Cómo funcionan los contratos de alquiler
Un contrato recoge el acuerdo de alquiler y la firma del cliente. Tiene un estado del documento y otro de firma, y toma sus condiciones de una plantilla.
Antes de que el material salga hacia un trabajo, la mayoría de las empresas de alquiler quieren el acuerdo por escrito: quién alquila, qué material, para qué fechas, a qué precio y en qué condiciones, con la firma del cliente. Cuando una carpa vuelve dañada o una devolución llega tarde, esa página firmada es a la que vuelven las dos partes.
En Filmo, esa página es el contrato. Piensa en él como el contrato de alquiler que antes imprimías y archivabas: pone las líneas y los precios del trabajo junto a tus condiciones y, cuando el cliente lo firma, los dos tenéis la misma copia. Tus condiciones no se escriben en cada contrato. Viven en la , y cada contrato las rellena con sus propios datos.
Toma la boda de Landmark Venues. Cuando el cliente ha confirmado el presupuesto, creas el contrato desde el pedido: copia las tres carpas grandes, las 120 sillas Chiavari y las 12 mesas redondas con sus precios, imprime tus condiciones después y llega al cliente, que lo firma online en tu .
Un contrato no es un documento fiscal. No cuenta como ingreso ni suma a la rentabilidad del proyecto, no cobra dinero y no reserva ni mueve stock. Su función es dejar constancia de lo acordado y de que el cliente lo aceptó.
Estados del contrato y estado de la firma
Un contrato tiene dos estados a la vez. El estado del documento dice si todavía se está preparando, si está emitido o si está anulado. El dice si el cliente ha firmado. Cambian por separado: firmar no cambia el documento, y anularlo no borra una firma.
| Estado del documento | Qué significa | Qué puedes hacer |
|---|---|---|
| «Borrador» | Se está preparando. Todavía no tiene número. | Editarlo, eliminarlo, emitirlo y descargarlo. No se puede enviar y el cliente no lo ve en el portal. |
| «Validada» (emitido) | Emitido: tiene su número y está bloqueado. | Enviarlo, imprimirlo, descargarlo, marcarlo como firmado, anularlo y duplicarlo. |
| «Anuladas» | Ya no es válido. Conserva su número. | Verlo, descargarlo, imprimirlo y duplicarlo. El portal lo muestra como anulado. |
| Estado de firma | Qué significa | Cómo se llega |
|---|---|---|
| «Pendiente» | Todavía sin firmar. | Todo contrato empieza aquí. |
| «Firmado» | La firma está registrada. | El cliente firma en el portal, o tú pulsas «Marcar como firmado». |
| «Cancelado» | El contrato no se va a firmar. | El cliente lo rechaza en el portal. En Filmo no hay un botón para ello. |
Así, un contrato firmado todavía se puede anular, y uno rechazado sigue emitido hasta que lo anulas.
Qué hace cada acción
| Acción | Dónde | Cuándo puedes usarla | ¿Se puede deshacer? |
|---|---|---|---|
| «Emitir» | El editor | En un borrador | No. En su lugar, anula el contrato. |
| «Enviar» | La cabecera de la página del contrato | Una vez emitido | No hay nada que deshacer: no cambia ningún estado. |
| «Marcar como firmado» | La cabecera de la página del contrato | Emitido y «Pendiente» | No, solo anulando el contrato. |
| «Anular» | Menú «⋯» | Emitido, firmado o no | No. |
| «Eliminar» | Menú «⋯» | En un borrador | No. |
La lista de contratos y la página del contrato
Todos los contratos de tu cuenta están en «Ventas» → «Contratos», en la barra lateral. La barra de estados cambia entre «Todos los estados», «Borrador», «Validada» y «Anuladas», y los filtros acotan la lista por «Estado de firma», «Fechas», «Cliente», «Pedido» y «Proyecto».
- La página del contrato muestra el documento a la izquierda. A la derecha, «Información general» tiene el número, el cliente, el estado de firma, las fechas y el total, y «Documentos relacionados» enlaza el pedido, el proyecto y el presupuesto del que viene.
- Arriba están , «Enviar» y el menú «⋯» con «Imprimir», «Descargar», «Editar», «Duplicar», «Anular» y «Eliminar», según el estado.
- En el pedido, la tarjeta «Documentos» lista cada contrato con su número y una etiqueta: «Borrador», «Pendiente» mientras espera la firma, «Firmado», «Cancelado» o «Anulado».
- En un proyecto, «Finanzas» → «Documentos de ventas» también lista sus contratos.
| Quieres | Dónde | Cómo |
|---|---|---|
| Preparar el contrato de un pedido | La tarjeta «Documentos» del pedido → «Añadir» → «Contrato» | Crea y emite un contrato |
| Darle su número y bloquearlo | «Emitir», en el editor | Crea y emite un contrato |
| Enviarlo al cliente por correo | «Enviar», en la cabecera | Envía un documento por correo |
| Conseguir la firma online o en papel | El portal, o «Marcar como firmado» | Consigue la firma de un contrato |
| Cambiar un contrato emitido | «⋯» → «Anular», y después «Duplicar» | Anula un contrato y emite uno nuevo |
| Cambiar cómo se numeran los contratos | «Ajustes» → «Finanzas» → «Preferencias de facturación de venta» | Series de numeración de documentos |
Añade tus condiciones y cláusulas a los contratos
El editor del contrato no tiene un campo para las cláusulas. Las escribes una vez en «Ajustes» → «Plantillas de documentos» → «Contrato», en : texto con formato y variables, como el nombre del cliente, las fechas del contrato o el total, que cada contrato sustituye por sus propios datos. La plantilla también decide si el PDF imprime la tabla de líneas, los totales y las casillas de firma.
- En el editor de la plantilla, una barra de variables inserta cada una donde está el cursor: los datos de tu empresa y del cliente, el número y las fechas del contrato, los importes (incluidos el seguro, el depósito y el valor de reposición), el número de pedido y el proyecto.
- Para tener condiciones distintas según el tipo de trabajo, pulsa «Crear plantilla» en la pestaña «Contrato» para añadir otra plantilla, y elige la adecuada en «Opciones» del editor. La plantilla marcada como «Predeterminada» viene preseleccionada; para cambiarla, abre el menú de la fila de otra plantilla y pulsa «Hacer predeterminada».
- No puedes añadir una cláusula a un solo contrato. Un contrato solo tiene condiciones propias si se duplicó de otro que las tenía.
- Cambiar la plantilla no reescribe los contratos ya emitidos: cada uno conserva la versión de la plantilla con la que se creó.
Solo los administradores con el permiso «Ventas» en modo editar pueden cambiar las plantillas.
Conviene saber
- Crear un contrato exige un cliente. Desde un pedido sin cliente, Filmo muestra «Cliente requerido».
- Desde un pedido que tiene presupuesto, el contrato copia el presupuesto, no el pedido. Revísalo antes de emitir: Crea y emite un contrato.
- Cancelar un pedido no anula sus contratos. Anula cada uno tú.
- Las también tienen contratos.
- NEO, los workflows y la API pública pueden emitir, registrar una firma, anular y cancelar contratos. Solo ellos pueden cancelar un contrato sin que el cliente lo rechace.
A continuación
Prepara el contrato de la boda: Crea y emite un contrato.