Estados de las órdenes de compra y facturas de proveedor
Una orden de compra pasa de Borrador a Pendiente y a Completada; una factura de proveedor, de Borrador a Validada, y a Anulada si la cancelas.
Una compra pasa por unos pocos pasos: la preparas, te comprometes, recibes la mercancía y pagas la factura. Filmo muestra en qué punto está cada orden de compra y cada factura de proveedor con su estado, y el estado decide qué puedes hacer todavía con ella.
Para las 20 sillas de la boda de Landmark Venues, la es un «Borrador» mientras la preparas, «Pendiente» cuando la apruebas y «Completada» cuando se han recibido las 20. La es un «Borrador» hasta que la validas.
Estados de la orden de compra
La barra de estados de la lista filtra por «Todos los estados», «Borrador», «Pendiente», «Completada» y «Cancelada».
| Estado | Qué significa | Cuándo cambia | Qué puedes hacer |
|---|---|---|---|
| Borrador | En preparación. Todavía no tiene número | Al aprobarla pasa a Pendiente | Editarla, aprobarla o eliminarla. Ya cuenta como coste previsto si está vinculada a un pedido o proyecto |
| Pendiente | Aprobada, con material por recibir | Cuando se recibe todo, pasa a Completada | Editarla, enviarla, recepcionarla, bloquearla y convertirla en factura de proveedor. No se puede eliminar |
| Completada | Se ha recibido todo lo pedido | Si aumentas una cantidad, vuelve a Pendiente | Editarla, enviarla, bloquearla y convertirla en factura de proveedor |
| Cancelada | Aparece como filtro, pero nada en Filmo pone una orden de compra en este estado | — | — |
Bloqueada no es un estado
Una orden de compra pendiente o completada también se puede bloquear: «Bloquear», en la tarjeta «Información general», impide editarla hasta que alguien pulsa «Desbloquear». El bloqueo no cambia el estado ni impide recepcionarla.
Estados de la factura de proveedor
| Estado | Qué significa | Cuándo cambia | Qué puedes hacer |
|---|---|---|---|
| Borrador | En preparación. No tiene número interno y aún no es un gasto | Al pulsar «Aprobar» pasa a Validada | Editarla, validarla o eliminarla |
| Validada | Numerada y bloqueada. Cuenta como coste real | Al anularla pasa a Anulada | Anularla. No se puede editar |
| Anulada | Conserva su número, pero deja de contar como gasto | Nunca: la anulación no se puede deshacer | Nada |
Cuándo cuenta cada una como coste
Una orden de compra cuenta como desde que se guarda, aunque sea un borrador. Una factura de proveedor cuenta como solo cuando está validada, y deja de contar si la anulas. Consulta Cómo cuentan las compras en la rentabilidad del pedido y del proyecto.
Conviene saber
- Si tu cuenta no tiene ninguna de órdenes de compra, la orden se aprueba sin número y su ficha mantiene el título «Borrador» aunque su estado sea «Pendiente».
- La lista «Subalquileres» tiene sus propios estados, que Filmo calcula a partir de las fechas. Consulta La lista de subalquileres y sus estados.