Cómo funcionan las facturas
La factura es el documento fiscal que cobra un trabajo: la preparas en borrador, la apruebas para numerarla y bloquearla, y emitida ya no se borra.
Cualquiera con el permiso «Ventas» puede abrir las facturas. Para crearlas, aprobarlas y anularlas hace falta en modo editar.
Las facturas no necesitan ningún complemento de pago.
En cuanto Landmark Venues confirma la boda, toca cobrarla: la mitad antes del evento y el resto después. Cada uno de esos cobros es una factura y, a diferencia de un presupuesto, una factura es un documento fiscal. Una vez emitida, queda emitida.
En Filmo, una es el documento con el que cobras un trabajo a un cliente identificado: las líneas con sus impuestos, el vencimiento, la forma de pago y lo cobrado hasta ahora. Piensa en un talonario de facturas numerado: puedes escribir un borrador a lápiz, pero cuando una hoja recibe su número y llega al cliente, ya no la arrancas. La anulas o emites otra que la corrija.
Por eso importa hacer las cosas en orden. Preparas la factura, la revisas y solo entonces la haces oficial.
Tres ideas que conviene tener claras
- Primero el borrador, después la aprobación. Un no tiene número: puedes editarlo y eliminarlo sin consecuencias. Cuando pulsas «Aprobar», la factura recibe el siguiente número de su , pasa a «Validada» y se bloquea. Nunca vuelve a borrador.
- Lo emitido no se borra nunca. Una factura validada solo se puede anular, conservando su número, o corregir con una .
- El documento y el dinero van por separado. El estado del documento (borrador, validada, anulada) y el (pendiente, pago parcial, pagada) cambian por su cuenta. Consulta Estados de la factura y estado de cobro.
De dónde sale una factura
Casi todas las facturas salen de un pedido, así que el cliente, las líneas y las fechas llegan ya rellenos. Pero también puedes empezar desde otros sitios:
| Punto de partida | Cómo | Qué se rellena |
|---|---|---|
| Un pedido | Tarjeta «Documentos» → «Añadir» → «Factura» | El cliente, las líneas y las fechas del pedido |
| Un presupuesto o una proforma | «Convertir a» → «Factura» | Sus líneas y los pagos a cuenta ya cobrados |
| Varios presupuestos o proformas | Selecciónalos en su lista → «Acciones masivas» → «Convertir a» → «Factura» | Una sola factura con las líneas de todos |
| Varios pedidos de un proyecto | Las finanzas del proyecto, seleccionando sus pedidos | Una sola factura con las líneas de todos |
| Un proyecto sin pedido | La acción rápida «Crear factura para este proyecto» | Una factura en blanco vinculada al proyecto |
| Tickets de reparación | Selecciónalos en su lista → «Acciones masivas» → «Convertir a» → «Factura» | Una línea por ticket, con su cliente |
| Una factura simplificada | «Convertir a» → «Factura» | Su cliente y sus líneas |
| Otra factura | «Duplicar» | Una copia como borrador nuevo, con fecha de hoy |
| Nada | «Ventas» → «Facturas» → «Nueva factura» | Una factura en blanco |
El camino habitual se explica paso a paso en Crea una factura desde un pedido.
Qué contiene una factura
| Parte | Qué guarda |
|---|---|
| Cliente | Su propia copia del cliente: nombre, NIF, emails y las direcciones de facturación y envío elegidas |
| Líneas | Material, kits, espacios, servicios, personal, seguro, depósitos y líneas de texto libre, con cantidad, precio, descuento e impuestos, agrupables en secciones |
| Totales | Subtotal, descuentos, impuestos desglosados por tipo, seguro, depósito, neto y total |
| Fechas | «Fecha Factura», «Vencimiento», el periodo de alquiler y, en una factura parcial, el periodo o el porcentaje facturado |
| Cobro | La forma de pago, lo cobrado y el estado del pago |
| Origen | Los pedidos, el proyecto, los presupuestos, las proformas o los tickets de reparación de los que viene |
| Presentación | Plantilla, idioma, moneda y tipo de cambio, textos de cabecera y pie, campos personalizados |
| Emisión | Número y serie, quién la aprobó o anuló y cuándo, el motivo de anulación y una copia de los datos de tu empresa |
Qué conserva una factura al aprobarla
Una factura emitida no debe cambiar porque algo haya cambiado en otro sitio. Por eso Filmo congela lo que lleva:
- El cliente. La factura guarda su propia copia desde el borrador. Si después corriges el NIF o la dirección en el contacto, las facturas existentes no cambian. En un borrador, vuelve a elegir el cliente para recoger los datos nuevos.
- Tu empresa. Al aprobar, Filmo guarda una copia de tu razón social, tu NIF y tu , y del título y el logotipo de la plantilla. Cambiarlos después no altera las facturas emitidas.
- Los precios. Las líneas conservan el precio al que se facturaron, aunque cambie la tarifa del artículo.
- Todo el documento. Una factura validada no admite cambios. Para corregirla, la anulas o emites una factura rectificativa.
Lo que no forma parte del documento sigue abierto después de aprobar: los cobros, las notas, las tareas, las etiquetas, los archivos adjuntos y su visibilidad en el portal, y los correos que envías.
Cuatro documentos en una lista
«Ventas» → «Facturas» reúne cuatro documentos de venta. Este tema trata la factura; los otros tres tienen sus propios temas en la ayuda:
| Documento | Para qué sirve |
|---|---|
| Factura | Una venta a un cliente identificado |
| Factura rectificativa | Corrige o abona una factura, entera o en parte |
| Factura simplificada | Una venta directa, en la que el cliente es opcional |
| Factura simplificada rectificativa | Corrige una factura simplificada |
Conviene saber
- La búsqueda de la lista mira el número, el pedido, el cliente, las notas y el texto de cabecera, no las líneas. Para encontrar lo que facturaste de un artículo, filtra por cliente, pedido o fechas.
- Los importes se guardan en la moneda de tu empresa. Si presentas una factura en otra moneda, el PDF y el portal los convierten con el tipo de cambio guardado en la factura.
- Los importes que ves en el editor son los que guarda Filmo.
Lo siguiente
Mira dónde está cada cosa en pantalla: La lista de facturas y la página de la factura.