Cómo funcionan las facturas rectificativas
Una factura rectificativa corrige o anula una factura emitida con importes negativos, sin cambiarla. Aprobarla es definitivo y no mueve dinero.
Cualquiera con el permiso «Ventas» ve las facturas rectificativas. Para crearlas, aprobarlas, anularlas y eliminarlas hace falta el modo editar.
No necesitas ningún complemento.
Los trabajos de alquiler no siempre acaban como se facturaron. El cliente devuelve material sin usar, acuerdas un descuento después del evento, un precio estaba mal o el trabajo se cancela. Una vez emitida, la factura no se puede editar. La corriges con un segundo documento.
Ese documento es una : un documento nuevo, con importes negativos, que corrige o anula una venta ya emitida, del todo o en parte. Piensa en ella como el reflejo de la factura: resta lo que ya no cobras y deja la factura tal como estaba.
Piensa en la boda de Landmark Venues. Facturaste tres carpas grandes, 120 sillas Chiavari y 12 mesas redondas. Después del evento, el cliente devuelve 20 sillas que nunca se montaron, y acordáis no cobrarlas. No tocas la factura: emites una factura rectificativa por esas 20 sillas. La factura queda como registro de lo que facturaste, y la rectificativa registra la corrección con su propio número.
Tres cosas que conviene saber antes
- Normalmente la creas desde la factura que corrige, su , así que el cliente y las líneas vienen ya puestos. También puedes emitir una , sin ninguna factura detrás.
- Aprobarla es definitivo. Recibe el siguiente número de su y queda bloqueada: desde ese momento solo puedes anularla.
- No mueve dinero. Si devuelves dinero al cliente, registras la devolución como un pago en la factura rectificativa.
Dónde están las facturas rectificativas
No tienen un menú propio. Están en «Ventas» → «Facturas», junto a las facturas y las facturas simplificadas, y cada fila indica su tipo. Al abrir una ves el documento a la izquierda y, a la derecha, «Documentos relacionados» (la factura original, el pedido y el proyecto), la tarjeta «Pagos», los correos y las tareas. «Enviar», «Aprobar» y el menú «⋮» están arriba.
Estados de la factura rectificativa
| Estado | Qué significa | Qué puedes hacer | Efecto en el pedido |
|---|---|---|---|
| Borrador | En preparación, sin número. El cliente no la ve. | Editarla, aprobarla o eliminarla | Ninguno |
| Validada | Aprobada: numerada y bloqueada. | Enviarla, descargarla, registrar devoluciones, anularla | Resta del ingreso real del pedido |
| Anuladas (así aparece la etiqueta) | Anulada con un motivo. Conserva su número. | Verla. No se puede reactivar | Deja de restar |
En el , el cliente ve una rectificativa aprobada como «Emitido» y una anulada como «Anulado». Los borradores nunca llegan al portal.
Qué puedes hacer y dónde
| Quieres | Dónde | Cómo |
|---|---|---|
| Elegir el documento rectificativo adecuado | El documento que corriges | Factura rectificativa o factura simplificada rectificativa |
| Rectificar una factura, entera o en parte | La factura → «Convertir a» → «Factura rectificativa» | Crea una factura rectificativa de una factura |
| Emitir una sin factura | «Facturas» → la flecha junto a «Nueva factura» | Crea una factura rectificativa de una factura |
| Hacerla oficial | «Aprobar», en el editor o en la página | Crea una factura rectificativa de una factura |
| Ver qué ha cambiado | La factura, el pedido y el portal | Qué cambia una factura rectificativa |
| Enviarla al cliente | «Enviar», en la rectificativa | Envía un documento |
| Devolver el dinero | «Pagos» → «Añadir pago» | Devuelve el dinero al cliente tras una factura rectificativa |
| Cancelar una aprobada | «⋮» → «Anular» | Anula una factura rectificativa |
| Cambiar cómo se numeran | Los ajustes de numeración | Numeración de documentos |
Conviene saber
- Filmo no compara la rectificativa con su factura. No te impide abonar más de lo facturado, rectificar dos veces la misma factura, rectificar una factura anulada ni poner a la rectificativa una fecha anterior a la de la factura. Compruébalo antes de aprobar.
- Aprobar una factura rectificativa no la envía a tu programa de contabilidad ni a la Agencia Tributaria. El envío a Xero, QuickBooks o Holded lo hace una automatización que activas tú. Consulta Envía facturas y abonos a Xero.
- La no encuentra facturas rectificativas. Búscalas en la lista «Facturas».
- NEO puede prepararte una factura rectificativa para que la revises, y aprobar o anular una cuando lo confirmas.
A continuación
¿No sabes si necesitas una factura rectificativa o una factura simplificada rectificativa? Consulta Factura rectificativa o factura simplificada rectificativa.