Importa contactos desde una hoja de cálculo
Carga clientes y proveedores desde un archivo, vincula a las personas con su empresa y luego actualízalos o expórtalos en bloque sin perder datos.
Personas con el permiso «Contactos» en modo editar.
No está disponible en las : sus contactos son de la cuenta principal.
La agenda suele ser lo primero que se carga, porque pedidos, presupuestos, facturas y proyectos cuelgan de un contacto. Un solo archivo puede traer a la vez todos tus clientes y proveedores, con sus datos fiscales, direcciones y etiquetas, y vincular cada persona con la empresa en la que trabaja.
Vamos a importar Landmark Venues, el cliente de la boda, y a Dana Ortiz, que reserva sus eventos. En Filmo, personas y empresas son el mismo tipo de ficha: el las distingue.
Antes de empezar
- Filmo reconoce un contacto que ya existe por su junto con su . Una fila con un NIF y un rol que ya tienes es un error: la importación nunca actualiza un contacto.
- Si una fila trae una que ya usa otro contacto, la fila se descarta sin aviso. Deja la referencia vacía o comprueba que no está en uso.
Importa tus contactos
- Abre la importación En «Contactos», abre «⋯» → «Importar».
- Descarga la plantilla La tiene 38 columnas. Pulsa «Descargar plantilla CSV» y borra sus filas de ejemplo.
- Rellena una fila por contacto Una fila para Landmark Venues con «Tipo de contacto» empresa y «Referencia interna» LV-01; otra para Dana Ortiz con persona.
- Sube el archivo Las cabeceras pueden estar en español o en inglés.
- Revisa el mapeo En «Mapear columnas», solo hay que mapear «Nombre».
- Verifica las filas Pulsa «Verificar datos». Mientras una fila tenga errores no puedes seguir: corrige el archivo y vuelve a subirlo.
- Importa En «Verificar e importar», pulsa «Importar 2 contactos».
El resultado muestra los «Contactos creados», los errores y cuántas etiquetas, notas y vínculos entre contactos se crearon.
Qué crea la importación por el camino
- Las etiquetas que no existen, con el texto exacto del archivo: VIP y vip son dos etiquetas distintas.
- Un campo personalizado de texto por cada que no coincide con uno tuyo. Una columna # copiada por error crea un campo sin preguntar.
- Una forma de pago nueva, en minúsculas, cuando «Forma de pago» no coincide con una tuya. Pasa a ser la forma de pago principal del contacto.
- Una referencia interna de cuatro cifras (0001, 0002…) para cada fila que no la trae.
- Una nota por cada bloque de «Notas» separado por ||.
El historial de cada contacto registra que llegó desde un archivo. Los contactos importados no cuentan como «Contacto creado» para las automatizaciones.
Prepara el archivo
Plantilla y columnas para importar contactos
| Columnas | Cómo escribirlas | Si está vacía o no se reconoce |
|---|---|---|
| Nombre | Al menos 2 caracteres. La única columna obligatoria. | Error. |
| NIF/CIF | Texto; se guarda en mayúsculas. | Sin NIF, y el contacto no se compara con los existentes. |
| Tipo de contacto | persona, empresa, person o company. | Persona. |
| Rol | cliente/client, proveedor/provider, prospecto/lead, deudor/debtor, acreedor/creditor, sin especificar/unspecified. | Sin especificar. |
| Estado | active, inactive o archived. | Activo (también con activo). |
| Referencia interna | Tu propio código; sin repetir en el archivo. | Se genera un código de cuatro cifras. |
| Emails, Teléfonos | Separados por comas; el primero es el principal. | Un email mal escrito se guarda con un aviso. |
| Sitios web | Separados por punto y coma. | — |
| Calle, Ciudad, Código postal, Provincia, País | La dirección principal. | Sin dirección principal. |
| Direcciones adicionales | calle|ciudad|código postal|país|principal, bloques separados por ||. Sin provincia. | Un bloque con menos de cinco partes se salta con un aviso. |
| IVA | Uno o varios, separados por ||: 21 o un código como IVA_21. | Los desconocidos se saltan con un aviso. |
| Moneda, Idioma | EUR, USD…; es, en, fr… | La moneda de tu empresa; inglés. |
| Forma de pago | transferencia, tarjeta, efectivo, otro, SEPA o una de tus formas de pago. | Se crea una forma de pago nueva. |
| Descuento (%), Días de pago, Vencimiento (días) | Números; días de pago del 1 al 31, separados por comas. | Los valores fuera de rango se ajustan o se descartan. |
| Relación contacto, Etiquetas, Notas | Referencias separadas por comas; etiquetas separadas por comas; notas separadas por ||. | — |
La plantilla tiene además nombre comercial, cargo, carpeta, email de facturación, preferencias de marketing y comunicación, y los cuatro códigos FACe para facturar a administraciones públicas.
