Pasos de un workflow: acciones de Filmo, integraciones y utilidades
Todos los pasos que puede dar un workflow, de las acciones de Filmo a Slack, correo, condiciones, bucles y esperas, y con qué permisos actúa cada uno.
Administradores de la cuenta: «Propietario», «Superadministrador» y «Administrador». El resto del equipo puede abrir los workflows públicos y su historial, pero no cambiarlos ni lanzarlos.
Workflows aún no está abierto en Filmo: la barra lateral lo muestra como próximamente y sus páginas no se pueden abrir. Este artículo describe cómo funciona cuando esté disponible en tu cuenta.
Un workflow vale lo que hace después de su . Sus son de cuatro tipos: acciones sobre tus datos de Filmo, acciones en aplicaciones conectadas, utilidades y control de flujo, que decide por dónde sigue la .
Piensa en la paleta como en una caja de herramientas. En el workflow de Landmark Venues, «Enviar correo» y «Publicar un mensaje» son pasos de integraciones; una podría enviar el mensaje al almacén solo cuando el pedido lleve carpas. Saber qué hace cada paso, y como quién actúa, te dice qué puedes automatizar.
La paleta
«Añadir acción», o el «+» entre dos pasos, abre «Añade un bloque». Busca con «Buscar bloque…» o recorre sus secciones:
| Sección | Qué contiene |
|---|---|
| «Filmo» | Acciones de Filmo por área («Pedidos», «Ventas», «Compras», «Inventario», «Contactos», «CRM», «Tesorería», «Mantenimiento», «Agenda», «IA (Neo)»…): buscar, crear y cambiar registros, o hacer operaciones como en la aplicación. |
| «Integraciones» | «Slack» («Publicar un mensaje», «Buscar canal»); correo de Gmail, Outlook e iCloud Mail («Enviar correo», «Responder a un email», «Reenviar un correo», «Buscar correos», «Mover a carpeta», «Aplicar etiqueta», «Marcar como leído»…); calendario («Crear evento de calendario», «Buscar eventos de calendario»); y las acciones de Xero, Holded y QuickBooks. |
| «Utilidades» | «Enviar petición HTTP», «Notificación interna», «Enviar correo desde Filmo», «Mensaje de chat», «Definir variable», «Esperar», «Esperar hasta», «Ajustar fecha», «Filtrar lista», «Buscar en lista», «Resumir lista», «Agregar valores» y «Desarrollo a medida». |
| «Señales» | «Lanzar una señal», para arrancar los workflows que escuchan una de las señales de tu cuenta. |
| «Control de flujo» | «Condición», «Switch», «Bucle», «Iterar lista» y sus variantes, «Intentar» y «Saltar a un paso anterior». |
La paleta oculta las áreas de Filmo que tu cuenta no tiene. Los pasos que gastan IA llevan la marca «IA». «Lanzar una señal» arranca los workflows que escuchan una de las de tu cuenta.
Con qué permisos y cuentas actúa cada paso
La mayoría de los pasos actúan como el . Los de correo y calendario usan los y los calendarios de esa persona, así que un workflow no puede enviar desde el buzón de otro miembro.
| Paso | Actúa como | Qué supone para ti |
|---|---|---|
| Acciones de Filmo | El creador, con sus permisos actuales | Si el creador pierde el permiso, deja la cuenta o falta el módulo, el paso falla y dice el motivo. El historial del registro muestra el cambio como hecho por “Workflow ·” y el nombre del workflow. |
| Acciones de borrado, como «Dar de baja un vehículo» | Filmo, sin mirar el rol del creador | Se ejecutan aunque el creador ya no pueda eliminar esos registros. Sí se comprueban el complemento, la integración y los créditos. |
| Correo y calendario | Los buzones y calendarios del creador | Si la cuenta elegida se desconecta, el paso falla. Estos pasos hacen privado el workflow. |
| Slack, Xero, Holded y QuickBooks | La conexión de tu empresa | Al activar se comprueba la configuración de la conexión, pero no que la aplicación esté conectada. |
| «Notificación interna» | Filmo | Va a todos los miembros activos, a un rol o a una persona, que debe seguir siendo miembro activo. |
| «Enviar petición HTTP» | Filmo | Solo direcciones públicas, 15 segundos, 3 redirecciones y 5 MB de respuesta como máximo. |
Atención: «Dar de baja un vehículo» elimina el vehículo; no lo marca como dado de baja. Se ejecuta sea cual sea el rol del creador. Comprueba qué vehículo recibe el paso antes de publicar un workflow que lo use.
El paso publica en la campana de los miembros que elijas; no se envía al móvil ni por correo. Consulta Cómo funcionan las notificaciones.
«Desarrollo a medida» es un paso que el equipo de Filmo prepara contra un servicio tuyo. Al elegirlo, un diálogo te permite contactar con el equipo y no se añade nada al workflow. Si falla, la ejecución solo indica que el desarrollo a medida no ha podido completarse.
Utilidades y control de flujo
Condiciones, bucles y esperas en un workflow
- «Condición» divide la ejecución en dos ramas según los datos; «Switch», en varias.
- repite los pasos que contiene mientras se cumpla su condición, hasta su propio máximo (el editor propone 100; nunca más de 500). «Iterar lista» recorre una lista de hasta 500 elementos; con más, la ejecución falla sin procesar ninguno.
- recoge el fallo de los pasos que contiene para que la ejecución continúe; los pasos siguientes pueden comprobar si falló y leer el mensaje.
- «Saltar a un paso anterior» vuelve a ejecutar desde ese paso hasta un número de veces fijado y luego sigue con el siguiente.
- detiene la ejecución hasta 30 días; «Esperar hasta» espera a una fecha hasta 365 días vista. Una fecha sin hora se despierta a las 00:00 en la zona horaria de tu empresa, y una fecha ya pasada no espera. Esperar no es un error.
- «Ajustar fecha» suma o resta días (hasta 3.650) y guarda el resultado como .
- El “hoy” de una ejecución es el día en que se creó, en la zona horaria de tu empresa, aunque espere varios días.
Conviene saber
- Una ejecución puede hacer como máximo 1.000 pasos, contando las repeticiones dentro de bucles.
- Cada acción completada gasta un ; el disparador, las condiciones, los bucles y los saltos no gastan. Consulta Créditos y límites de los workflows.
Siguiente paso
Deja que la IA decida parte del camino: Usa pasos de IA en un workflow.