Confirma o cancela una proforma
Haz clic en la etiqueta «Estado» para registrar la respuesta del cliente. Tras facturar, cámbiala tú: Filmo no la cierra. Eliminar es definitivo.
Personas con el permiso «Ventas» en modo editar. Con el modo ver puedes abrir, descargar, imprimir y enviar las proformas, pero no cambiarlas.
No todos los clientes responden en el portal. Landmark Venues puede confirmar por teléfono, o la boda puede caerse. En los dos casos, registras tú la respuesta cambiando el de la proforma.
Confirma la proforma
- Abre la proforma En su página, busca «Información general».
- Haz clic en la etiqueta «Estado» Muestra el estado actual, por ejemplo «Pendiente».
- Elige «Confirmado» El cambio se aplica al momento.
No se pide ningún motivo y no se bloquea nada. El cambio queda en el historial de la proforma y puede iniciar un workflow. Consulta Inicia un workflow cuando pasa algo en Filmo.
Qué cambia al confirmar
- El cliente ya no puede firmarla ni rechazarla en el portal, pero sí pagarla.
- El pedido y el presupuesto de origen no cambian. Reserva el pedido por separado cuando el trabajo sea seguro.
- Las demás proformas del pedido no cambian.
Cancela la proforma
Haz lo mismo y elige «Cancelado». Úsalo cuando el cliente la rechaza o el trabajo no sale adelante.
- «Editar» y «Convertir a» desaparecen de la página de la proforma. La lista sigue ofreciendo «Editar» en el menú de la fila y «Convertir a» en «Acciones masivas».
- El cliente ya no puede firmarla, rechazarla ni pagarla en el portal.
- Puedes devolverla a «Pendiente» o «Confirmado» cuando lo necesites.
Cierra la proforma después de facturar
Filmo no la cierra por ti
Convertir una proforma en factura no cambia su estado. Hasta que lo cambies, se puede seguir editando, firmando, pagando en el portal y volviendo a convertir. Después de facturar, pásala a «Confirmado» o «Cancelado». Una proforma «Confirmado» sin pagos se puede seguir pagando en el portal; una «Cancelado», no.
Reabre una proforma
Devuélvela a «Pendiente», y el cliente podrá firmarla, rechazarla o pagarla otra vez en el portal. Si ya pasó su fecha , el portal seguirá sin dejarle: edita la proforma y pon una fecha posterior.
Otras formas de cambiar el estado
Desde la lista
En «Ventas» → «Proformas», usa el desplegable de la columna «Estado» de una fila.
Varias proformas a la vez
Selecciónalas y elige «Acciones masivas» → «Cambiar estado a». Filmo te dice cuántas se actualizaron y cuántas fallaron.
Con NEO, la API o un workflow
También pueden cambiar el estado comercial.
Elimina una proforma
Mejor cancelar que eliminar
Eliminar no deshace los enlaces de la proforma. El presupuesto de origen la sigue mostrando, las facturas creadas a partir de ella conservan la referencia y sus en Tesorería siguen apuntando a ella. Si tiene pagos, reasígnalos antes en Tesorería, o pásala a «Cancelado».
- Haz clic en «Eliminar» Está en el menú «⋯» de la página de la proforma, en el menú de la fila de la lista y en «Acciones masivas».
- Comprueba la proforma «Confirmar eliminación» muestra su número, cliente e importe, y avisa de que no se puede deshacer.
- Confirma La proforma se elimina.
- Puedes eliminar una proforma en cualquier estado, aunque esté confirmada, pagada o ya facturada.
- Sale de la lista y de la tarjeta «Documentos» del pedido. Su número no se vuelve a usar, así que su queda con un hueco.
Si ves un error
| Qué pasa | Qué hacer |
|---|---|
| La página de la proforma no tiene etiqueta «Estado» en la que hacer clic | Tu permiso «Ventas» está en modo ver. Pide el modo editar. |
| Error al actualizar el estado, y el estado vuelve atrás | No tienes permiso de edición (la lista muestra igualmente el desplegable), o tu sesión ha caducado. Pide el modo editar, o recarga. |
| N completados, M fallidos | Algunas proformas no se pudieron actualizar o eliminar. Repite la acción con el resto. |
| Un error al eliminar | Recarga la lista: puede que la proforma ya no exista, o que no tengas permiso de edición. |
Preguntas frecuentes
No. La proforma y el pedido van por separado. Reserva el pedido cuando el trabajo sea seguro.
No. Eliminar es definitivo, así que cancela la proforma si puedes volver a necesitarla.
Nada en Filmo: conserva su estado. El cliente simplemente ya no puede firmar, rechazar ni pagar en el portal una proforma «Pendiente».