Actividad de ventas: facturado, cobrado y pendiente
La página «Actividad» muestra lo facturado y cobrado en un periodo, qué facturas vencen o han vencido y qué queda por facturar.
Cada semana el equipo de finanzas se hace las mismas tres preguntas: cuánto hemos facturado y cobrado, qué facturas están a punto de vencer o ya han vencido, y qué trabajos confirmados siguen sin facturar.
La página de las responde en un solo sitio. Su título es «Dashboard de ventas», y todo lo que muestra sale de tus documentos de venta (facturas, presupuestos y proformas), no de los pedidos.
Quién puede verla
Necesita el permiso «Ventas» en modo ver; sin él, la página muestra el aviso de permiso que falta. No es un módulo de pago, y las cuentas que solo facturan también la tienen. Está en la barra lateral, en «Finanzas» → «Ventas» → «Actividad».
Elige el periodo
El selector de periodo está arriba a la derecha y empieza en «Año actual». Las facturas entran en el periodo por su fecha de factura, y los presupuestos y proformas por su fecha de emisión, o por su fecha de creación si no la tienen.
Qué cuenta cada bloque
La compara lo cobrado con lo facturado. La te dice cuántos presupuestos ha confirmado el cliente. lista el trabajo confirmado aún sin factura, y la agrupa lo que se debe según cuánto se ha retrasado.
| Bloque | Qué cuenta |
|---|---|
| «Total facturado» | El total con impuestos de las facturas del periodo, salvo las anuladas. Las facturas en borrador cuentan. |
| «Total cobrado» y «tasa de cobro» | Lo cobrado en las facturas del periodo, anuladas incluidas; la tasa es lo cobrado entre lo facturado. |
| «Pendiente de cobro» | Lo que queda por cobrar de las facturas sin pagar o pagadas en parte que aún no han vencido. |
| «Facturas vencidas» | Lo que queda por cobrar de las facturas sin pagar que ya han pasado su vencimiento. No deja fuera las anuladas. |
| «Conversión de presupuestos» | Los presupuestos del periodo cuya versión activa está confirmada, sobre el total. «Valor confirmado» suma su importe; debajo, confirmados, cancelados y pendientes. |
| «Conversión de proformas» | Las proformas del periodo convertidas en factura, sobre el total. «Valor convertido» suma su importe; debajo, convertidas, confirmadas sin convertir y borradores. |
| «Próximos vencimientos» | Hasta 8 facturas de cualquier fecha que vencen en los próximos 30 días y no están pagadas ni anuladas, con los días que faltan y, si el cliente tiene días de pago, el «Día de pago» estimado. «Ver todas las pendientes» abre el listado de facturas. |
| «Pendiente de facturar» | De cualquier fecha: «Presupuestos aceptados» (confirmados y sin factura) y «Proformas aprobadas» (confirmadas y sin convertir). |
| «Antigüedad de deuda» | Lo que queda por cobrar de las facturas del periodo que no están pagadas ni anuladas, en tramos de 0-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días desde el vencimiento. El tramo 0-30 incluye también las que aún no han vencido. |
Supón que la factura de la boda de Landmark Venues vence dentro de 20 días y no se ha pagado. Aparece en «Próximos vencimientos» con 20 días por delante, suma en «Pendiente de cobro» y está en el tramo 0-30 de «Antigüedad de deuda». En cuanto venza sin pagarse, pasará a «Facturas vencidas»; con 40 días de retraso estará en el tramo 31-60.
Los importes van en la moneda de tu cuenta; en las listas de pendientes, cada documento sale en su propia moneda.
Conviene saber
Las cifras salen de una muestra
La página carga como mucho 1.000 facturas, 500 presupuestos y 500 proformas. En una cuenta con más documentos, los totales, la conversión y las listas de pendientes solo cubren la parte cargada. Revisa los listados de facturas, presupuestos y proformas para ver el conjunto.
- Las facturas en borrador cuentan en «Total facturado».
- Las facturas anuladas cuentan en «Total cobrado» y en «Facturas vencidas».
- No se incluyen las facturas simplificadas ni las rectificativas.
- Para el otro panel fijo, basado en pedidos, y por qué sus cifras no cuadran con tu contabilidad, consulta Por qué las cifras del Dashboard no cuadran con tu contabilidad.
- Para gráficos propios sobre estas facturas, presupuestos y proformas, monta un .
Si ves un mensaje
| Qué ves | Qué significa |
|---|---|
| El aviso de permiso que falta, con el título «Ventas» | No tienes «Ventas» en modo ver. Pídeselo a un administrador. |
| «No hay facturas próximas a vencer» | Ninguna factura sin pagar vence en los próximos 30 días. No hay nada que hacer. |
| «No hay documentos pendientes de facturar» | No hay presupuestos ni proformas confirmados sin factura en la muestra cargada. Si tu cuenta tiene muchos documentos, revisa los listados. |
| Totales que no cuadran con tu contabilidad | Los borradores cuentan, las anuladas cuentan en cobrado y vencido, y la muestra puede estar incompleta. Compáralo con el listado de facturas o con tu gestoría. |