Crea una proforma
Desde la tarjeta «Documentos» del pedido, «Añadir» → «Proforma» rellena cliente, líneas y precios. Elige cuánto facturar y guárdala lista para enviar.
Personas con el permiso «Ventas» en modo editar. Con el modo ver puedes abrir, descargar, imprimir y enviar las proformas, pero no cambiarlas.
Para crearla desde un pedido, el pedido necesita un cliente.
Landmark Venues quiere pagar la mitad de la boda antes del evento. Ya has montado el pedido, así que no hay que volver a escribir nada: la proforma se hace a partir de él, con su cliente, fechas, material y precios.
Antes de empezar
Guarda el pedido con un cliente. Sin cliente, la tarjeta «Documentos» del pedido no ofrece «Proforma».
Crea la proforma desde el pedido
- Abre el pedido Abre la boda de Landmark Venues.
- Haz clic en «Añadir» en «Documentos» La tarjeta está en la columna derecha. Elige «Proforma».
- Elige cuánto facturar En «Crear proforma», elige el : «Completo», «Por periodo» o «Por porcentaje». Para la mitad de la boda, elige «Por porcentaje» e indica un 50 %.
- Elige cómo se ven las líneas Elige el : «Detallado» o «Agrupado por tipo».
- Asigna pagos, si los hay Si el pedido ya tiene pagos que no están en ningún documento, márcalos en . Después haz clic en «Crear».
- Revísala El editor se abre con el cliente, las direcciones, las fechas, las líneas, los precios, los impuestos, el proyecto y los campos personalizados del pedido. La vista previa muestra el PDF tal como saldrá.
- Guárdala Haz clic en «Guardar», o en «Guardar como borrador» si aún no está lista para enviar.
Filmo numera la proforma y abre su página. Por el camino han pasado algunas cosas:
- «Guardar» la ha dejado , lista para enviar. «Guardar como borrador» la ha dejado en «Borrador». En los dos casos está «Pendiente» y ya tiene su número.
- El número sale de tu de proformas por defecto, que se ve en «Numeración». Puedes elegir otra antes de guardar.
- Como , su total ya es el 50 %, y su página dice «Proforma parcial (50 %)».
- La proforma aparece en la tarjeta «Documentos» del pedido. El pedido no ha cambiado y no se ha reservado nada.
Comprueba los pagos asignados
Los pagos marcados en «Asignar pagos» se asignan justo después de guardar la proforma. Si eso falla, Filmo no te avisa: abre la tarjeta «Pagos a cuenta» y comprueba que tus están ahí.
Qué hay en el editor
| Zona | Qué contiene |
|---|---|
| Cliente | El cliente, la persona de contacto y las direcciones de facturación y de envío. El cliente es obligatorio. |
| Fechas | «Fecha de emisión», «Numeración», «Válida hasta» y «Período de alquiler». |
| Líneas | Material, servicios, líneas de texto libre y secciones, con sus precios, descuentos e impuestos. |
| Totales | Subtotal, descuentos, seguro, depósito de seguridad, impuestos y total. |
| Opciones | Método de pago, textos de cabecera y pie, proyecto y campos personalizados del documento. |
| Vista previa | El PDF tal como lo recibirá el cliente. |
Si no los eliges, las fechas del alquiler son las del pedido, la plantilla es tu plantilla de proforma por defecto en tu idioma y el proyecto es el del pedido. Para salir sin crear nada, abre el menú junto a «Guardar» y haz clic en «Cancelar».
Define o amplía la fecha de validez de una proforma
es la fecha hasta la que vale la oferta. Se imprime en la proforma y se muestra en su página.
- Los atajos «7», «15» y «30», y «N» para cualquier número de días, cuentan desde la fecha de emisión.
- Si la dejas vacía, Filmo la fija 30 días después de guardar.
- Una proforma creada desde un presupuesto, o duplicada, toma la fecha del original, aunque ya haya pasado. Revísala antes de guardar.
- Una vez guardada la proforma, la fecha no se puede dejar vacía.
Que pase la fecha no cambia ningún estado en Filmo. En el portal, en cambio, el cliente ya no puede firmar, rechazar ni pagar una proforma «Pendiente» caducada; una «Confirmado» sí se puede seguir pagando. Para ampliarla, edita la proforma, pon una fecha posterior y guarda.
