Envía un documento por correo

La boda de Landmark Venues genera varios documentos: el presupuesto que firma el cliente, las facturas que paga y el albarán que acompaña a las tres carpas grandes. Todos se envían igual, desde su propia página, y Filmo guarda cada correo con el documento, para que cualquiera de tu equipo vea qué salió y cuándo.

Antes de empezar

• Comprueba que el documento es definitivo. En una factura, «Enviar» está desactivado hasta que se aprueba, pero un presupuesto se puede enviar como borrador, y el cliente ve entonces el borrador.
• Un documento emitido en otro sistema no se puede enviar desde Filmo. Envíalo desde ese sistema.

Envía el documento

Vamos a enviar el presupuesto de la boda a Landmark Venues. Los pasos son los mismos para una proforma, un contrato, una factura o un albarán.

1. Abre el documento Abre el presupuesto de Landmark Venues.
2. Pulsa «Enviar» Está en la cabecera. En las listas de facturas, presupuestos, proformas y órdenes de compra, también está en el menú de cada fila.
3. Elige los destinatarios Si el documento tiene personas relacionadas, como el personal del pedido o los contactos del proyecto, «Elegir destinatarios» te deja añadirlas en Para, CC o CCO. Sin personas relacionadas, este paso no aparece.
4. Revisa el correo Comprueba los destinatarios, el asunto y el texto, que salen de tu plantilla de email por defecto.
5. Envíalo Pulsa «Enviar».

Lo que recibe el cliente depende de si tienes un buzón conectado. Filmo lo decide por persona, no por cuenta: un compañero con buzón envía desde él, y uno sin buzón envía a través de Filmo.

El «Enlace al portal» dura 7 días y solo abre ese documento. Con él se puede firmar un presupuesto, una proforma o un contrato una sola vez; después sigue abriendo el documento para verlo. Las facturas simplificadas y las simplificadas rectificativas son la excepción: siempre van con el PDF.

• Con buzón conectado, el editor añade también en CC el correo de tu empresa, salvo que sea la dirección desde la que envías o que la plantilla de email por defecto fije otros destinatarios.
• Si quitas el PDF del editor, «Re-adjuntar PDF» lo vuelve a añadir. La etiqueta «Documento vinculado» indica a qué documento pertenece el correo.

Qué pasa después

• Enviarlo no cambia el estado del documento. Es una comunicación, no un paso del documento.
• El correo aparece en la tarjeta de correos del documento, y en «Ajustes» → «Otros» → «Email» → «Historial de emails» con los envíos de todos.
• Las listas de facturas y de presupuestos se pueden filtrar por estado del correo, para encontrar lo que no se ha enviado o ha rebotado.
• Cuando el cliente firma o paga en el portal, el documento cambia solo. Consulta Cómo aprueban, firman y pagan tus clientes en el portal.

Lo propio de cada documento

Envía un presupuesto al cliente

• Filmo te deja enviar un presupuesto que todavía es un borrador, y el portal le muestra al cliente la versión activa aunque sea un borrador. Pulsa antes «Guardar» en el editor, para que vea la versión que quieres.
• Sin buzón conectado, el cliente firma o rechaza el presupuesto desde el enlace del correo. Consulta Cómo aprueba el cliente un presupuesto.
• En «Información general» de la página del presupuesto ves cuántas veces lo ha abierto el cliente en el portal, y «Firma del cliente» muestra «Firmado» o «Rechazado» cuando responde.
• Enviar una versión nueva funciona igual: el cliente la ve como la vigente, y solo esa se puede firmar.

Envía una proforma al cliente

En la página de la proforma, haz clic en «Enviar». Solo funciona con una proforma «Validada»: en un borrador, el botón está desactivado.

• Con un buzón conectado, el correo sale desde tu bandeja de entrada con el PDF de la proforma adjunto.
• Sin él, la ventana de envío de Filmo añade un botón «Enlace al portal» en lugar del PDF. El cliente lo usa para abrir, firmar o pagar la proforma sin cuenta. Si tu portal no está configurado, el envío falla.
• Enviarla no cambia ningún estado: la proforma sigue «Pendiente» hasta que respondáis el cliente o tú.
• En «Ventas» → «Proformas» también puedes enviarla desde el menú de una fila, o seleccionar varias y usar «Acciones masivas» → «Enviar por email», hasta 50 a la vez.

Más sobre las proformas: Cómo funcionan las proformas.

