Cómo funciona importar y actualizar desde un archivo
Importar crea fichas desde una hoja de cálculo, actualizar las cambia desde una exportación de Filmo y exportar las descarga. Así funciona cada cosa.
Personas con el permiso del módulo en el que importan en modo editar: «Contactos», «Inventario», «Espacios», «Personal», «Transporte», «Proyectos» o «Pedidos». Con el modo ver, el menú «⋯» no muestra las acciones de importar, actualizar ni exportar.
Casi todas las empresas de alquiler llegan a Filmo con sus datos en otro sitio: la lista de clientes en una hoja de cálculo, el catálogo de material exportado de otra herramienta, el personal en un documento compartido. Dar de alta cientos de fichas una a una no es realista, y tampoco abrir cada artículo para cambiar un precio después de revisar tarifas.
Para eso están las importaciones desde archivo. Le das a Filmo una hoja de cálculo, lee cada fila como una ficha, la revisa y la guarda. Es como entregar de golpe un montón de formularios ya rellenos. Para la boda de Landmark Venues, un archivo puede añadir el cliente, otro las tres carpas grandes, las 120 sillas Chiavari y las 12 mesas redondas, y un tercero el personal que las montará. Más adelante, una te deja cambiar todas esas fichas desde un solo archivo.
Tres ideas para empezar
- Crear y actualizar son acciones distintas. «Importar» añade fichas nuevas y, en casi todos los tipos de ficha, nunca cambia las que ya tienes. «Actualizar» cambia fichas existentes y nunca crea ninguna.
- Una actualización siempre parte de una exportación de Filmo. El archivo exportado lleva una columna con el identificador de cada ficha: cambia las demás columnas, deja esa como está y sube el mismo archivo.
- Cada tipo de ficha tiene sus reglas. Todos comparten la forma de subir el archivo y de revisar los errores, pero no las columnas, el formato de fechas y números, lo que hace una celda vacía ni lo que se crea por el camino. Cada tipo de ficha tiene su página más abajo.
Cómo funciona una importación
Cada importación abre un asistente desde el menú «⋯» de la cabecera de la lista. El primer paso ofrece una : el archivo con las columnas que espera ese tipo de ficha y unas filas de ejemplo.
| Paso | Qué haces | Qué hace Filmo |
|---|---|---|
| «Subir archivo» | Descarga la plantilla con «Descargar plantilla CSV», rellénala y súbela. La tabla «Columnas disponibles» explica cada columna. | Revisa el archivo en sí: formato, tamaño, una sola hoja, cabeceras con nombre y sin repetir. |
| «Mapear columnas» | Comprueba qué campo rellena cada columna y corrige lo que no cuadre. | Propone un campo para cada columna a partir de su nombre. Las columnas sin mapear se ignoran. |
| «Verificar datos» | Lee el resultado y corrige el archivo si hace falta. | Revisa cada fila y la marca como válida, con avisos o con errores. |
| Importar | Pulsa el botón final, por ejemplo «Importar 25 contactos». | Crea las fichas por lotes y muestra cuántas se crearon y cuántas fallaron. |
Las columnas cuya cabecera empieza por # son : cada una rellena un campo personalizado de texto con ese nombre.
Qué pasa con cada fila
| Estado | Qué significa | Efecto |
|---|---|---|
| Válida | La fila cumple las reglas de ese tipo de ficha. | Se importa. |
| Con avisos | Un valor se ignorará, se corregirá o se completará, como una hora por defecto o un email con un formato raro. | Se importa con esa corrección. |
| Con errores | Falta un valor obligatorio, algo a lo que apunta no existe o repite una ficha. | En casi todos los tipos de ficha no puedes importar hasta corregir el archivo. Los espacios importan las filas válidas y descartan el resto. |
| Conflicto | Un nombre coincide con varias fichas, o un espacio o vehículo ya existe. | Eliges en «Resolver conflictos» antes de seguir. |
Cuando una fila tiene problemas, se abre el diálogo o la lista de errores. La lista ofrece , un archivo que te dice qué corregir en cada fila. Consulta Corrige los errores de un archivo de importación.
