Aprueba una factura
«Aprobar», en el editor, da a la factura el siguiente número de su serie y la bloquea. Ya se puede enviar y cobrar, pero nunca vuelve a borrador.
Personas con el permiso «Ventas» en modo editar. Con el modo ver puedes abrir, descargar y enviar facturas, pero no crearlas ni cambiarlas.
Aprobar es el paso que convierte tu borrador en un documento fiscal. La factura recibe su número, se bloquea y a partir de ahí puedes enviarla y cobrarla. No hay vuelta atrás a borrador, así que merece la pena un último repaso.
Antes de empezar
Filmo solo aprueba una factura que tiene:
- un cliente;
- al menos una línea;
- un total mayor que cero;
- el NIF y la de tu empresa, que un administrador rellena en «Configuración» → «Empresa» → «Datos de la empresa».
Un cliente sin NIF, email o dirección no bloquea la aprobación: el indicador lo marca como aviso y la factura se aprueba igualmente. Si la factura puede acabar como , añade antes el NIF del cliente.
Aprueba la factura
El borrador de la primera factura de la boda está listo. La página del borrador no tiene botón de aprobar: se aprueba desde el editor.
- Abre el borrador En «Ventas» → «Facturas», abre el borrador.
- Abre el editor Pulsa «⋮» → «Editar».
- Revísala Mira «Validación de cumplimiento» en la cabecera y corrige lo que indique que falta.
- Apruébala Pulsa «Aprobar».
La factura ya tiene su número y está «Validada». En el mismo paso, Filmo:
- le ha dado el siguiente número de la elegida. El año del número es el del momento en que la apruebas, no el de la fecha de la factura;
- la ha bloqueado, guardando quién la aprobó y cuándo. «Editar» desaparece del menú;
- ha guardado una copia de los datos de tu empresa, para que los cambios posteriores no la alteren;
- si la forma de pago es domiciliación SEPA, ha creado su . Si el cliente no tiene un mandato firmado, el recibo se crea igualmente y la actividad de la factura lo avisa;
- ha actualizado la factura en el pedido y la ha contado en la rentabilidad real del pedido. Consulta Rentabilidad del pedido.
Nota: Al aprobar un borrador, primero se guardan tus cambios. Si después la aprobación falla, los cambios ya están guardados y la factura sigue en borrador, sin número.
Qué pasa después
- Envíala al cliente: consulta Envía un documento por correo.
- Sigue su : consulta Estados de la factura y estado de cobro.
- Si ahora algo está mal, la anulas o emites una factura rectificativa: consulta Corrige una factura emitida.
Otras formas de hacerlo
Aprueba una factura nueva directamente
Al crear una factura, puedes pulsar «Aprobar» en lugar de «Guardar como borrador». Filmo la crea ya numerada, de una vez: o se hace todo, o no se hace nada y no se gasta ningún número.
Aprueba varias facturas a la vez
En la lista, selecciona los borradores y elige «Acciones masivas» → «Cambiar estado a» → «Validada». Admite hasta 100 a la vez y te dice cuántas se han aprobado y cuántas han fallado.
- Las facturas aprobadas juntas no reciben necesariamente sus números en el orden en que las seleccionaste.
- Solo cambian de estado las facturas: las rectificativas y las simplificadas de la selección cuentan como fallidas.
Si ves un error
Filmo muestra «Error al aprobar factura» con el motivo, en inglés. Cómo resolver cada mensaje está en ¿Por qué no puedo aprobar una factura?.
Preguntas frecuentes
No. Una factura validada solo se puede anular o corregir con una factura rectificativa. Consulta Corrige una factura emitida.
Sí. Filmo no compara la «Fecha Factura» con las demás facturas de la serie, pero el número lleva igualmente el año en que la apruebas. Comprueba que fechas y números siguen el orden que exige tu normativa.