Series de numeración de documentos
Cada tipo de documento tiene sus series de numeración: un nombre, un formato de número y el último número usado. Los números vuelven a 1 cada año.
Los administradores de la cuenta con el permiso «Ventas» configuran las . Quien edita un documento elige cuál usa en «Numeración».
Cada número de un presupuesto, una factura o un contrato sale de una serie: un nombre, un y el usado. Cada tipo de documento tiene sus propias series, todas configuradas en el mismo sitio. Con las series que crea Filmo, el presupuesto de la boda de Landmark Venues podría ser el P260042 y su primera factura la F260117.
Dónde encontrarlo
«Ajustes» → «Finanzas» → «Preferencias de facturación de venta», en «Formato de los documentos» → «Numeración de documentos». «Añadir línea» crea una serie, y al pulsar una serie la editas. Puedes arrastrar las series para cambiar su orden.
Las órdenes de compra y las facturas de proveedor tienen su propia pantalla: «Ajustes» → «Finanzas» → «Preferencias de facturación de compra», «Formato de los documentos» → «Órdenes de compra» y «Facturas de compra».
Opciones
| Opción | Qué hace | Por defecto |
|---|---|---|
| Nombre | Cómo aparece la serie en la «Numeración» del editor | — |
| Formato | La plantilla de los números, con los marcadores de abajo. Necesita al menos un % | F[YY]%%%% en facturas |
| Último num. | El último número usado. El siguiente documento recibe el posterior | 0, así que el primer documento recibe el 1 |
| Devolución | En las series de facturas, la serie de rectificativas que la acompaña. Es informativa: las rectificativas usan la serie elegida en su propio editor | Ninguna |
Marcadores del formato del número
| Marcador | Se sustituye por | Ejemplo con el número 42 en marzo de 2026 |
|---|---|---|
| [YY] | El año, dos cifras | F[YY]%%%% → F260042 |
| [YYYY] | El año, cuatro cifras | A/[YYYY]/%%%%%% → A/2026/000042 |
| [MM] | El mes, dos cifras | F[YY][MM]-%%% → F2603-042 |
| % | Una cifra del número, rellenada con ceros | %%%% → 0042 |
Si el número supera las cifras reservadas, se escribe completo. El año y el mes son los del momento en que se asigna el número, no los de la fecha del documento: una factura con fecha de diciembre aprobada en enero lleva el año nuevo. La ayuda de la pantalla menciona %, [YY] y [YYYY], pero [MM] también funciona.
Las series que Filmo crea por ti
Si no tienes ninguna serie para una clase de documento, Filmo crea una la primera vez que hace falta:
| Documentos | Formato |
|---|---|
| Facturas | F[YY]%%%% (la de por defecto) y una segunda serie, R[YY]%%%% |
| Facturas simplificadas | T[YY]%%%% |
| Facturas rectificativas | CN[YY]%%%% |
| Facturas simplificadas rectificativas | SCN[YY]%%%% |
| Presupuestos | P[YY]%%%% |
| Proformas | PF[YY]%%%% |
| Contratos | CT[YY]%%%% |
| Facturas de proveedor, rectificativas de compra y órdenes de compra | PI[YY]%%%%, CCN[YY]%%%% y PO[YY]%%%% |
Cuándo recibe su número un documento
| Documento | Recibe su número | Conviene saber |
|---|---|---|
| Presupuesto | Al guardarlo por primera vez, también como borrador | Todas sus versiones comparten el número. Cambiar «Numeración» después no tiene efecto |
| Proforma | Al guardarla por primera vez, también como borrador | El número no cambia al editarla |
| Contrato | Al emitirlo | Un borrador no tiene número |
| Factura | Al aprobarla | Consulta Numeración de facturas, más abajo |
| Factura rectificativa, simplificada o simplificada rectificativa | Al aprobarla | Si la aprobación falla, el número puede gastarse y dejar un hueco |
| Orden de compra | Al aprobarla | Sin serie de órdenes de compra, se aprueba sin número. Si la aprobación falla después de reservar el número, ese número se pierde |
| Factura de proveedor | Al validarla | La serie es obligatoria; al validar un borrador guardado sin serie se usa la serie por defecto. «Nº Factura Proveedor» es el número propio del proveedor, que se guarda aparte |
Un número nunca se repite en la cuenta, y eliminar un documento numerado no libera su número para otro: la serie conserva el hueco.
Numeración de las proformas
- Una proforma toma su número de una de proformas, que se elige en «Numeración» en el editor; la viene preseleccionada.
- El número se asigna la primera vez que se guarda la proforma, aunque sea como borrador, y no cambia al editarla.
- Dos proformas de la misma cuenta no pueden compartir número, y la serie puede volver a empezar cada año.
