Importa pedidos desde un archivo

Hay trabajo que llega por tandas: muchos pedidos parecidos que solo cambian en las fechas y el cliente. En lugar de crearlos uno a uno, rellenas una hoja de cálculo y Filmo crea un pedido en borrador por fila. No sirve para traer trabajos antiguos: los pedidos cerrados de otro sistema entran por la integración con Rentman.

Dos cosas a tener en cuenta: todo ocurre en borrador y, una vez creados los pedidos, las actualizaciones masivas encuentran cada uno por su número de pedido.

Antes de empezar

• Si todos los pedidos llevan el mismo material, guárdalo antes como plantilla de importación en «Inventario» → «Plantillas de importación». Landmark Venues, por ejemplo, podría reservar las mismas carpas, sillas y mesas para cada boda de la temporada.
• Crea los clientes que todavía no existan. El importador busca los contactos y las plantillas por su nombre, y no los crea.

Importa los pedidos

1. Abre el importador En «Pedidos», pulsa «⋯» y elige «Importar».
2. Descarga la plantilla En «Subir archivo», pulsa «Descargar plantilla CSV» y lee las «Columnas disponibles».
3. Rellénala Añade una fila por pedido, con al menos sus fechas de entrega y devolución.
4. Súbela y mapéala Sube el archivo y revisa las columnas en «Mapear columnas».
5. Comprueba los datos Pulsa «Verificar datos».
6. Aclara los nombres repetidos Si un nombre coincide con varios registros, elige uno en «Resolver conflictos» y pulsa «Confirmar selecciones».
7. Importa Pulsa el botón de importar, que indica cuántos pedidos va a crear.

Al terminar, ves los «Pedidos creados» y el número de errores. El botón de importar sigue desactivado mientras alguna fila tenga un error: corrige o quita esas filas y vuelve a subir el archivo.

Qué obtienes

• Un «Borrador» por fila, con su propio número de pedido. No se reserva nada hasta que pulses «Reservar» en cada pedido.
• Las líneas de la plantilla, añadidas con precio cero. Tampoco se aplican el descuento ni los impuestos del cliente: el pedido lleva el impuesto por defecto de tu empresa y ningún descuento. Abre cada pedido para revisar sus precios.
• Un proyecto nuevo por cada fila con nombre de proyecto, aunque ya exista uno con ese nombre.
• Tus automatizaciones de «Pedido creado» se ejecutan con cada pedido.

Las columnas principales

Estas son las columnas que más vas a usar:

Las fechas y horas se leen en la zona horaria de tu empresa.

Actualiza muchos borradores a la vez

El mismo menú «⋯» tiene las actualizaciones masivas. Solo funcionan con borradores y solo cambian el propio pedido:

Cada actualización parte de tus datos actuales: descárgalos en «Instrucciones importantes» (para «Cargar proyectos», usa «Exportar» → «Para cargar proyectos»), cambia lo que necesites, borra las filas que no vayas a tocar, súbelo y pulsa «Verificar datos». No edites nunca la columna «NO MODIFICAR»: guarda el número de pedido.

Para mover las líneas de un pedido con sus fechas, o aplicarle las condiciones del cliente, haz el cambio en la ficha del pedido. Consulta Cambia las fechas de un pedido.

Si ves un error

Cada columna, formato de fecha y mensaje se explica en las guías de Importadores sobre la importación de pedidos, la actualización de fechas, contactos, campos personalizados y etiquetas, la carga de proyectos y la exportación de pedidos.

Recursos relacionados

• Crea un pedido
• Cambia las fechas de un pedido
• Reserva el material de un pedido
• El listado de pedidos y la ficha del pedido