Facturas, presupuestos y cobros importados de Rentman
Las facturas importadas conservan su número de Rentman y no se editan, anulan ni envían: corrígelas con una rectificativa y registra cobros como siempre.
Personas con el permiso «Ventas» para las facturas y los presupuestos, y el permiso «Tesorería» para los cobros.
Tus facturas de Rentman ya estaban emitidas: tus clientes las recibieron y tu gestoría las contabilizó. Filmo las guarda como registro histórico y nunca las emite por segunda vez. Por eso una factura importada no se puede editar, anular ni enviar, pero sí puedes corregirla y registrar lo que te pague el cliente. Es la misma regla que para cualquier factura de otro .
Cómo llegan las facturas
| Dato | Cómo llega |
|---|---|
| Número | El número de Rentman, tal cual. |
| Estado | Emitida y bloqueada. |
| Cliente | El cliente de la factura o, si no tenía, el del proyecto. Sin ninguno, la factura y sus cobros no se importan. |
| Proyecto y pedido | En el proyecto, no en un pedido. |
| Importes | Base, impuestos y total de Rentman. |
| Líneas | Una por cada partida contable de Rentman (alquiler, personal, transporte…), sin el detalle del material. |
| Moneda | La moneda de tu cuenta de Filmo. |
| Estado del pago | Pagada si Rentman la marcó como pagada, vencida si pasó su vencimiento y pendiente en los demás casos. Con el modo histórico, todas pagadas. |
En «Facturas» llevan la etiqueta «Importada», y el filtro «Sistema de origen» las separa de las «Creado en Filmo». La ficha de la factura muestra el aviso «Importada»: “Se emitió en Rentman antes de usar Filmo. No se puede editar, anular ni enviar desde aquí; sí puedes crear una factura rectificativa y registrar cobros.”
¿Por qué no puedo editar ni anular una factura importada?
| Acción | ¿Disponible? |
|---|---|
| Editar, anular, eliminar o enviar por correo | No. Si intentas enviarla, Filmo avisa de que solo puede ofrecer una copia informativa. |
| Generar la factura electrónica o exportarla a contabilidad | No: la emitiría por segunda vez. |
| Crear una factura rectificativa | Sí. |
| Registrar cobros | Sí. |
| Duplicar | Sí. |
| Descargar o imprimir | Sí, como copia: «Descargar copia» e «Imprimir copia». |
Filmo no tiene el PDF de Rentman, así que genera el suyo, con una . Para corregir una factura importada, emite una factura rectificativa desde ella: consulta Crea una factura rectificativa de una factura.
Los abonos que emitiste en Rentman llegan como facturas marcadas como rectificativas, no como las facturas rectificativas que creas en Filmo. Trátalos como historial; las correcciones nuevas se hacen con «Factura rectificativa».
Presupuestos
- Conservan su número de Rentman o, si no tenían, reciben RM-QT- y su ID de Rentman.
- Todos llegan validados y en «Confirmado», sea cual sea lo que pasó con ellos en Rentman.
- Solo traen la cabecera y los importes, sin líneas, y se quedan en el proyecto, no en un pedido.
- No llevan la etiqueta «Importada» ni las restricciones de las facturas.
- Los presupuestos sin cliente no se importan, y las proformas de Rentman no se importan nunca.
Atención: Como todos los presupuestos llegan confirmados, el importe presupuestado del proyecto suma todos sus presupuestos de Rentman, también los que el cliente nunca aceptó.
Cobros
- Cada cobro de Rentman se convierte en un cobro por transferencia en «Pagos y Cobros», vinculado a su factura y a su cliente, y conciliado si la factura estaba pagada en Rentman.
- Va a la primera cuenta de tesorería de tu cuenta de Filmo. Si no había ninguna, la importación crea «Cuenta bancaria (importado de Rentman)», a la que puedes cambiar el nombre.
- Un cobro sin factura, o cuya factura no se importó, se queda fuera.
- Puedes registrar cobros nuevos en una factura importada como en cualquier otra: consulta Registra un cobro o un pago.
Nota: Con el , todas las facturas quedan pagadas enteras, pero no se crean cobros: Tesorería solo muestra los cobros que existían en Rentman.
Numeración de facturas y presupuestos después de Rentman
La importación se asegura de que un número nuevo nunca repita uno antiguo. Para las facturas y para los presupuestos crea dos :
| Serie | Estado | Para qué sirve |
|---|---|---|
| «Histórica Rentman — facturas» / «Histórica Rentman — presupuestos» | Inactiva, no es la de por defecto | Agrupa los documentos importados. Continúa desde el número más alto que encuentra en los números de Rentman, como 150 en INV-2024-0150. |
| «Filmo — facturas» / «Filmo — presupuestos» | Activa | Numera tus documentos nuevos: F[YY]%%%% para las facturas y Q[YY]%%%% para los presupuestos, desde 1 y volviendo a empezar cada año (F260001). |
- La no aparece en «Preferencias de facturación de venta», porque esa pantalla solo muestra las series activas. Los documentos importados conservan igualmente sus números de Rentman.
- La es tu , salvo que tu cuenta ya tuviera otra activa por defecto.
- Los pedidos no usan series: los importados conservan su número RM- y los nuevos llevan la numeración propia de Filmo.
Si una factura nueva no propone un número F, elige la serie Filmo en «Numeración» y avisa al equipo de Filmo. Consulta Series de numeración de documentos.