Cómo funcionan las compras
La orden de compra te compromete con un proveedor, la factura de proveedor registra lo que te cobra y el subalquiler cubre lo que le falta a un pedido.
Alquilar material es solo la mitad del negocio. La otra mitad es lo que compras y alquilas a otros: sillas nuevas para tu stock, una carpa de otra empresa de alquiler para un fin de semana con mucho trabajo, una empresa de transporte, una reparación en un taller externo. Todo eso empieza con un pedido a un proveedor y termina con su factura.
En Filmo, esa parte del negocio vive en «Compras». Tiene tres piezas:
- La es el pedido que haces al proveedor: qué compras o alquilas, a qué precio y para qué pedido o proyecto. Al recepcionarla, el material entra en tu almacén.
- La es la factura que te envía el proveedor, registrada en Filmo con su archivo y validada. Desde ese momento es un gasto real.
- El es material que alquilas a otro proveedor para cubrir un pedido. Se crea desde el pedido y se registra con una orden de compra.
Piensa en la orden de compra como tu compromiso de pago y en la factura de proveedor como la cuenta. La primera te dice lo que va a costar un trabajo; la segunda, lo que ha costado de verdad.
Un ejemplo: las sillas de la boda de Landmark Venues
La boda necesita 120 sillas Chiavari y tienes 100. Así recorren «Compras» las 20 que te faltan:
- Pídelas Crea una orden de compra de 20 sillas a tu proveedor de sillas, vinculada al pedido de la boda. Consulta Crea una orden de compra.
- Apruébala y envíala Al aprobarla recibe su número y pasa a «Pendiente». Después, envíasela por correo al proveedor. Consulta Aprueba y envía una orden de compra.
- Recepciona las sillas Cuando lleguen, recepciona la orden de compra en tu almacén. Pasa a «Completada». Consulta Recibe una orden de compra en el almacén.
- Registra la factura Convierte la orden de compra en factura de proveedor, adjunta el archivo del proveedor y valídala. Consulta Registra y valida una factura de proveedor.
- Págala Registra el pago en la factura de proveedor. Consulta Asigna un cobro a una factura o a una factura de proveedor.
- Revisa el coste La orden de compra se sumó al de la boda en cuanto la guardaste, y la factura validada se suma a su . Consulta Cómo cuentan las compras en la rentabilidad del pedido y del proyecto.
Si prefieres comprar las sillas directamente desde el pedido cuando Filmo te avisa de que faltan, consulta Compra el stock que le falta a un pedido: las sillas entran en tu stock al momento y la orden de compra viene después.
Dos cosas que conviene saber desde el principio
- La orden de compra y la factura de proveedor son independientes. Puedes crear la factura desde la orden de compra, pero Filmo no comprueba que lo facturado coincida con lo pedido o recibido. También puedes registrar una factura sin ninguna orden de compra.
- No hay circuito de aprobación. Quien puede editar compras aprueba sus propias órdenes de compra, sin límite de importe ni segundo aprobador.
Quién puede usar las compras
Las compras necesitan el complemento , que se factura por usuario. Sin él, las páginas «Compras» y «Subalquileres» muestran la presentación del complemento en lugar de tus documentos, y las opciones de compra del pedido aparecen desactivadas con la etiqueta «Módulo».
| Quién | Qué puede hacer |
|---|---|
| Permiso «Compras» en modo ver | Abrir las listas y las fichas de órdenes de compra y facturas de proveedor, sin cambiar nada |
| Permiso «Compras» en modo editar | Además, crear, editar, aprobar, enviar, recepcionar, validar, anular y eliminar |
| Un proveedor al que envías una orden de compra | Ve esa orden de compra en el portal: número, fecha, estado e importes. Las facturas de proveedor nunca aparecen ahí |
El permiso «Compras» está en el grupo «Finanzas» de un rol «Personalizado». «Superadministrador», «Administrador» y «Editor» pueden ver y editar compras; «Visualizador» solo puede verlas. Las también tienen compras.
Conviene saber
- Los documentos de compra no aparecen en la . Usa el buscador de cada lista.
- El proveedor puede ser cualquier contacto. Consulta Proveedores en Filmo.
- Una orden de compra aprobada no se puede eliminar ni anular. Revísala antes de aprobarla.
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