La lista de facturas y la página de la factura
Dónde está cada cosa en «Ventas» → «Facturas»: pestañas, filtros y acciones masivas de la lista, y las tarjetas y acciones de cada factura.
Cualquiera con el permiso «Ventas». La tarjeta «Pagos» necesita el permiso «Tesorería», y un administrador configura cómo se numeran las facturas.
Las facturas están en «Ventas» → «Facturas», en la barra lateral. La búsqueda rápida encuentra esa página si escribes “facturas”, pero no facturas concretas: esas las buscas en la propia lista.
La lista de facturas
- Pestañas por : «Todos los estados», «Pendientes», «Pago parcial», «Pagadas», «Sobrepagadas» y «Anuladas».
- Un buscador que mira el número, el pedido, el cliente y las notas.
- Filtros, entre ellos «Vencimiento», «Estado de correo» y , que separa las facturas emitidas en otro sistema.
- Selección de columnas, «Exportar» para descargar la lista en una hoja de cálculo y «Acciones masivas» para aprobar, anular, enviar, descargar o eliminar varias a la vez.
- En cada fila, un menú con «Enviar», «Editar», «Duplicar», «Anular» y «Eliminar», según lo que permita cada factura.
- «Nueva factura», arriba. Su flecha ofrece también «Factura simplificada», «Factura simplificada rectificativa» y «Factura rectificativa».
La página de la factura
El documento está a la izquierda, tal como lo verá el cliente. La columna derecha tiene las tarjetas con todo lo que lo rodea:
| Tarjeta | Qué muestra |
|---|---|
| Información general | Cliente, fechas, estado del pago y, en una factura parcial, el «Periodo» o el porcentaje |
| Documentos relacionados | El pedido, los presupuestos, las proformas y las facturas rectificativas vinculados a la factura |
| Pagos | Cada cobro y «Añadir pago» (necesita «Tesorería») |
| Correos | Cada correo enviado con la factura y su estado |
| Archivos, notas, tareas y etiquetas | Lo que adjuntas o escribes sobre la factura; siguen editables después de aprobarla |
Arriba encontrarás «Convertir a», «Enviar» y el menú «⋮» («Más acciones»), con «Imprimir», «Descargar», «Duplicar», «Editar», , «Anular» y «Eliminar» cuando corresponden.
El editor
El editor se abre al crear una factura o al pulsar «Editar» en un borrador. Tiene dos botones: «Guardar como borrador», que la guarda sin número, y «Aprobar», que la numera y la bloquea.
Dónde hacer cada cosa
| Quieres | Dónde | Cómo |
|---|---|---|
| Facturar un pedido | Tarjeta «Documentos» del pedido → «Añadir» → «Factura» | Crea una factura desde un pedido |
| Facturar la mitad ahora y el resto después | «Tipo de documento», en la ventana previa al editor | Factura parte de un pedido |
| Hacer oficial la factura | «Aprobar», en el editor | Aprueba una factura |
| Enviarla al cliente | «Enviar», en la cabecera | Envía un documento por correo |
| Ver lo cobrado | La tarjeta «Pagos» y la columna «Estado del pago» | Estados de la factura y estado de cobro |
| Entender de dónde viene un cobro | La tarjeta «Pagos» | Cómo llegan los cobros a una factura |
| Arreglar una factura emitida | «Convertir a» o «⋮» → «Anular» | Corrige una factura emitida |
| Cancelarla o eliminar un borrador | «⋮» → «Anular» o «Eliminar» | Anula una factura |
| Cambiar cómo se numeran las facturas | «Configuración» → «Finanzas» → «Preferencias de facturación de venta» | Numeración de documentos |
| Obtener el archivo Facturae | «⋮» → «Factura-e» | Descarga una factura en formato Facturae |
| Trabajar con facturas importadas o sincronizadas | El filtro «Sistema de origen» | Facturas importadas o sincronizadas desde otros sistemas |
Conviene saber
- «Acciones masivas» admite hasta 100 documentos a la vez y, al terminar, te dice cuántos han salido bien y cuántos han fallado. El envío por email admite hasta 50.
- Cambiar el estado y eliminar en bloque solo funcionan con facturas: las facturas rectificativas y simplificadas de la selección cuentan como fallidas.
- Un administrador también puede ejecutar un workflow sobre una factura concreta desde el menú «⋮».
Lo siguiente
Factura tu primer trabajo: Crea una factura desde un pedido.