Registra y valida una factura de proveedor

Convierte la orden de compra en factura de proveedor, o crea una, adjunta el archivo del proveedor y pulsa «Aprobar» para validarla como coste real.

Personas con el permiso «Compras» en modo editar. Con el modo ver puedes abrir las compras, pero no cambiarlas.

Necesita el complemento .

Las sillas ya están en el almacén y la factura del proveedor llega por correo. Registrarla en Filmo como , con su archivo, convierte la compra en un gasto real de la boda, listo para pagar.

Antes de empezar

Comprueba que tu cuenta tiene una de facturas de proveedor. Filmo numera la factura al validarla y no puede validarla sin una. Consulta más abajo Series de numeración de compras.
Ten a mano el archivo del proveedor: Filmo lo necesita para validar la factura.

Registra la factura desde la orden de compra

Abre la orden de compra Tiene que estar aprobada.
Pulsa «Convertir a» → «Factura del Proveedor» Se abre una factura de proveedor nueva con los datos de la orden de compra.
Rellena los datos de la factura En «Detalles de la factura», introduce «Fecha Factura», «Vencimiento» y , y revisa «Serie de numeración».
Adjunta el archivo Añade el archivo de la factura del proveedor.
Valídala Pulsa «Aprobar». Para terminarla más tarde, pulsa «Guardar como borrador».

La cabecera de la orden de compra con «Convert to» abierto: su menú tiene una opción, «Provider Invoice». Al lado están «Send», el botón del menú y «Receive».

El editor «New supplier invoice», creado desde la orden de compra. A la izquierda, el proveedor Gulf Coast Event Supply. A la derecha, la tarjeta «N.prov: GC-1187 • 10/18/2026», abierta, con «Provider Invoice No.» GC-1187, «Numbering series» Line PI, «Invoice date» 10/18/2026 y «Due date» vacía. Debajo, el recuadro «Invoice» muestra el PDF adjunto con «Delete», y la línea de 30 sillas Chiavari a $4 da un «Total» de $128.40. «Save as draft» y «Approve» están arriba a la derecha. — Los datos de la factura van en la tarjeta de la derecha, y el archivo en el recuadro «Invoice».

Una vez validada, la factura recibe el número interno de Filmo, queda bloqueada y empieza a contar como de la boda.

La columna derecha de la factura validada. «General information» muestra «Number» PI260003, «status» «Validated» y «Supplier number» GC-1187. «Related documents» lista Order #260388 y Purchase order #PO260007. — El número de Filmo y el del proveedor, uno junto al otro.

Qué viene de la orden de compra

El proveedor, las líneas, los impuestos, los descuentos, los totales, la moneda, las notas, el pedido y el proyecto, y los pagados en la orden de compra que no hayan pasado ya a otra factura. La fecha de la factura es la de hoy, y el archivo no se copia.

Desde ese momento, los dos documentos no se mantienen sincronizados: cambiar uno no cambia el otro. Filmo no comprueba que la factura coincida con lo pedido o recibido, así que puedes registrar varias facturas desde la misma orden de compra, por ejemplo una por entrega.

Otras formas de registrar una factura de proveedor

Desde la lista

«Compras» → «Facturas de Proveedor» → «Nueva Factura de Proveedor» abre una factura vacía. Úsala para facturas sin orden de compra, como una reparación puntual.

Desde un pedido

En la tarjeta «Documentos» del pedido, «Añadir» → «Factura de proveedor» vincula la factura al pedido. Al crearla es el único momento en que puedes vincular una factura a un pedido.

Desde un proyecto

En las «Finanzas» del proyecto, «Documentos de compras» → «Añadir» → «Facturas de proveedor» → «Directo al proyecto». Consulta Vincula una compra a un pedido o a un proyecto.

Qué necesita la validación

Requisito	Mensaje si falta
Un proveedor	El proveedor es obligatorio
Al menos una línea	Debes añadir al menos una línea
El archivo de la factura	El archivo de factura es obligatorio
Una serie de numeración	La serie de numeración es obligatoria
La fecha de la factura	La fecha de factura es obligatoria
Un total mayor que cero	El importe total debe ser mayor que 0

Si validas un borrador ya guardado desde su ficha y falta algo, Filmo responde «No se puede validar la factura. Campos obligatorios: …», seguido de lo que falta. Consulta ¿Por qué no puedo validar una factura de proveedor?.

Paga al proveedor

Registra los pagos en la factura de proveedor, o en la orden de compra antes de que exista la factura. Los pagos en una orden de compra son anticipos: cuando creas la factura desde ella, pasan a la factura. Consulta Asigna un cobro a una factura o a una factura de proveedor.

Cómo se numeran las compras

Series de numeración de compras

Las órdenes de compra y las facturas de proveedor tienen sus propias series, que se configuran en «Ajustes» → «Finanzas» → «Preferencias de facturación de compra», en «Formato de los documentos» → «Órdenes de compra» y «Facturas de compra».
Una orden de compra recibe su número al aprobarla, de la serie elegida en el editor. Sin serie, se aprueba sin número.
Una factura de proveedor recibe su número interno al validarla. Desde el editor, la serie es obligatoria; si validas un borrador guardado sin serie, Filmo usa la , y falla si no hay ninguna.
«Nº Factura Proveedor» es el número propio del proveedor, que se guarda aparte del de Filmo.
Una liquidación de consignación necesita una serie de órdenes de compra. Consulta ¿Por qué no puedo liquidar una consignación?.

Cómo funcionan las series y sus formatos: Series de numeración de documentos.

Preguntas frecuentes

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