Importa personal desde una hoja de cálculo

Carga empleados, autónomos y freelancers con su contrato, costes y tarifa, y actualízalos o expórtalos con seguridad: hoy la actualización pide cuidado.

Personas con el permiso «Personal» en modo editar.

Las personas que mandas a los trabajos, empleados, autónomos y freelancers, pueden entrar desde un archivo, con sus datos de contacto, fiscales, bancarios, de contrato, costes y tarifa. Para algunos de esos datos el archivo es la única vía: la empleabilidad, las horas semanales, la fecha de inicio de contrato, la cuenta bancaria y la empresa que factura y su NIF no se pueden introducir hoy en la ficha.

Vamos a importar al personal que montará las carpas de la boda de Landmark Venues: dos empleados y un montador autónomo.

Antes de empezar

La importación solo crea. Una fila cuyo y tipo, o cuya referencia externa, ya existen en tu cuenta bloquea la importación.
El archivo no crea ninguna . Créala antes en los ajustes.
Escribe los números con punto decimal (350.50) y las fechas como DD/MM/AAAA.

Importa tu personal

Abre la importación En «Personal» → «Miembros del personal», abre «⋯» → «Importar».
Descarga la plantilla La tiene 34 columnas. Pulsa «Descargar plantilla CSV».
Rellena una fila por persona Solo «Nombre completo» es obligatorio. Para el montador, «Tipo» freelancer.
Sube y mapea En «Mapear columnas», revisa cada campo. «Etiquetas», «Notas» y los campos personalizados admiten varias columnas.
Verifica Pulsa «Verificar datos». Se listan las filas con errores, y las descarga. Los avisos no bloquean.
Importa Pulsa «Continuar» e «Importar 3 miembros».

El resultado muestra «Personal creado», «Omitidos», las colecciones, etiquetas y campos personalizados creados y, si los hay, los «Errores». No dice qué fila falló: compara la lista con tu archivo.

Qué guarda la importación

Los valores vacíos quedan así: tipo Empleado, sí, carnet de conducir no, sin empleabilidad (la ficha muestra asignación única).
Un «Precio» positivo sin plantilla se convierte en una tarifa por hora. Con plantilla, «Precio» es su precio base. Una plantilla que no existe deja a la persona sin tarifa y añade un error.
Los emails se guardan como una lista sin principal.
La persona no se vincula a un usuario de Filmo, aunque tenga el mismo email. Para darle acceso, consulta Da acceso a Filmo a un miembro del personal.
Las notas solo entran con la importación, una por bloque separado por ||.
Cada persona cuenta como creada para las automatizaciones.

Prepara el archivo

Plantilla y columnas para importar personal

Columnas	Cómo escribirlas	Si está vacía o no se reconoce
Nombre completo	Al menos 2 caracteres.	Error.
Tipo	employee, freelancer o contractor.	Vacía: employee. Otro: error.
Descripción, Teléfono, Contacto de emergencia, Tipo de contrato, Empresa, CUIT	Texto libre.	—
Colección, Etiquetas	Una ruta con >; etiquetas separadas por comas o punto y coma.	Se crean si faltan.
DNI/NIE, Referencia externa	Texto. Sirven para detectar duplicados.	Sin comprobación de duplicados.
Empleabilidad	single o capacity.	Otro: error.
Mostrar en planificador, Carnet de conducir	Sí o no.	Otro texto cuenta como no.
Emails	Separados por comas o punto y coma.	Uno mal escrito se guarda con un aviso.
Dirección, Complemento dirección, Ciudad, Código postal, Provincia, País	La dirección principal.	No se guarda sin «Dirección» o «Ciudad».
Direcciones adicionales	línea 1\|ciudad\|cp\|país\|principal, grupos separados por \|\|. Sin provincia.	Un grupo con menos de cuatro partes se descarta con un error.
NIF empresa, Número de cuenta bancaria	Texto; no se comprueban.	—
Tipos de impuesto	Códigos exactos separados por comas: IVA_21, RETENCION_15.	Código desconocido: error.
Horas semanales, Precio	Números con punto decimal.	No es un número: error.
Fecha inicio contrato	DD/MM/AAAA.	Otro formato: error.
Fecha de nacimiento	DD/MM/AAAA.	Se ignora sin aviso.
Coste interno, Coste externo	Números con punto decimal.	Se ignoran sin aviso.
Plantilla de precios	El nombre de una de tus plantillas.	No encontrada: sin tarifa.
Notas (separadas por \|\|)	Una nota por bloque.	—

Filmo no comprueba que una fecha exista: 31/02/1990 se guarda como 3 de marzo. Tampoco comprueba la letra del documento de identidad ni los dígitos de la cuenta bancaria.

