Envía facturas y abonos a Xero

Instala las plantillas y cada factura o rectificativa que apruebas en Filmo llega a Xero una sola vez, con su cliente y una línea por impuesto.

Lo prepara un administrador. Después, cada envío se hace con los permisos de quien creó el workflow: «Ventas» en modo editar para facturas y rectificativas, «Contactos» para contactos, «Compras» para facturas de proveedor y «Tesorería» para cobros y pagos.

Xero, QuickBooks Online y Holded se están poniendo en marcha. Si en tu cuenta la tarjeta muestra «Próximamente», o su pestaña «Workflows» dice que las automatizaciones llegarán próximamente, todavía no están disponibles para ti.

Cuando una factura es definitiva en Filmo, tu gestor la necesita en Xero. Dos lo hacen por ti: una para facturas y otra para rectificativas. Después, basta con aprobar la factura.

Antes de empezar

Xero está conectado y tiene una y un tipo para cada impuesto que usan tus facturas en el . Consulta Ajustes de la conexión con Xero.

Activa el envío de facturas

Abre las plantillas Ve a «Configuración» → «Integraciones» → «Xero» → «Workflows».
Instala la plantilla de facturas En el grupo 1, elige «Enviar a Xero las facturas validadas en Filmo». Filmo crea el workflow.
Publícala Haz clic en «Publicar y activar».
Añade las rectificativas En «3. Rectificativas», instala «Enviar a Xero las facturas rectificativas validadas» y publícala también.

Envía la factura de la boda

Ahora aprueba como siempre la factura F260012 de la boda de Landmark Venues (consulta Aprueba una factura). El disparador «Factura validada» inicia el workflow, y el paso «Enviar factura a Xero»:

Envía primero el cliente, si todavía no está en Xero.
Crea la factura con el número de Filmo, la fecha de emisión, el vencimiento (o la fecha de emisión si no tiene), la moneda y el nombre de la serie en la referencia.
Añade una línea por impuesto con la base y la cuota que calculó Filmo, en la cuenta de ventas por defecto. Lo que no lleva impuesto va en una línea exenta más.
Compara los totales y solo entonces la aprueba en Xero. Si no coinciden, retira el borrador de Xero y la ejecución falla.

La factura es ahora un : si el workflow se vuelve a ejecutar, no se duplica nada. Si Xero ya tiene una factura con el mismo número y total, Filmo la adopta. Las rectificativas siguen el mismo camino, como abonos de Xero con importes positivos.

Qué pasa después

Comprueba el resultado en las ejecuciones del workflow: la factura no muestra ninguna marca. Consulta Revisa las ejecuciones y errores de un workflow.
Los cobros van a Xero con su propia plantilla. Consulta Envía cobros y pagos a proveedores a Xero.
Los borradores nunca se envían. Una factura anulada pasa por el paso de anulación, no por este.

Anula facturas y elimina cobros en Xero

El grupo «4. Opcionales» refleja en Xero lo que deshaces en Filmo. Instala estas plantillas solo si lo quieres: anular en Xero no se puede deshacer.

Anula primero la factura o la rectificativa en Filmo (consulta Anula una factura). El paso «Anular factura en Xero» la retira de Xero si allí era un borrador, o la anula si estaba aprobada.
Si la factura nunca llegó a Xero, el paso no hace nada y lo dice.
Si Xero se niega, por ejemplo porque la factura tiene cobros, la ejecución falla con el motivo de Xero y no cambia nada. Quita los cobros en Xero o déjala allí.
«Eliminar cobro o pago en Xero» elimina un cobro o pago a proveedor que eliminaste en Filmo, solo si lo había enviado Filmo. Si no, deja una tarea.

Si ves un error

Los mensajes de los envíos a Xero aparecen en español. Los habituales, como un impuesto sin correspondencia o un total que no cuadra, están en Soluciona una factura que no se envía a Xero.

Preguntas frecuentes

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