- Eliminar una proforma deja un hueco: su número no se vuelve a usar.
- Una proforma no lleva firma fiscal ni pasa por las comprobaciones de cumplimiento de la factura.
Más sobre las proformas: Cómo funcionan las proformas.
Numeración de contratos
- Un contrato recibe su número al emitirlo. Los borradores no tienen número: la lista los muestra como «Borrador», y la tarjeta «Documentos» del pedido como “borrador”.
- La serie que Filmo crea para los contratos es «Línea CT», con números como CT260001. En el editor, «Detalles del contrato» → «Serie de numeración» la preselecciona, y puedes elegir otra.
- Si la emisión falla, el número no se gasta, así que la numeración de contratos no deja huecos.
- Un contrato anulado conserva su número; no se da a otro contrato.
- En «Preferencias de facturación de venta», las series de contratos están en la categoría «Contratos».
Numeración de facturas
- Guardar un borrador no asigna número. Aprobar asigna el siguiente, en el mismo paso que bloquea la factura. Si la aprobación falla, no se gasta ningún número.
- Eliminar un borrador no afecta a la serie, porque no tenía número. Anular conserva el número: no queda libre para otra factura.
- La serie por defecto de las facturas es la F[YY]%%%% que crea Filmo; la pantalla no tiene una opción para elegir otra. El editor la elige por ti, y puedes escoger cualquier otra en «Numeración».
- Dos facturas no pueden compartir número. Si una aprobación falla por un número duplicado, consulta Corrige el error de número de factura duplicado.
- Filmo no comprueba que la «Fecha Factura» siga el orden de los números.
Numeración de las facturas rectificativas
Las facturas rectificativas tienen su propia serie, CN[YY]%%%% por defecto. Una rectificativa recibe su número al aprobarla, nunca antes, así que eliminar un borrador no deja hueco. «Numeración», en el editor, propone tu serie de rectificativas por defecto.
- El campo «Devolución» de una serie de facturas es informativo. Una rectificativa usa siempre la serie elegida en su propio editor, sea cual sea la serie de la factura que corrige.
- Sin una serie activa por defecto para rectificativas, la aprobación falla con el mensaje «No hay una serie de numeración activa por defecto para facturas rectificativas…». Elige una serie en «Numeración», o activa una.
- Las facturas simplificadas rectificativas tienen su propia serie, SCN[YY]%%%% por defecto.
Atención: Si falla la aprobación de un borrador de rectificativa ya guardado, puede que su número ya se haya usado y quede un hueco en la serie. Corrige lo que falte antes de aprobar. Consulta ¿Por qué no puedo aprobar una factura rectificativa?.
Numeración de las facturas simplificadas
Las facturas simplificadas y las facturas simplificadas rectificativas tienen cada una su propia serie, en las categorías «Facturas simplificadas» y «Facturas simplificadas rectificativas» de «Preferencias de facturación de venta». Una recibe su número al aprobarla, nunca antes: un borrador no tiene número, y eliminarlo no afecta a la serie.
- Para aprobar hace falta una serie por defecto activa para el tipo de documento. Sin ella, la aprobación falla con “No active default numbering series…”.
- Un borrador conserva la serie que tenía al crearlo. Si cambias «Numeración» después en el editor, no se guarda.
- Los números nunca se repiten, pero la serie puede tener huecos: si la aprobación de un borrador ya guardado falla en el último momento, su número se pierde.
- Anular conserva el número. Nunca se libera.
Cada año se vuelve a empezar por el 1
Las series tienen un : el primer número que se asigna en un año nuevo vuelve al 1, por ejemplo F250042 en diciembre y F260001 en enero. No se puede desactivar ni cambiar el número inicial.
Incluye siempre el año en el formato
Como todas las series se reinician en enero, un formato sin [YY] ni [YYYY] repite los números del año anterior. Dos facturas no pueden compartir número, así que esas aprobaciones fallan.
Conviene saber
- Cuando pasas a Filmo desde otro programa, pon en «Último num.» el último número que emitiste allí. Rebajarlo después puede producir números duplicados.
- Eliminar una serie la desactiva: deja de ofrecerse y sus documentos conservan sus números.
- Dos series cuyos formatos dan el mismo resultado, por ejemplo con el mismo prefijo, producen números duplicados, y la segunda aprobación falla.
- No hay series por país. Si facturas en varios países, crea una serie para cada uno y elígela en cada factura.
- Una tiene sus propias series, configuradas en las «Preferencias de facturación de venta» de esa cuenta.
- Si un tipo de documento no tiene una serie por defecto activa, guardar o aprobar falla con “No active default numbering series…”. Elige la serie en «Numeración». Si la cuenta no tiene ninguna serie de facturas activa, al abrir «Preferencias de facturación de venta» se vuelven a crear las de por defecto.