Consigue la firma de un contrato
Envía el contrato emitido para que el cliente lo firme en el portal, o registra una firma en papel con «Marcar como firmado».
Las personas con el permiso «Ventas» en modo editar pueden marcar un contrato como firmado. El cliente firma en el portal.
En «Ajustes» → , la sección «Contratos» y la función «Firma de contratos» tienen que estar activadas. Las dos lo están por defecto, para todos o por contacto.
El contrato de la boda está emitido. Ahora necesitas que Landmark Venues lo acepte. El cliente puede firmarlo online en el portal, sin imprimir nada, o firmarlo en papel y devolverlo, y tú lo registras en Filmo.
Antes de empezar
- El contrato tiene que estar emitido y su , «Pendiente».
- Si tiene fecha en , el cliente no puede firmar después de ella. Tú sí puedes marcarlo como firmado.
- Cómo lo envías decide cómo firma el cliente. Sin un , el correo lleva un que abre el contrato sin cuenta. Con él, el correo lleva el PDF y ningún enlace, así que el cliente solo puede firmar entrando en el portal con su cuenta.
Consigue que el cliente firme el contrato en el portal
- Abre el contrato Abre el contrato emitido de la boda.
- Pulsa «Enviar» Elige los destinatarios y envíalo. El enlace para firmar es para el primer destinatario. Consulta Envía un documento por correo.
- El cliente lo abre Desde el correo, o desde «Documentos» → «Contratos» en el portal si tiene cuenta.
- El cliente lo firma Pulsa , escribe su nombre, dibuja o escribe su firma, acepta las condiciones y pulsa «Firmar y aprobar».
Lo que ve el cliente, paso a paso, está en Cómo aprueban, firman y pagan tus clientes en el portal. Enviarlo no cambia ningún estado: el contrato sigue «Pendiente» hasta que el cliente responde.
Qué cambia en Filmo
| El cliente | Estado de firma | Qué ves tú |
|---|---|---|
| Abre el contrato | Sin cambios | Una notificación «Contrato visto en el portal», la primera vez |
| Lo firma | «Firmado» | Las notificaciones «Contrato firmado» y «Contrato firmado desde el portal»; la página del contrato muestra la copia que firmó |
| Lo rechaza | «Cancelado» | Las notificaciones «Contrato cancelado» y «Contrato rechazado desde el portal»; el contrato sigue emitido |
| Pide cambios | Sin cambios | Un mensaje en el chat del portal y la notificación «Cambios solicitados en contrato desde el portal» |
Cuando el cliente firma, Filmo guarda la : el PDF exacto que vio. Desde entonces, la página del contrato, «Descargar» e «Imprimir» devuelven siempre esa copia, aunque cambies la plantilla después. Su casilla de firma del cliente aparece vacía, porque la firma se guarda con su prueba: el correo verificado, el nombre, la imagen de la firma, la fecha, la dirección IP y el navegador.
Nota: Es una aceptación trazable dentro de Filmo, no una firma electrónica cualificada.
Cuando el cliente rechaza o pide cambios
Rechazar es definitivo: el contrato ya no se puede firmar. Anúlalo y envía uno nuevo.
Con , un cliente con cuenta en el portal abre un chat sobre el contrato antes de firmarlo. Tú lo lees y lo contestas en «Comunicación» → «Portal del cliente». Los clientes que abrieron el contrato desde el enlace del correo, sin cuenta, no pueden usarlo.
Marca un contrato como firmado
Cuando el cliente firma en papel o en otra plataforma, regístralo en Filmo para que todos sepan que el contrato está firmado.
- Abre el contrato Tiene que estar emitido y «Pendiente».
- Pulsa «Marcar como firmado» Está en la cabecera. se aplica al momento, sin ventana de confirmación.
- El estado de firma pasa a «Firmado», e «Información general» muestra «Contrato firmado» con la fecha.
- Filmo registra quién lo marcó y cuándo. No guarda una firma ni un documento firmado, así que conserva la copia en papel, o adjúntala al contrato.
- Funciona después de la fecha de «Válido hasta», cuando el cliente ya no puede firmar en el portal.
- No se puede deshacer. Si lo pulsaste por error, anula el contrato y emite uno nuevo.
Si el cliente no puede firmar
| Qué ve el cliente | Qué significa y qué hacer |
|---|---|
| «Enlace caducado» | El enlace del correo ha caducado. Vuelve a pulsar «Enviar» para que reciba uno nuevo. |
| «Enlace no válido» | El enlace está incompleto o es incorrecto. Vuelve a enviar el contrato. |
| «Contrato no encontrado» | El contrato pertenece a otro contacto, o todavía es un borrador. Revisa el cliente del contrato y emítelo. |
| El contrato ha caducado | Ha pasado la fecha de «Válido hasta». Márcalo como firmado si firmó de otra forma, o anúlalo y envía uno nuevo. |
| El contrato ya está firmado, rechazado o anulado | Ya tiene respuesta, o se anuló. No hay nada que firmar. |
| Solo un PDF, sin botón para firmar | Se envió desde un buzón conectado. El cliente entra en el portal para firmar, o tú lo marcas como firmado cuando lo devuelva. |
| Ninguna opción para firmar | La sección «Contratos» o la «Firma de contratos» están desactivadas para ese cliente. Actívalas en «Ajustes» → «Portal del cliente». |
| El contrato ha cambiado o ya está resuelto. Recarga la página. | El contrato cambió, o se firmó en otra pestaña. Recarga la página. |
Si «Enviar» falla con el mensaje «El portal del cliente no está configurado para esta empresa», configura tu portal o envía desde un buzón conectado. Si «Enviar» aparece en gris, el contrato todavía es un borrador: emítelo.
Preguntas frecuentes
En Filmo, anúlalo. El estado de firma «Cancelado» llega cuando el cliente lo rechaza, o desde NEO, los workflows o la API.
No. La firma del contrato solo cambia el contrato.
No. Lo ve en el portal marcado como anulado, y firma el nuevo.