Cómo funcionan las proformas
Una proforma muestra al cliente lo que vas a cobrar antes de facturar, para que la acepte o pague un anticipo. No es una factura ni reserva nada.
Muchos clientes quieren ver la factura antes del trabajo, y algunos pagan una parte por adelantado para asegurar la fecha. Les envías un documento con el material, las fechas y el importe, lo aceptan o lo pagan, y solo después del trabajo emites la factura.
En Filmo, ese documento es una . Tiene su propio número, líneas, impuestos, totales, validez y PDF, igual que una factura, pero no lo es: no lleva firma fiscal y no cuenta como ingreso facturado. Piensa en ella como un ensayo general de la factura: el cliente ve exactamente lo que se le va a cobrar, y todavía no queda nada registrado.
Toma la boda de Landmark Venues: tres carpas grandes, 120 sillas Chiavari y 12 mesas redondas. Dos meses antes del evento, creas una proforma por el 50 % del pedido y la envías. Landmark Venues la paga en tu , y el dinero espera en la proforma como . Cuando facturas, conviertes la proforma y la factura ya aparece como pagada.
Tres cosas que debes saber
- Tiene dos estados a la vez. El dice si está lista («Borrador» o ), y el dice qué ha respondido el cliente («Pendiente», «Confirmado» o «Cancelado»). Ninguno de los dos te impide editarla.
- Convertirla no la cierra. Cuando creas la factura, la proforma queda enlazada a ella pero conserva su estado, y se puede seguir editando, firmando, pagando y volviendo a convertir. Pásala tú a «Confirmado» o «Cancelado» después de facturar.
- Lo que paga el cliente pasa a la factura. El dinero pagado sobre la proforma se queda en ella hasta que conviertes esa proforma en la factura, que entonces lo descuenta.
Estados de la proforma: borrador, validada, pendiente, confirmada
Una proforma siempre responde a dos preguntas: ¿está lista para enviar?, y ¿qué ha dicho el cliente? La página de la proforma, la lista y la tarjeta «Documentos» del pedido muestran las dos.
Estado del documento: ¿está lista?
| Estado | Qué significa | Cambia cuando | Qué cambia |
|---|---|---|---|
| Borrador | Todavía en preparación. La página muestra la etiqueta «Borrador», y ya tiene su número. | Haces clic en «Guardar como borrador», aunque estuviera validada | «Enviar» está desactivado en su página, y no aparece en el portal ni en la app móvil. |
| Validada | Lista para enviar. | Haces clic en «Guardar» | «Enviar» funciona y el cliente la ve en el portal. Se puede seguir editando. |
Estado comercial: ¿qué ha dicho el cliente?
| Estado | Qué significa | Cambia cuando | Qué cambia |
|---|---|---|---|
| Pendiente | Esperando al cliente. Todas las proformas empiezan aquí. | La creas, o la devuelves a mano | El cliente puede firmarla, rechazarla o pagarla en el portal hasta que caduque. |
| Confirmado | Aceptada por el cliente o por ti. | El cliente la firma o la paga en el portal, o la cambias tú | El cliente ya no puede firmarla, pero sí pagarla. |
| Cancelado | Rechazada o descartada. | El cliente la rechaza, o la cambias tú | «Editar» y «Convertir a» desaparecen de su página, y el portal no acepta pagarla. |
Cualquier estado comercial puede pasar a cualquier otro, y volver. La fecha no cambia ninguno: después de ella, el cliente simplemente no puede firmar, rechazar ni pagar en el portal una proforma «Pendiente».
Sigue una proforma de principio a fin
Creas la proforma de Landmark Venues desde el pedido y haces clic en «Guardar»: queda «Validada» y «Pendiente». La envías, Landmark Venues la paga en el portal y pasa sola a «Confirmado». Después de la boda la conviertes en factura. La proforma sigue «Confirmado»: Filmo no la marca como facturada, pero la columna «Facturado» de la lista muestra la factura.
