Quién ve los dashboards y sus datos
Cualquiera de la cuenta puede abrir un dashboard público, pero cada gráfico muestra solo los datos que tus propios permisos te dejan leer.
Pones el dashboard “Temporada Landmark Venues” en la pantalla de la oficina, y el equipo del almacén pasa por delante cada día. ¿Deberían ver el gráfico de ingresos? ¿Y las facturas abiertas? Compartir cifras dentro de una empresa de alquiler es una decisión real, y Filmo la toma gráfico a gráfico, no para todo el dashboard.
En Analytics hay dos preguntas separadas: quién puede abrir un dashboard, un o un informe, y qué datos ve cada persona dentro. Compartir un dashboard no comparte los pedidos, facturas o compras que lee. Cada vuelve a comprobarlo con los permisos de quien lo mira.
Funciona como un edificio en el que todos pueden entrar en la sala de reuniones, pero cada archivador de la sala solo se abre con la llave adecuada.
Quién abre qué
| Qué | Quién lo ve | Quién lo cambia o elimina |
|---|---|---|
| Dashboard | Administradores: todos. El resto: los públicos de la cuenta y los suyos. | Su propietario o un administrador. |
| Snapshot | Quien podía ver su dashboard cuando se guardó. | El propietario de su dashboard, quien lo guardó o un administrador. El snapshot de un informe solo se va con su informe. |
| Informe | Los públicos: cualquiera de la cuenta. Los privados: el propietario, quien lo generó o un administrador. | Eliminar y reintentar: el propietario, quien lo generó o un administrador. |
| Grupo de dashboards | Cualquiera de la cuenta. | Nombre, rotación, periodo y eliminar: quien lo creó o un administrador. Añadir y quitar dashboards: cualquiera. |
Aquí, un administrador es quien tiene el rol «Superadministrador» o «Administrador», el propietario de la cuenta o el soporte de Filmo. El es la persona que lo creó.
Todo dashboard que creas desde la aplicación es un , y sus snapshots e informes toman su visibilidad al crearse. Solo un workflow puede crear un dashboard privado; consulta Pasos de un workflow.
Qué datos ve cada persona
Cada gráfico es una consulta sobre los datos de tu cuenta. Antes de mostrar nada, Filmo comprueba que puedes leer todas las tablas que usa el gráfico, según el módulo al que pertenece cada tabla:
| Datos de… | Permiso que necesitas |
|---|---|
| Pedidos y sus líneas | «Pedidos» |
| Artículos, kits, unidades y consignaciones | «Inventario» (las consignaciones necesitan además el módulo de consignaciones) |
| Presupuestos, facturas, proformas, rectificativas y facturas simplificadas | «Ventas» |
| Órdenes de compra, facturas de proveedor y subalquileres | «Compras» |
| Pagos y cuentas de tesorería | «Tesorería» |
| Contactos | «Contactos» |
| Oportunidades y embudos | «CRM» |
| Proyectos | «Proyectos» |
| Personal | «Personal» |
| Vehículos | «Transporte» |
| Servicios y tareas | «Servicios» |
| Incidencias y tickets de reparación | «Incidencias» |
| Usuarios, ajustes y uso de IA | Solo administradores |
| Disponibilidad de recursos | Nadie, desde Analytics |
- Si te falta un permiso, ese gráfico muestra «No tienes permiso para consultar esos datos». El resto del dashboard se ve igual.
- El no te da ningún dato de Analytics. Abre el «Dashboard» de Finanzas y permite que NEO responda preguntas sobre cifras.
- Si tu cuenta no ha contratado CRM o consignaciones, sus datos quedan fuera del alcance de todos, administradores incluidos.
- Cuando cambia el rol de alguien, los gráficos no le siguen mostrando cifras que ya no puede leer: los resultados se vuelven a comprobar antes de mostrarse.
Cifras congeladas: snapshots e informes
Un snapshot o un guardan los datos tal como los vio quien los creó. Otros lectores ven en lugar de los gráficos cuyas tablas hoy no pueden leer.
- El propietario del dashboard, quien guardó el snapshot o generó el informe y los administradores lo ven siempre todo, aunque después pierdan permisos.
- El de un informe y su PDF son solo para el propietario, quien lo generó, los administradores y las personas con exactamente los mismos permisos que quien lo generó. El resto ve «El resumen ejecutivo no está disponible con tus permisos actuales.»
Las notas de texto no se ocultan
Una que el asistente escribió en un dashboard se muestra a todos los que lo abren, sean cuales sean sus permisos. Como el asistente escribe las notas a partir de resultados ya calculados, una nota puede mencionar cifras que un lector no podría consultar. Tenlo en cuenta antes de poner un dashboard con notas en una pantalla compartida.
Preguntar a NEO por cifras
NEO responde preguntas de negocio como «cuánto hemos facturado este mes» o «mejores clientes» solo a quien tiene «Estadísticas». Las preguntas sobre beneficio necesitan además el . Cada tabla se comprueba con los mismos permisos de arriba. Consulta Hazle una pregunta a NEO.
Analytics no necesita «Estadísticas»: el asistente trabaja con las tablas que puedes leer. Así que alguien sin «Estadísticas» puede montar en Analytics un gráfico que NEO no le respondería en un chat.
Dónde se configuran los permisos
Analytics no tiene una pantalla de permisos propia. Filmo aplica estas reglas al abrir «IA de Filmo» → «Analytics» y sus dashboards, snapshots, informes y grupos, y los permisos de cada persona vienen de su rol. Consulta Roles y permisos.
Conviene saber
- La entrada «Analytics» aparece en la barra lateral para cualquiera con acceso de lectura a «Pedidos», «Ventas», «Compras», «Tesorería», «Inventario», «Proyectos», «Estadísticas», «Contactos» o «Personal».
- Estar en un grupo no te da nada más: cuando el grupo rota, cada persona ve los dashboards públicos y los suyos, con los datos que permiten sus permisos.
- El asistente, los informes y los dashboards creados desde un workflow necesitan además créditos de IA y las funciones de IA activadas.