Estados de la factura y estado de cobro
Cada factura tiene un estado del documento (borrador, validada, anulada) y un estado del pago (pendiente, pago parcial, pagada) que cambian por separado.
Cualquiera con el permiso «Ventas» ve los dos estados. La tarjeta «Pagos» de la página de la factura necesita el permiso «Tesorería», o ser administrador.
De cada factura que envías quieres saber dos cosas: ¿está emitida? ¿la ha pagado el cliente? Filmo separa esas dos respuestas porque cambian en momentos distintos. La primera factura de la boda de Landmark Venues puede llevar semanas emitida antes de que llegue el dinero.
Así que cada factura tiene un estado del documento, que dice en qué punto de su vida está, y un , que dice cuánto se ha cobrado. Ninguno depende del otro: una factura validada puede estar pendiente, con pago parcial o pagada.
Estado del documento
| Estado | Qué significa | Qué puedes hacer | Cómo cambia |
|---|---|---|---|
| Borrador | En preparación, sin número | Editarla, aprobarla, eliminarla. No se puede enviar | «Aprobar» la deja Validada |
| Validada | Aprobada: tiene número y está bloqueada | Enviarla, cobrarla, anularla, corregirla, descargar la «Factura-e». No se puede editar ni eliminar | «Anular» la deja Anulada |
| Anulada | Cancelada, conservando su número | Verla, emitir una factura rectificativa | Es definitivo |
Estado del pago
| Estado | Cuándo | Dónde se ve |
|---|---|---|
| Pendiente | No se ha cobrado nada | La lista y la página de la factura |
| Pago parcial | Lo cobrado es menos que el total | La lista y la página de la factura |
| Pagado | Lo cobrado iguala o supera el total | La lista y la página de la factura |
| Vencido | No está pagada del todo y su vencimiento ha pasado | Solo la columna «Estado del pago» de la lista |
| Anulada | La factura está anulada, haya cobrado lo que haya cobrado | La lista |
La lista tiene una pestaña por estado: «Todos los estados», «Pendientes», «Pago parcial», «Pagadas», «Sobrepagadas» y «Anuladas». «Sobrepagadas» solo reúne que llegan con ese estado desde otro sistema; Filmo nunca lo pone por su cuenta.
Conviene saber
- Los borradores cuentan como pendientes en la pestaña «Pendientes» y en su contador, aunque todavía no se puedan cobrar.
- «» se calcula al mostrar la lista. No se guarda, la página de la factura sigue mostrando «Pendiente» o «Pago parcial» y no se envía ningún aviso.
- Un cobro de más se ve como «Pagado». Filmo no avisa de que el cliente ha pagado de más.
- Los cambios del estado del pago pueden lanzar los workflows «Factura pagada» y «Factura parcialmente pagada». Un pago desde el portal tiene su propio disparador, «Factura pagada desde el portal».
Controla lo cobrado y lo vencido
Filmo suma los cobros vinculados a la factura y los compara con su total. Cuando llegan al total, la factura está pagada; por debajo, con pago parcial. Las dos cifras se comparan en la moneda de tu empresa.
- Para encontrar las facturas que el cliente ya debería haber pagado, filtra la lista por «Vencimiento» y mira la columna «Estado del pago».
- Para ver cada cobro, abre la factura: la tarjeta «Pagos» los lista. «Añadir pago», ahí o en el «Estado del pago» de la lista, registra uno nuevo.
- Registrar cobros, y ver la tarjeta «Pagos», necesita el permiso «Tesorería».
Atención: Filmo no te impide registrar un cobro en un borrador o en una factura anulada. Comprueba el estado de la factura antes de añadir un pago.
¿Por qué una factura sigue con pago parcial?
El cliente dice que lo ha pagado todo, pero la factura sigue en «Pago parcial». Puede pasar si:
- La factura deduce facturas anteriores. El PDF muestra el total después de la , pero el estado del pago se calcula sobre el total completo. Si el cliente paga lo que dice el PDF, la factura se queda con pago parcial. Consulta Factura parte de un pedido.
- Un cobro aún no está confirmado. Un solo cuenta cuando el banco confirma el cargo, y un pago online, cuando lo confirma Stripe.
- El cobro se registró en otra factura. Un mismo cobro se puede repartir entre varias facturas; revisa cómo se repartió.
Una factura rectificativa tampoco cambia el estado del pago de la factura que corrige: una factura sin cobrar que rectificas entera sigue en «Pendiente». Registra la devolución o la compensación como un cobro en Tesorería.
Lo siguiente
Mira todas las formas en que el dinero llega a una factura: Cómo llegan los cobros a una factura.