La lista de proformas y la página de la proforma
Todas las proformas de tu cuenta están en «Ventas» → «Proformas», en la barra lateral. También encontrarás las proformas de un pedido en su tarjeta «Documentos», que es desde donde sueles crearlas.
La lista de proformas
- El filtro de estado: «Todos los estados», «Pendiente», «Confirmado» y «Cancelado», cada uno con su recuento. La búsqueda, los filtros que añadas y tus segmentos guardados la acotan más.
- La columna «Relaciones» muestra el pedido del que viene cada proforma, y «Facturado» las facturas creadas a partir de ella.
- La columna «Estado» tiene un desplegable para cambiar ahí mismo el estado comercial, y una marca de pago cuando el cliente ha pagado.
- Selecciona varias proformas para usar «Acciones masivas»: «Cambiar estado a», «Enviar por email», «Descargar», «Convertir a» y «Eliminar».
- «Nueva proforma», arriba, empieza una desde cero.
Dentro de una proforma
Haz clic en una proforma para abrirla. El PDF está a la izquierda, tal como lo verá el cliente, y todo lo demás a la derecha.
| Dónde | Qué encontrarás |
|---|---|
| Cabecera | «Convertir a» y «Enviar». El menú «⋯» tiene «Imprimir», «Descargar», «Editar», «Duplicar» y «Eliminar», y «Ejecutar workflow» para los administradores. |
| Información general | El número, la etiqueta «Estado», las fechas de validez y de emisión y, en una proforma parcial, su periodo o su porcentaje. |
| Documentos relacionados | El pedido, el proyecto, los presupuestos de origen, las facturas y presupuestos creados a partir de ella, y un botón que dibuja toda la cadena. |
| Pagos a cuenta | Lo que ha pagado el cliente, con «Total», «Total anticipos» y lo pendiente. Solo se muestra con el permiso «Tesorería». |
| Más abajo | Los correos enviados, archivos, notas y tareas. |
Las facturas que creas a partir de una proforma son sus . El de «Documentos relacionados» dibuja juntos el pedido, los presupuestos, la proforma y sus facturas, para que sigas toda la cadena.
Fuera de «Ventas», las proformas también aparecen en las finanzas del proyecto, en la pestaña «Proformas» de la ficha del contacto (solo lectura), en la sección «Proformas» del portal y en la app móvil, que muestra el PDF de las proformas de un pedido que no son borradores.
Qué puedes hacer con una proforma
| Quieres | Dónde | Cómo |
|---|---|---|
| Crear una proforma | «Documentos» del pedido → «Añadir» → «Proforma» | Crea una proforma |
| Corregir algo | «Editar», en el menú «⋯» | Crea una proforma (Edita una proforma) |
| Enviarla al cliente | «Enviar», en la cabecera | Envía un documento por correo |
| Que el cliente la acepte y la pague online | El portal del cliente | Aprobar y pagar en el portal del cliente |
| Registrar un anticipo | «Pagos a cuenta» → «Añadir pago» | Cobra un anticipo de una proforma |
| Registrar la respuesta del cliente | La etiqueta «Estado» | Confirma o cancela una proforma |
| Facturarla | «Convertir a» → «Factura» | Convierte una proforma en factura |
| Quitarla | «Eliminar», en el menú «⋯» | Confirma o cancela una proforma |
Conviene saber
- Una proforma es una copia. Los datos del cliente, las líneas y los importes se fijan al crearla: cambiar después el contacto o el pedido no la cambia. Solo se actualizan sus cobros y sus enlaces con otros documentos.
- Recibe su número de una de proformas la primera vez que la guardas, aunque sea como borrador. Eliminar una proforma deja un hueco: su número no se vuelve a usar. Consulta Series de numeración de documentos.
- Filmo no guarda versiones de una proforma. Si la editas después de enviarla, el cliente ve el documento nuevo en el portal.
- Una proforma no reserva material ni cambia el estado del pedido.
Siguiente paso
Crea la primera: Crea una proforma.