Vincula personas con su empresa al importar contactos
La importación no adivina quién trabaja dónde. Lo declaras con la columna de , «Relación contacto»:
- Da una referencia a la empresa En la fila de Landmark Venues, «Tipo de contacto» empresa y «Referencia interna» LV-01.
- Añade a la persona En la fila de Dana Ortiz, «Tipo de contacto» persona.
- Apunta a la empresa En la fila de Dana, escribe LV-01 en «Relación contacto».
El vínculo aparece en los dos contactos. Las referencias se buscan en el archivo y luego entre tus contactos; una que no se encuentra se ignora sin aviso. Para que Dana sea la persona de contacto en los pedidos, consulta Vincula una persona a una empresa.
Cambia o descarga los contactos más adelante
Actualiza contactos en bloque desde un archivo
- Abre la actualización En «Contactos», abre «⋯» → «Actualizar».
- Descarga tus datos actuales En «Instrucciones importantes», elige CSV o Excel en «Exportar datos actuales». El archivo trae todos los contactos y la columna .
- Edita solo lo que cambia Borra las columnas que no vas a tocar y las filas de los contactos que no cambias.
- Súbelo No hay paso de mapeo: Filmo reconoce las cabeceras exportadas, en español o en inglés.
- Actualiza Revisa la tabla y pulsa «Actualizar N contactos».
Esta sigue reglas sencillas: una columna que no está en el archivo no se toca; una celda vacía borra el dato, salvo «Nombre», «Tipo de contacto», «Rol» y «Estado», que conservan su valor. Las etiquetas, los contactos relacionados, los emails, los teléfonos, los sitios web, los días de pago y las direcciones adicionales quedan exactamente como en el archivo, así que una celda vacía los quita todos. Las notas no forman parte del archivo.
Atención: Exportar y subir el archivo sin tocarlo no es un viaje de neutro. Un contacto con varios impuestos se queda con un impuesto inválido, los impuestos de otros países se ignoran, las direcciones adicionales pierden la provincia y «Forma de pago» no cambia la que proponen los documentos. Borra las columnas «IVA», «Direcciones adicionales» y «Forma de pago» si no las cambias, y corrige esos contactos en su ficha.
Exporta contactos
«Contactos» → «⋯» → «Exportar», elige CSV o Excel y pulsa «Exportar contactos». Obtienes todos los contactos, por orden de nombre, con «NO MODIFICAR», las columnas de la importación salvo «Notas» y una columna # por campo personalizado. El tipo y el rol salen en español. Un contacto relacionado sin referencia interna no se escribe.
Si ves un error
| Mensaje o situación | Qué significa y qué hacer |
|---|---|
| El NIF "…" con rol "client" ya existe en la base de datos. Las re-importaciones no están permitidas. | Ya tienes ese contacto (el rol sale en inglés). Quita la fila o cambia el contacto con «Actualizar». Muchas filas así indican que estás importando una agenda que ya cargaste. |
| Fila N: NIF "…" con rol "…" está duplicado en el archivo | Dos filas comparten NIF y rol. Suele pasar con varias personas de una empresa: deja el NIF solo en la fila de la empresa. |
| Referencia "…" duplicada en el archivo | Dos filas comparten referencia interna. Cambia una. |
| Fila N: el nombre es obligatorio y debe tener al menos 2 caracteres. | «Nombre» está vacío o tiene una sola letra. |
| Se crean menos contactos que filas, sin errores | La referencia interna de una fila ya existía: se descartó, y sus notas y vínculos se añadieron a ese contacto existente. Revisa esos contactos. |
| Una empresa aparece como persona | «Tipo de contacto» estaba vacío o mal escrito. Corrígelo en la ficha o con «Actualizar». |
| Contactos con el rol «Sin especificar» | El rol se escribió de otra forma, como clientes. Usa los valores de la tabla de columnas. |
| El archivo no coincide con el formato exportado (actualizar) | La mitad o más de las cabeceras no se reconocen. Parte de una exportación nueva sin renombrar cabeceras. |
| Han desaparecido etiquetas o referencias internas tras actualizar | Sus celdas estaban vacías. Borra una columna del archivo cuando no quieras cambiarla. |