Crea documentos desde un pedido
Crea el presupuesto, la proforma, la factura, el contrato o los documentos de compra desde la tarjeta Documentos, ya rellenos con el pedido.
Personas con el permiso «Ventas» en modo editar que, además, pueden abrir el pedido.
Algunos documentos necesitan otro permiso o un módulo adicional del plan: consulta la tabla de abajo.
Todos los documentos que envías de un trabajo salen de su pedido. En lugar de volver a escribir el cliente, las fechas y el material, creas el presupuesto, la factura o el contrato desde la tarjeta «Documentos» del pedido, y Filmo lo rellena con lo que hay en él.
Antes de empezar
Guarda el pedido y comprueba que tiene cliente. Puedes guardar un pedido sin cliente, pero Filmo no te deja crear un presupuesto, una , una factura, una ni un contrato: verás «Cliente requerido».
Crea un presupuesto desde el pedido
Landmark Venues quiere un precio de la boda antes de confirmar. Vamos a enviarles un presupuesto.
- Abre el pedido En «Pedidos», abre la boda de Landmark Venues.
- Pulsa «Añadir» en «Documentos» La tarjeta está en la columna derecha. Elige «Presupuesto».
- Elige cómo se ven las líneas En «Crear presupuesto», elige el : «Detallado» muestra una línea por artículo y «Agrupado por tipo» las agrupa. Pulsa «Crear».
- Revisa el presupuesto El editor se abre con el cliente, las fechas, las líneas, los precios y los impuestos del pedido.
- Guárdalo Pulsa «Guardar», o «Guardar como borrador» si aún no está listo para enviar.
Filmo numera el presupuesto y lo abre. Por el camino han pasado algunas cosas que conviene saber:
- El presupuesto queda vinculado al pedido y aparece en su tarjeta «Documentos», con su estado.
- Lo que cambias en el presupuesto no cambia el pedido. Si el pedido cambia después, vuelve a pulsar «Añadir» → «Presupuesto»: Filmo crea una versión nueva del mismo presupuesto con los datos actuales del pedido. La ventana te dice cuál, por ejemplo “Se creará la versión 2”.
- Si el pedido tiene pagos que aún no están asignados a ningún documento, puedes marcarlos en «Asignar pagos».
- «Agrupado por tipo» no aparece cuando hay líneas del mismo tipo con impuestos distintos.
Qué pasa después
Cada documento sigue su camino en su propio módulo, con sus propios estados:
- Un presupuesto tiene versiones y un estado propio. Cuando el cliente lo acepta, la tarjeta «Documentos» lo muestra «Confirmado», pero el pedido no cambia: confirmar un presupuesto no reserva el material. Para eso, pulsa «Reservar» en el pedido.
- Una factura es un borrador hasta que pulsas «Aprobar». Entonces recibe su número y queda bloqueada: ya no se puede editar ni borrar.
- Un contrato se emite y después se firma, por el cliente en el portal o registrándolo tú.
Los temas Presupuestos, Facturas y Contratos de la ayuda explican cada uno paso a paso.
El albarán no está en este menú: se genera desde la página de entrega o de devolución del pedido, o desde «⋯» → «Generar albarán» en el pedido. Consulta Genera y envía un albarán.
Documentos que puedes crear desde un pedido
El menú «Añadir» de la tarjeta «Documentos» tiene ocho documentos. Todos nacen ya vinculados al pedido:
| Documento | Para qué sirve | Qué rellena Filmo | ¿Necesita cliente? |
|---|---|---|---|
| Presupuesto | La oferta de precio antes de que el cliente confirme. | El cliente, las fechas, las líneas, los precios y los impuestos del pedido. Si el pedido ya tiene presupuesto, una versión nueva de ese. | Sí |
| Proforma | Le dice al cliente lo que se le va a cobrar antes de la factura, por ejemplo para pedir un anticipo. | El cliente, las líneas, las fechas, el proyecto y los campos personalizados. | Sí |
| Factura | El documento fiscal con el que cobras el trabajo. | El cliente, las líneas y las fechas. Eliges si facturas todo, un periodo o un porcentaje. | Sí |
| Factura simplificada | Una venta directa, con su propia numeración. | El cliente y las líneas. | Sí, desde un pedido |
| Contrato | El acuerdo de alquiler que firma el cliente. | El presupuesto confirmado del pedido o, si no hay ninguno confirmado, su primer presupuesto. Sin presupuesto, el cliente, las líneas y las fechas del pedido. | Sí |
| Orden de compra | Lo que pides a un proveedor para este trabajo. | El pedido. | No |
| Factura de proveedor | La factura que te envía un proveedor por este trabajo. | El pedido. | No |
| Ticket de reparación | Una reparación, con sus líneas y precios. | El pedido y su cliente. | No |
Los contratos copian el presupuesto
Si el pedido tiene presupuesto, el contrato copia el presupuesto, no el pedido. Si el pedido cambió después del presupuesto, o si no hay ninguno confirmado y Filmo toma el primero, puede que el contrato no cuadre con el trabajo. Revisa sus líneas antes de emitirlo.
Facturas y proformas: elige cuánto cobrar
Cuando creas una factura o una proforma, se abre una ventana antes del editor. En «Tipo de documento», elige «Completo» para cobrar todo el pedido, «Por periodo» para cobrar solo los días entre dos fechas o «Por porcentaje» para cobrar una parte del total. Si el pedido ya tiene facturas, «Deducir facturas» las resta de la nueva.
Documentos de compra y tickets de reparación
Desde el mismo menú puedes registrar lo que te cuesta el trabajo: una a un proveedor, o la que te envía. Las dos nacen vinculadas al pedido y cuentan en su rentabilidad: la orden de compra como coste previsto y la factura validada como coste real. Necesitan el permiso «Compras» en modo editar y el módulo adicional «Módulo de compras»; sin el módulo, aparecen difuminadas en la tarjeta.
Si alquilas material para el trabajo, crea la orden de compra desde la tarjeta «Subalquileres» del pedido, para que entre como con sus artículos. Consulta Subalquila el material que falta.
Un registra una reparación, con el pedido y su cliente ya rellenos. Necesita el permiso «Incidencias» en modo editar y el módulo adicional «Gestión de incidencias y reparaciones».
Si ves un error
| Mensaje | Qué significa |
|---|---|
| Cliente requerido | El pedido no tiene cliente. Añade uno, guarda el pedido y vuelve a intentarlo. |
| Error al crear el presupuesto | No se ha podido guardar el presupuesto. En «Ajustes» → «Finanzas» → «Preferencias de facturación de venta», comprueba en «Formato de los documentos» que hay una serie de presupuestos activa y por defecto, y vuelve a intentarlo. |
Preguntas frecuentes
No. El presupuesto y el pedido van por separado: confirma el presupuesto con el cliente y después reserva el pedido.
No. Funciona al revés: primero va el pedido y el presupuesto sale de él.
Nada. Los presupuestos, las facturas, los contratos, las órdenes de compra y los demás conservan su estado y siguen en la tarjeta «Documentos» del pedido. Si alguno ya no procede, gestiónalo desde su propia página.