sea una devolución (mira el aviso más abajo) |
Qué actualiza cada documento
| Documento | Qué cambia al asignarle un pago |
|---|---|
| Factura y factura simplificada | Lo cobrado y el estado del pago: «Pendiente», «Pago parcial» o «Pagada». Si viene de un pedido, el pedido también lo refleja |
| Factura de proveedor | Lo pagado y su estado del pago |
| Presupuesto y proforma | Lo cobrado como anticipo; no tienen estado del pago propio |
| Orden de compra, factura rectificativa, factura simplificada rectificativa | Lo pagado o devuelto; sin estado del pago |
| Pedido | Lo cobrado en el pedido antes de facturar; se consume al facturarlo |
En la boda: el adelanto cobrado en el presupuesto es un . Cuando conviertes el presupuesto en factura, el anticipo pasa a la factura y cuenta allí como cobrado. La transferencia del cliente por el resto se asigna a la factura, que pasa a «Pagada». La se ve en el pedido, pero nunca cuenta como cobrada.
Los anticipos pasan a la factura
Cuando creas una factura desde un presupuesto o una proforma, los anticipos cobrados en ellos que no se aplicaron a otra factura pasan a la nueva factura y cuentan allí. En el presupuesto o la proforma quedan marcados como transferidos. Un pago online hecho desde el portal sobre un presupuesto o una proforma es un anticipo más y sigue la misma regla. Las fianzas nunca pasan.
Conviene saber
- Puedes asignar más que el total de un documento. El documento aparece como pagado y Filmo no avisa del exceso.
- No se comprueba el estado del documento: los borradores y los documentos anulados admiten pagos.
- Una fianza puede asignarse a un documento, pero no suma a lo cobrado hasta que la conviertes en un pago normal. Consulta Cobra y devuelve una fianza.
- Los documentos no admiten pagos registrados ni asignados a mano.
- Los pagos se comparan en la moneda de tu empresa: un pago suma su importe tal cual, sin convertir.
- Un pago nunca se asigna a un proyecto. Se asigna a los documentos y pedidos del proyecto, y el proyecto los suma.
Atención: Las devoluciones en documentos rectificativos pueden quedar con la dirección equivocada: «Añadir pago» en una factura simplificada rectificativa registra la devolución como «Entrada», y al relacionar pagos existentes con una factura rectificativa se proponen cobros. Revisa la dirección en «Pagos y Cobros» después de registrar una devolución.
Las vías por las que el dinero llega a una factura (un pago registrado, un anticipo, un cobro del pedido, un o un pago online) y cuándo cuenta cada una se resumen en Cómo llegan los cobros a una factura.
A continuación
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