Dónde hacer cada tarea
Qué puedes importar, actualizar y exportar
| Quieres | Dónde (menú «⋯») | Permiso | Artículo |
|---|---|---|---|
| Cargar o actualizar clientes y proveedores | «Contactos» → «Importar», «Actualizar», «Exportar» | «Contactos», editar | Importa contactos desde una hoja de cálculo |
| Cargar tu material con su stock | «Inventario» → «Artículos» → «Importar» | «Inventario», editar | Importa artículos desde una hoja de cálculo |
| Cambiar datos, precios, stock o unidades de los artículos | «Inventario» → «Artículos» → «Actualizar» | «Inventario», editar | Actualiza artículos en bloque desde un archivo |
| Cargar o actualizar platós, salas y almacenes | «Espacios» → «Importar», «Actualizar», «Exportar» | «Espacios», editar | Importa espacios desde una hoja de cálculo |
| Cargar o actualizar tu personal | «Personal» → «Miembros del personal» → «Importar», «Actualizar», «Exportar» | «Personal», editar | Importa personal desde una hoja de cálculo |
| Cargar o actualizar tu flota | «Transporte» → «Flota» → «Importar», «Actualizar», «Exportar» | «Transporte», editar | Importa vehículos desde una hoja de cálculo |
| Cargar proyectos o cambiar sus fechas y contactos | «Proyectos» → «Importar», «Actualizar fechas», «Actualizar contactos», «Exportar» | «Proyectos», editar | Importa proyectos desde una hoja de cálculo |
| Cargar pedidos como borradores o cambiarlos en bloque | «Pedidos» → «Importar» y sus actualizaciones | «Pedidos», editar | Importa pedidos desde un archivo |
| Traer tu histórico de Rentman | Lo hace el equipo de Filmo | — | Migra de Rentman a Filmo |
En una , el menú «⋯» de «Contactos» y «Proyectos» no muestra las acciones de importar, aunque tengas el permiso: esas fichas son de la cuenta principal.
Exporta datos a CSV o Excel
Toda lista con importaciones tiene también «⋯» → «Exportar», que descarga todas sus fichas en CSV o Excel. No todas las exportaciones son el mismo tipo de archivo:
| Exportación | Úsala para |
|---|---|
| Contactos, espacios, personal y vehículos | Revisar los datos o empezar una actualización: es el mismo archivo que pide la actualización. |
| Artículos, desde «Exportar» | Revisar el catálogo completo. No se puede subir en ninguna actualización: cada actualización de artículos descarga su propio archivo. |
| Proyectos, «Exportación completa» | Revisar la cartera. Las actualizaciones de fechas y contactos usan sus propias opciones de exportación. |
| Pedidos, «Exportación completa» | Análisis. Las actualizaciones de pedidos usan sus propias opciones de exportación. |
- Las exportaciones descargan todo lo de la lista, no solo lo filtrado o seleccionado. La única excepción es «Stock bultos» → «Acciones masivas» → «Exportar» en artículos, que toma las líneas seleccionadas.
- Ninguna exportación incluye las notas, y ninguna es una copia de seguridad: no puedes restaurar fichas desde ella.
- En todas las exportaciones se neutralizan las celdas que Excel podría leer como fórmula.
- Las automatizaciones pueden exportar contactos y pedidos a Excel con los pasos «Exportar contactos (Excel)» y «Exportar pedidos (Excel)», que solo piden el permiso de ver. Consulta Pasos de un workflow: acciones de Filmo, integraciones y utilidades.
Conviene saber
- No se puede deshacer. Las fichas creadas por una importación se borran o se corrigen una a una, o con una actualización.
- Una importación no es todo o nada. Si algo falla a mitad, lo que ya se guardó se queda guardado. La búsqueda puede tardar un poco en mostrar las fichas nuevas.
- Importar dos veces el mismo archivo no siempre se detecta. Contactos, artículos y personal bloquean las fichas que ya existen; los pedidos y los proyectos se vuelven a crear.
- Los pedidos, artículos, miembros del personal, vehículos y proyectos importados cuentan como creados para las automatizaciones: un workflow activo que arranca cuando se crea uno se ejecuta una vez por cada ficha importada. Los contactos y espacios importados no lanzan workflows. Antes de una importación grande, desactiva los workflows que no quieras ejecutar cientos de veces.
- Los pedidos cerrados, los documentos emitidos y su numeración no entran por estos archivos. Llegan con la importación de Rentman, que hace el equipo de Filmo. Consulta Migra de Rentman a Filmo.
Siguiente paso
¿Cargas tus datos por primera vez? Sigue Importa tus datos en Filmo para el orden que evita errores.