Cómo funcionan las versiones del presupuesto
Cada propuesta es una versión del mismo presupuesto, con el mismo número; la versión activa es la que se muestra, se envía, se firma y se factura.
Negociar un trabajo rara vez se resuelve a la primera. El cliente pide más sillas, otra fecha o un precio mejor, y le envías una oferta nueva. Te interesa conservar lo que enviaste antes, por si quiere volver a ello.
En Filmo, cada propuesta es una del mismo presupuesto: v1, v2, v3… Piensa en ellas como los borradores de una misma carta, guardados en la misma carpeta con el mismo número de referencia. Comparten el número del presupuesto, sus y sus vínculos con el pedido y el proyecto. Cada una tiene sus propias líneas, importes, fechas, validez, contacto, direcciones, moneda y estados.
En la boda de Landmark Venues, la v1 lleva 120 sillas. El cliente pide 20 más, así que añades la v2 con 140. El presupuesto mantiene su número, y la v1 queda en el historial por si vuelve a hacer falta.
La versión activa
Una de las versiones es siempre la , y es la que manda:
- La página del presupuesto, la lista y la tarjeta «Documentos» del pedido muestran sus datos, su total y su estado.
- Es la que se descarga, se imprime y se envía.
- Es la que el cliente puede firmar, rechazar o pagar en el portal.
- «Convertir a» y los cambios de estado actúan sobre ella.
- Solo ella puede contar como del pedido.
Qué pasa con las demás versiones
| Cuando | Versiones pendientes | Versiones confirmadas | Versiones canceladas |
|---|---|---|---|
| Añades una versión | Pasan a «Superada» | Siguen «Confirmado» | Siguen «Cancelado» |
| Tú o el cliente confirmáis una versión | Pasan a «Superada» | Pasan a «Superada» | Pasan a «Superada» |
| Vuelves a activar una versión anterior | No cambian | No cambian | No cambian |
La versión nueva siempre empieza en «Pendiente». Una versión que vuelves a activar también vuelve a «Pendiente», tuviera el estado que tuviera. no bloquea una versión: puedes volver a activarla.
Qué ve el cliente
En el portal, el cliente ve las versiones y la activa, aunque sea un borrador. Puede pasar de una a otra, y cuando mira una antigua el portal le dice “Estás viendo la versión 1. La versión vigente es la versión 2.” con «Ver versión vigente». Solo la versión activa se puede firmar, rechazar o pagar, y mirar otra no cambia cuál está activa.
Conviene saber
- Editar no crea una versión. «Editar» cambia la versión activa; añade una versión para conservar lo que enviaste.
- No hay comparación entre versiones. Puedes ver el PDF de cada una, pero Filmo no resalta las diferencias.
- Las facturas y proformas creadas desde el presupuesto quedan registradas en la versión que estaba activa al convertir.
- Los anticipos pertenecen al presupuesto, así que se quedan cuando añades o activas una versión.
A continuación
Envía al cliente otra propuesta: Crea una nueva versión de un presupuesto.