Introducción a Filmo
Qué hace Filmo por una empresa de alquiler, de la primera consulta a la factura cobrada, y qué área cubre cada parte del trabajo.
La semana de una empresa de alquiler es una cadena de los mismos pocos trabajos. Un cliente pide material para unas fechas. Compruebas qué está libre, envías un precio y apartas el material. Lo preparas, lo entregas, lo recoges y lo revisas. Después facturas y cobras. Filmo guarda toda esa cadena en una sola cuenta, así que cada paso empieza donde lo dejó el anterior.
Las piezas básicas
Cinco fichas llevan casi todo el trabajo. Apréndelas primero y el resto de Filmo encaja solo:
- Un es la empresa o la persona con la que trabajas: un cliente, un proveedor o ambos.
- Una , en el CRM, sigue por etapas una venta que aún estás trabajando.
- Un agrupa el trabajo de una producción o un evento, y puede reunir varios pedidos.
- El fija las fechas, el material, los servicios y los precios. Es lo que reserva el stock y lo que entregas y recoges.
- Los documentos (presupuesto, , contrato y factura) suelen salir del pedido, y cada uno tiene su propio ciclo de vida. El dinero no se guarda en los documentos: los pagos se registran en Tesorería.
Piensa en la boda de Landmark Venues: tres carpas grandes, 120 sillas Chiavari y 12 mesas redondas. Creas el pedido dentro del proyecto de la boda, haces el presupuesto desde él y lo envías. Cuando Landmark Venues lo aprueba, reservas el pedido, asignas un conductor en el planificador, entregas el material y lo recoges. Después facturas y registras el cobro. Esta boda recorre todas las páginas de Primeros pasos.
Consejo: Si te quedas con una sola idea: los documentos salen del pedido, y solo «Reservar» aparta el material.
Cómo avanza un trabajo de alquiler en Filmo
El trabajo pasa por siete fases. Cada una tiene un recorrido que sigue la boda paso a paso y enlaza con los artículos de detalle. En la práctica, preparas tu catálogo (fase 5) antes de tu primer trabajo.
| Fase | Qué haces | Dónde, en Filmo | Recorrido |
|---|---|---|---|
| 1. Consigue trabajo | Publica tu web y tu catálogo, recibe solicitudes, sigue oportunidades | «Constructor web», «CRM» | Consigue trabajo: de la consulta a la oportunidad |
| 2. Trabaja con el cliente | Crea el contacto, escríbele, invítale al portal | «Contactos», «Emails», «Comunicación» | Trabaja con un cliente: contacto, correo y portal |
| 3. Presupuesta | Pon precio al trabajo, envía el presupuesto, consigue la aprobación | La tarjeta «Documentos» del pedido, «Ventas» | Presupuesta un trabajo y consigue la aprobación |
| 4. Lleva el pedido | Móntalo, resérvalo, cubre lo que falte, asigna personal | «Pedidos», «Proyectos» | Lleva un pedido del borrador al completado |
| 5. Prepara tus recursos | Artículos, kits, espacios, personal, vehículos y servicios | «Inventario», «Espacios», «Personal», «Transporte», «Servicios» | Prepara tu catálogo y tus recursos |
| 6. Entrega y recoge | Planifica el trabajo, entrega, recoge, gestiona los daños | «Agenda», la «Entrega» y la «Devolución» del pedido, «Mantenimiento» | Entrega y recoge el material |
| 7. Factura y cobra | Factura, cobra, paga a proveedores | «Ventas», «Compras», «Tesorería» | Factura y cobra |
Qué área cubre cada necesidad
| Quieres | Área | Conviene saber |
|---|---|---|
| Seguir una venta y preparar una oferta | CRM, Contactos, Presupuestos, Precios | El presupuesto sale del pedido. Confirmarlo no reserva material ni mueve la oportunidad. |
| Organizar una producción | Proyectos, Pedidos, entregas y devoluciones | Crear un pedido no ocupa stock: tienes que pulsar «Reservar». |
| Mantener tu catálogo y tus recursos | Artículos, Espacios, Personal, Vehículos, Servicios | Un servicio (lo que vendes) y la persona o el vehículo que lo cubre son cosas distintas. |
| Coordinar fechas, asignaciones e incidencias | Agenda, Planificador, Mantenimiento | El planificador asigna personas y vehículos; el material y los espacios se reservan en el pedido. |
| Facturar y seguir el dinero | Facturas, Proformas, Compras, Tesorería | Emitir una factura y cobrarla son pasos distintos. |
| Usar material que no es tuyo | Subalquileres, Consignaciones | Subalquilar es alquilar a un proveedor; la consignación es alquilar el material de un propietario y repartir con él los ingresos. |
| Trabajar con clientes y con el equipo | Web y portal del cliente, Campus, Comunicación, Notificaciones | Los visitantes de la web, los clientes del portal, los usuarios de Campus y el equipo acceden cada uno a su manera. |
| Analizar, pedir ayuda y automatizar | Analytics, NEO, Workflows | NEO propone y tú confirmas; un workflow se ejecuta sin preguntar. |
| Configurar y cargar tus datos | Ajustes, importadores, integraciones | Cada importador e integración tiene su alcance; nada lo sincroniza todo. |
Lo que no pasa solo
Lo que más sorprende al empezar son los pasos que Filmo te deja a ti. Cada uno de estos es un paso deliberado:
- Un presupuesto no crea un pedido, y confirmarlo no reserva material.
- Crear un pedido no aparta stock. Solo «Reservar» lo hace.
- El planificador asigna personas y vehículos. No reserva material ni espacios.
- Emitir una factura no la cobra. Los pagos se registran en Tesorería y se asignan a los documentos.
- Nada mueve una oportunidad de etapa por sí solo: lo hace una persona o un workflow.
A continuación
Oriéntate en las pantallas con Muévete por Filmo y deja tu cuenta lista con Prepara tu empresa en Filmo.