El personal importado aparece con el tipo equivocado

Los valores de «Tipo» del archivo no coinciden con los nombres que muestra la pantalla en español:

Escribe en el archivo	Se guarda como	Se ve en español
employee, empleado (o vacío)	Employee	«Empleado»
freelancer, autónomo	Freelancer	«Autónomo»
contractor, freelance	Contractor	«Freelancer»

Así que escribir Freelancer para obtener el «Freelancer» de la pantalla crea un «Autónomo». Escribe contractor. contratista tampoco se reconoce. Para corregir a las personas ya importadas, cambia su tipo en la ficha o con una actualización.

Cambia o descarga el personal más adelante

Actualiza miembros del personal en bloque desde un archivo

Borra once columnas antes de subir

La actualización guarda los valores desde «NIF empresa» hasta «Fecha inicio contrato» en campos equivocados: la cuenta bancaria en la dirección, la ciudad en el código postal, y así sucesivamente, y una persona con país en su dirección ni siquiera se actualiza. Borra antes estas columnas del archivo: NIF empresa, Número de cuenta bancaria, Dirección, Complemento dirección, Ciudad, Código postal, Provincia, País, Direcciones adicionales, Horas semanales y Fecha inicio contrato. Cambia esos datos en la ficha.

Atención: La actualización solo acepta un archivo exportado con Filmo en español. Si tu Filmo está en otro idioma, cámbialo a español antes de exportar y de subir.

Abre la actualización En «Personal» → «Miembros del personal», abre «⋯» → «Actualizar».
Descarga tus datos actuales En «Descarga el archivo con tus datos actuales», elige CSV o Excel y «Descargar».
Edita el archivo Borra las once columnas de arriba. No toques ; borra las filas y columnas que no cambias.
Sube y actualiza No hay mapeo ni comprobación previa. Pulsa «Actualizar N miembros».

En esta , una celda vacía borra casi todo: descripción, teléfono, emails, etiquetas, colección, costes, empleabilidad, tipos de impuesto. «Nombre completo», «Tipo», las columnas de sí o no y la tarifa conservan su valor.
Un coste que no es un número borra el coste sin avisar.
La tarifa solo cambia si se indica una plantilla. Las etiquetas tienen que coincidir exactamente o se crea una nueva.
Un valor inválido en una columna añade un error, y el resto de la fila se guarda igualmente.
Las notas no se tocan.

Exporta el personal

«Personal» → «Miembros del personal» → «⋯» → «Exportar» descarga a todos en CSV o Excel, con el nombre personal_metadatos y la fecha: «NO MODIFICAR (ID)», las columnas de la importación salvo las notas y una columna # por campo personalizado. «Tipo» sale como employee, freelancer o contractor. No incluye disponibilidad, ausencias, asignaciones, documentos ni acceso: no es una copia de seguridad.

Si ves un error

Mensaje o situación	Qué significa y qué hacer
Fila N: el DNI/NIE "…" (tipo …) ya existe en la base de datos…	Esa persona ya está dada de alta con ese documento y tipo. Quita la fila; cámbiala con una actualización.
Fila N: la referencia externa "…" ya existe en la base de datos…	Lo mismo, por referencia externa.
Fila N: DNI/NIE "…" está duplicado en el archivo (…)	Dos filas comparten documento y tipo. Deja una.
Fila N: el tipo de personal "…" no es válido…	Usa employee, freelancer o contractor.
Fila N: el tipo de impuesto "…" no es válido.	Usa los códigos exactos del catálogo de impuestos de Filmo.
Se crean menos personas que filas, con «Errores»	Se rechazó un lote de 100, por ejemplo porque alguien creó entretanto una persona con ese documento. Quita las filas ya creadas e importa el resto.
«Errores» con todos creados	Falló algo secundario: una plantilla que no existe o un grupo de dirección mal escrito. Revisa las fichas.
El archivo no contiene la columna de ID del personal…	Actualizar: falta la columna de ID o está renombrada, o el archivo se exportó en otro idioma. Exporta de nuevo con Filmo en español.
La cuenta bancaria en la dirección, la ciudad en el código postal	Actualizar: el archivo aún tenía las once columnas. Corrige a esas personas en su ficha.