Cómo funciona la tesorería
Tesorería registra el dinero que entra y sale, las cuentas por las que pasa y los documentos que paga. Filmo no está conectado a tu banco.
Cualquiera con el permiso «Tesorería» en modo ver. Los roles predefinidos «Superadministrador», «Administrador» y «Editor» pueden verla y editarla; «Visualizador» solo puede verla.
Tesorería no es un complemento de pago: la tiene todo el mundo.
En un negocio de alquiler el dinero se mueve todo el rato. La boda de Landmark Venues trae un adelanto cuando el cliente acepta el presupuesto, una fianza antes de que salgan las carpas, una transferencia por la factura y, más tarde, la devolución de la fianza. Además pagas al proveedor que te alquiló la tercera carpa. Llevar la cuenta de todo eso, y saber cuánto debe aún cada factura, es el trabajo de Tesorería.
es donde Filmo registra el dinero que entra y sale, las por las que pasa (tu banco, la caja, el saldo que Stripe guarda para ti) y su saldo. Piensa en ella como tu libro de caja, unido a tus documentos: cada línea del libro puede apuntar a la factura, el pedido o la factura de proveedor que paga.
Tres ideas que conviene tener claras
- Todo es un movimiento en una cuenta. Un cobro y un pago son el mismo tipo de registro con distinta dirección: «Entrada» o «Salida». El saldo de una cuenta es su importe de partida más lo que entra menos lo que sale. Nunca se escribe a mano.
- El movimiento y el documento son cosas distintas. Un pago puede quedar , reservarse a un pedido o repartirse entre varios documentos. Lo que cuenta como cobrado en una factura es lo que se le ha asignado, mediante una .
- Filmo no está conectado a tu banco. No importa extractos ni concilia solo. Solo los cobros de Stripe y sus llegan por sí mismos; todo lo demás se registra y se comprueba a mano.
El ciclo, con la boda
| Paso | Qué haces | En la boda |
|---|---|---|
| 1. Crea las cuentas | Una cuenta por banco o caja, con su moneda y su importe de partida | La cuenta bancaria del negocio y la caja del almacén |
| 2. Registra el dinero | Cada cobro o pago en una cuenta, con fecha, importe y método | La transferencia de 8.000 € del cliente |
| 3. Asígnalo a documentos | Pon el pago en las facturas, anticipos o pedido que paga | La transferencia va a la factura de la boda, que pasa a «Pagada» |
| 4. Cobra por domiciliación | Las facturas domiciliadas crean recibos, que agrupas en una remesa para tu banco | Solo si el cliente paga por adeudo directo |
| 5. Recibe los cobros online | Con Stripe conectado, el cliente paga desde el portal y el cobro aparece solo | El cliente podría pagar el resto online |
| 6. Comprueba | Haz el arqueo al final de un turno y revisa saldos y flujo | El efectivo cobrado en el mostrador se cuenta al cerrar |
Qué cambia un pago
Registrar un pago cambia al momento el saldo de su cuenta. Asignarlo a una factura actualiza lo que la factura lleva cobrado y su : «Pendiente», «Pago parcial» o «Pagada». Los presupuestos y las proformas solo suman lo cobrado en ellos como , y un pedido suma lo que se cobró en él antes de facturar. Cómo cuenta cada documento los pagos se explica en Cómo cuentan los cobros en facturas y otros documentos.
Conviene saber
- La fecha de un pago no puede ser futura. Se acepta cualquier hora de hoy.
- Un pago no comprueba el estado del documento: puedes registrarlo contra un borrador o una factura anulada.
- Cada cuenta tiene una moneda fija, que eliges al crearla.
- Los documentos sincronizados desde tu programa de contabilidad no admiten pagos registrados a mano: sus pagos llegan con la sincronización. Consulta Facturas importadas o sincronizadas desde otros sistemas.
- Las comisiones de Stripe no se registran, así que el saldo de Stripe en Filmo nunca coincide del todo con el de Stripe.
- Los pagos, las cuentas y las pueden lanzar workflows, por ejemplo para avisar a alguien cuando se registra un pago.
A continuación
Para encontrar cada página, consulta Las páginas de Tesorería: cuentas, cobros y cajas. Para empezar, crea una cuenta bancaria o de caja.