Cómo funcionan los presupuestos
Un presupuesto es la oferta de precio que envías antes de facturar: sale del pedido, mantiene un número en todas sus versiones y nunca reserva material.
Antes de comprometerse con un trabajo, el cliente quiere saber cuánto le va a costar. Reúnes el material, las fechas y los precios, le envías una oferta, quizá la ajustas una o dos veces y esperas un sí. Solo entonces facturas.
En Filmo, esa oferta es un presupuesto. Recoge el material y los servicios, las fechas, los precios, los impuestos, el seguro y el depósito de seguridad, con su propio número y la fecha hasta la que vale la oferta. Piensa en él como la oferta por escrito que le das al cliente en mano: dice lo que vas a cobrar, pero no reserva nada.
Toma la boda de Landmark Venues. Has preparado el pedido con tres carpas grandes, 120 sillas Chiavari y doce mesas redondas. Desde ese pedido creas el presupuesto, lo envías por correo y Landmark Venues lo firma en tu . Más adelante, conviertes ese mismo presupuesto en la factura.
Tres cosas que conviene saber
- Un presupuesto puede tener varias propuestas. Cada una es una (v1, v2…) del mismo presupuesto, con el mismo número. Una de ellas es siempre la : la que se muestra, se envía, se firma y se convierte.
- Tiene dos estados a la vez. El dice si está listo («Borrador» o ), y el dice qué ha respondido el cliente («Pendiente», «Confirmado», «Cancelado» o ). Ninguno de los dos te impide editarlo.
- El presupuesto sale del pedido, no al revés. Normalmente lo creas desde la página del pedido. Un presupuesto nunca crea un pedido, y confirmarlo no reserva el material ni cambia el pedido.
Cómo se une un presupuesto con lo demás
| Con | Cómo se vinculan | Lo que no hace |
|---|---|---|
| Pedido | Creas el presupuesto desde el pedido. Aparece en la tarjeta «Documentos» del pedido, con su versión y su estado. | No crea ni cambia el pedido. Confirmarlo no reserva material. |
| Proyecto | Viene del pedido, se elige en «Información adicional» → «Proyecto», o se pone al crearlo desde el proyecto. | — |
| Factura y proforma | «Convertir a» → «Factura» o «Proforma» las crea desde la versión activa. Aparecen en «Documentos relacionados». | El presupuesto conserva su estado y puedes volver a convertirlo. |
| Anticipos | Dinero que el cliente paga antes de la factura. Pertenece al presupuesto y pasa a la factura al convertirlo. | No crea una factura por sí solo. |
| Contrato | Se crea desde el pedido: toma el presupuesto confirmado del pedido, o el primero si no hay ninguno confirmado. | La página del presupuesto no tiene opción para crear un contrato. |
| Oportunidad del CRM | La vinculan NEO, la API o un workflow. | Confirmar o cancelar el presupuesto no mueve la oportunidad. |
Conviene saber
- El presupuesto recibe su número la primera vez que lo guardas, aunque sea como borrador. Todas sus versiones comparten ese número.
- Lo que cambias en el presupuesto no cambia el pedido. Para llevar al presupuesto los cambios posteriores del pedido, añades una versión con los datos del pedido.
- Un presupuesto confirmado cuya versión activa además está validada es lo que el pedido espera facturar: su . Consulta Rentabilidad del pedido.
- Eliminar un presupuesto es definitivo, en cualquier estado. Si ya tiene pagos o facturas, cancélalo en su lugar.
A continuación
Mira qué significa cada estado y cuándo cambia: Estados del presupuesto: borrador, validado, pendiente, confirmado.