Crea una factura desde un pedido
Desde la tarjeta «Documentos» del pedido, «Añadir» → «Factura» rellena cliente, líneas y fechas. Guárdala en borrador, sin número, hasta que esté bien.
Personas con el permiso «Ventas» en modo editar. Con el modo ver puedes abrir, descargar y enviar facturas, pero no crearlas ni cambiarlas.
Para facturar desde un pedido, el pedido necesita un cliente.
La boda de Landmark Venues está confirmada y toca facturarla. En lugar de volver a escribir el cliente, las fechas y las carpas, creas la factura desde el pedido y Filmo la rellena con lo que tiene.
Primero la guardarás como borrador, sin número, para revisarla con calma antes de que sea oficial.
Antes de empezar
Guarda el pedido y comprueba que tiene cliente. Sin él, Filmo no crea la factura y muestra «Cliente requerido».
Crea la factura
- Abre el pedido En «Pedidos», abre la boda de Landmark Venues.
- Añade la factura En la tarjeta «Documentos», pulsa «Añadir» y elige «Factura».
- Elige cómo se ven las líneas En , «Detallado» muestra una línea por artículo y «Agrupado por tipo» las agrupa.
- Elige cuánto facturar En «», deja «Completo» para facturar todo el pedido.
- Aplica los cobros ya recibidos Si el pedido tiene cobros que aún no están en ningún documento, márcalos en «».
- Créala Pulsa «Crear». El editor se abre con el cliente, las líneas y las fechas del pedido.
- Revisa los datos Revisa «Fecha Factura», «Vencimiento» y «Numeración».
- Guárdala Pulsa «Guardar como borrador».
La factura queda guardada como borrador, sin número. Por el camino han pasado algunas cosas:
- La factura aparece en la tarjeta «Documentos» del pedido.
- La factura tiene su propia copia de las líneas y del cliente. Si cambias después el pedido o el contacto, no cambia.
- Si asignaste cobros, ahora cuentan como cobrados en la factura.
- El indicador de la cabecera del editor te dice lo que aún falta para aprobar, y lo recomendable, como el email, el NIF y la dirección del cliente.
Consejo: La boda de Landmark Venues se cobra mitad antes y mitad después del evento. Para facturar solo un porcentaje o un periodo, elígelo en «Tipo de documento»: consulta Factura parte de un pedido.
Qué rellenas en el editor
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha Factura | Hoy, por defecto. Puedes cambiarla libremente; Filmo no la compara con otras facturas de la serie |
| Vencimiento | Se calcula con las condiciones de pago del cliente al elegirlo. Cámbialo con los atajos de 7, 14 y 30 días, un número de días o el calendario. No puede ser anterior a la fecha de la factura |
| Numeración | La serie que numerará la factura al aprobarla. Ya viene elegida la serie por defecto |
| Período de alquiler | Las fechas que cubre la factura. En una factura parcial, también el periodo o el porcentaje |
| Forma de pago, moneda, idioma | Se toman del cliente cuando los tiene. Deciden el PDF y cómo se cobra la factura |
| Plantilla, textos de cabecera y pie, campos personalizados | Cómo se ve el PDF y qué información adicional lleva |
Si el cliente no tiene condiciones de pago, el empieza vacío: ponlo tú, o la factura nunca aparecerá como . Si el cliente tiene días de pago, el editor muestra además la fecha estimada de cobro.
Qué pasa después
- Cuando el borrador esté bien, apruébalo para darle su número: consulta Aprueba una factura.
- Un borrador no se puede enviar al cliente. Apruébalo antes.
- Hasta que lo apruebes, puedes cambiarlo o eliminarlo sin consecuencias.
Otras formas de hacerlo
Crea una factura desde cero
En «Ventas» → «Facturas», pulsa «Nueva factura». El editor se abre en blanco: elige el cliente y añade las líneas. No pasa por la ventana de «Tipo de documento», así que siempre es completa.
Convierte un presupuesto o una proforma en factura
En la página del presupuesto o de la proforma, pulsa «Convertir a» → «Factura». Los que tenía cobrados pasan a la factura al guardarla. Consulta Convierte un presupuesto en factura o proforma; el tema de Proformas explica lo mismo para las proformas.
Para juntar varios presupuestos o proformas en una sola factura, selecciónalos en su lista y elige «Acciones masivas» → «Convertir a» → «Factura».
Factura varios pedidos de un proyecto
En las finanzas del proyecto, selecciona sus pedidos y crea la factura: obtienes una sola factura con las líneas de todos. Para un proyecto sin pedido, usa la acción rápida «Crear factura para este proyecto», que abre una factura en blanco vinculada al proyecto.
Factura tickets de reparación
En la lista de , selecciónalos y elige «Acciones masivas» → «Convertir a» → «Factura». Cada ticket pasa a ser una línea de texto libre, con su cliente.
Convierte una factura simplificada en factura
En una , pulsa «Convertir a» → «Factura», por ejemplo cuando el cliente pide después una factura con sus datos fiscales. Filmo no anula la factura simplificada: las dos siguen en vigor y las dos cuentan como ingreso, así que anula o rectifica la simplificada por separado si debe desaparecer.
Duplica una factura
En el menú «⋮» de la factura o de la fila, pulsa «Duplicar». Obtienes un borrador nuevo con el mismo cliente, líneas, , pedido de origen y vencimiento, con fecha de hoy. No copia los cobros ni el número, y funciona en cualquier estado, incluso en una factura anulada.
Pídeselo a NEO
puede preparar una factura: propone los datos y abre el editor, donde la revisas y la guardas. No la aprueba por ti.
Edita un borrador de factura
En la página del borrador, pulsa «⋮» → «Editar». Se abre el mismo editor; haz los cambios y pulsa «Guardar como borrador», o «Aprobar» si ya está lista. Solo se editan los borradores: una factura validada o anulada no muestra «Editar».
Si otra persona guardó el mismo borrador mientras lo editabas, tu guardado se rechaza para no pisar sus cambios. Recarga la factura y repite el cambio.
Los pagos a cuenta se mueven al guardar
Cuando creas una factura desde un presupuesto o una proforma, sus pagos a cuenta pasan a la factura en cuanto la guardas, aunque sea como borrador. Si después eliminas ese borrador, no vuelven al presupuesto ni a la proforma. Revisa la factura antes de guardarla.
Si ves un error
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| Cliente requerido | El pedido no tiene cliente. Añádelo, guarda el pedido y vuelve a intentarlo. |
| Selecciona un contacto para este documento | Elige el cliente en el editor. |
| Debes añadir al menos una línea | Añade al menos una línea. |
| Error al guardar borrador | El guardado ha fallado, por ejemplo porque otra persona cambió el borrador. Recarga la factura y repite el cambio. |
| Error al aprobar factura | Falta algo necesario para aprobar. El artículo sobre los errores al aprobar, más abajo, lista cada mensaje y cómo resolverlo. |
Preguntas frecuentes
No. La factura conserva sus propias líneas. Si aún es un borrador, edítala, o elimínala y vuelve a crearla desde el pedido.
Sí. Filmo no lleva la cuenta de lo que ya has facturado, así que revisa la tarjeta «Documentos» del pedido antes de volver a facturarlo. Para cobrarlo por partes, consulta Factura parte de un pedido.