Qué pasa después
- Envíasela al cliente. Consulta Envía un documento por correo.
- Registra el anticipo, o deja que el cliente lo pague online. Consulta Cobra un anticipo de una proforma.
- Si cambias el pedido más adelante, la proforma no lo sigue. Edítala, o crea una nueva.
Otras formas de crear una proforma
Desde un presupuesto
En el presupuesto, haz clic en «Convertir a» → «Proforma». La proforma toma el contenido de la versión activa, su fecha de validez y los pagos del presupuesto que aún no están facturados. Consulta Convierte un presupuesto en factura o proforma.
Desde varios pedidos o presupuestos
En las finanzas de un proyecto, crea una proforma por pedido y elige los pedidos: la proforma trae las líneas de todos. Para presupuestos, selecciónalos en «Ventas» → «Presupuestos» y elige «Acciones masivas» → «Convertir a» → «Proforma».
Desde cero
En «Ventas» → «Proformas», haz clic en «Nueva proforma». El editor se abre vacío: elige el cliente y añade las líneas. Desde las finanzas de un proyecto, el proyecto ya viene elegido.
Desde un ticket de reparación
En el , conviértelo en «Proforma». La proforma toma el cliente y las líneas del ticket, pero el ticket no la muestra entre sus documentos.
Duplica una proforma
En la página de la proforma, abre «⋯» y haz clic en «Duplicar», o usa el menú de la fila en la lista. Al guardar la copia se crea una proforma nueva con su propio número, «Pendiente» y sin pagos. Conserva el pedido, el proyecto, la plantilla y la fecha de validez del original, así que también aparece en la tarjeta «Documentos» del pedido.
Con NEO
Pide a NEO que prepare una proforma. Abre el editor relleno con su propuesta, y no se crea nada hasta que guardas.
Edita una proforma
A veces una proforma solo necesita una corrección. Cualquier proforma se puede editar, sea cual sea su estado, incluso después de enviada, firmada o facturada.
Revisa esto antes de guardar una edición
Al guardar una edición se quita el enlace con el proyecto, salvo que lo vuelvas a elegir, y se borra la dirección de envío. Los cambios en el método de pago, los textos de cabecera y pie y los campos personalizados del documento no se guardan. Una proforma por porcentaje vuelve al importe completo del pedido: para cambiar una, crea en su lugar una proforma nueva por porcentaje.
- Haz clic en «Editar» En la página de la proforma está en el menú «⋯»; en una proforma «Cancelado» no aparece ahí. El menú de la fila en la lista también lo tiene.
- Haz el cambio Cambia las líneas, los precios, las fechas o la validez que necesites.
- Vuelve a elegir el proyecto En las opciones, para que la proforma lo conserve.
- Guarda Haz clic en «Guardar» para dejarla lista para enviar, o en «Guardar como borrador».
- Se actualiza la misma proforma. El número y la serie no cambian, y no se guarda ninguna versión anterior.
- «Guardar como borrador» la devuelve a «Borrador», aunque estuviera validada.
- El no cambia.
- El cliente ve el documento nuevo al momento en el portal, aunque ya hubiera firmado el anterior. Su firma queda registrada sobre lo que firmó.
- Si dos personas editan la misma proforma a la vez, gana la última que guarda, sin aviso.
Si ves un error
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| Error de validación: Debes seleccionar un contacto | Elige el cliente de la proforma. |
| Error de validación: Debes añadir al menos una línea | Añade al menos una línea. |
| Introduce un número de días válido. | En el atajo «N», indica un número de días mayor que cero. |
| Error al crear la proforma o Error al guardar borrador | Puede que el pedido, el presupuesto o el contacto de origen ya no exista, o que haya fallado la numeración. Revisa el origen y tu serie de proformas, y vuelve a intentarlo. |
| Error al actualizar la proforma | Recarga la proforma y vuelve a hacer los cambios. |
| El pedido no ofrece «Proforma» | Añade un cliente al pedido y guárdalo. |
Preguntas frecuentes
No. Reserva el pedido cuando el trabajo sea seguro.
Sí. Elige «Por periodo» o «Por porcentaje» en «Tipo de documento». Las reglas son las mismas que para las facturas: consulta Factura parte de un pedido: por periodo o porcentaje.