Envía un contrato al cliente

• Emite antes el contrato: en un borrador, «Enviar» está desactivado, y el cliente nunca ve los borradores en el portal. Consulta Crea y emite un contrato.
• Sin un buzón conectado, el enlace del correo permite al cliente firmar o rechazar el contrato sin cuenta. El enlace se emite para el primer destinatario y solo sirve para firmar una vez.
• Con un buzón conectado, el correo lleva el PDF y ningún enlace: el cliente solo puede firmar entrando en el portal con su cuenta. Si no puede, marca el contrato como firmado cuando te lo devuelva en papel.
• Enviarlo no cambia ningún estado: el contrato sigue «Pendiente» hasta que el cliente lo firma o lo rechaza. Consulta Consigue la firma de un contrato.
• Un contrato anulado todavía se puede enviar; el portal lo muestra como anulado.

Envía una factura

• Aprueba antes la factura: en un borrador, «Enviar» está desactivado. Consulta Aprueba una factura.
• Sin buzón conectado, el enlace del correo deja al cliente ver la factura y pagarla online, si aceptas pagos online. Pagar no agota el enlace.
• El PDF es el mismo que descargas desde la página de la factura, con su plantilla y su idioma. Una factura anulada lleva la marca de agua de anulada. Si la factura deduce facturas anteriores, el «Total» del PDF no es el importe que cobra Filmo.
• La tarjeta «Correos» de la factura muestra cada correo con su estado, y el filtro «Estado de correo» de la lista encuentra las facturas «Sin enviar», «Enviado», «Abierto» o «Rebotado», entre otros.

Envía una factura rectificativa

Abre la factura rectificativa en «Ventas» → «Facturas» y pulsa «Enviar». Funciona como en una factura: el correo sale con el PDF de la rectificativa. «Enviar» queda en gris mientras la rectificativa es un borrador, así que apruébala antes. Consulta Crea una factura rectificativa de una factura.

Si el cliente tiene cuenta en el portal, también encuentra la rectificativa en «Abonos», con su PDF.

Envía una factura simplificada

La factura simplificada y su factura simplificada rectificativa se envían igual, con «Enviar» en su página. «Enviar» está desactivado mientras el documento es un borrador: apruébalo primero.

• El correo lleva siempre el PDF adjunto. Nunca incluye un enlace al portal del cliente, porque el portal no muestra las facturas simplificadas.
• Cualquiera con el permiso «Ventas» puede enviarlas, incluso en modo ver.
• Consulta Crea y aprueba una factura simplificada.

Envía un albarán

• «Enviar» en un albarán está en la «Vista previa» que se abre tras «Generar PDF». Usa el mismo canal y los mismos destinatarios que cualquier otro documento. Consulta Genera y envía un albarán.
• El PDF adjunto se vuelve a generar al enviar: siempre enumera todas las entregas del pedido, con la plantilla de albarán predeterminada, en el idioma elegido en «Opciones». El tipo, el contenido y la plantilla que elegiste para la vista previa no se trasladan.
• Para enviar una sola entrega, una devolución u otra plantilla, pulsa «Descargar» y adjunta tú el PDF a un correo.
• Sin buzón conectado, el enlace abre el pedido en el portal para verlo. Desde ese enlace el cliente no puede revisar la entrega.

Envía una orden de compra al proveedor

• Aprueba antes la orden de compra: en un borrador, «Enviar» está desactivado. Consulta Aprueba y envía una orden de compra.
• Sin buzón conectado, el enlace permite al proveedor ver la orden de compra en el portal: su número, fecha, estado e importes. Las facturas de proveedor nunca se muestran en el portal.
• Enviarla no cambia el estado de la orden de compra.

Otras formas de enviarlo

Envía varios documentos a la vez

En la lista de facturas, presupuestos o proformas, selecciona los documentos y elige «Acciones masivas» → «Enviar por email». Filmo los agrupa por cliente: cada cliente recibe un correo con sus PDF, comprimidos si son varios y repartidos en varios correos si pesan demasiado.

• Hasta 50 documentos por envío; el contador junto a la opción muestra cuántos has seleccionado.
• Los envíos masivos siempre salen a través de Filmo, aunque tengas un buzón conectado, y llevan los PDF, no un enlace al portal. Para que un cliente sin cuenta en el portal firme un presupuesto online, envíalo por separado.
• Si falla el envío a un cliente, los demás siguen, y al final puedes reintentar los que han fallado.
• Los documentos emitidos en otro sistema se dejan aparte, y Filmo te avisa.

Elige los destinatarios por defecto y el texto del correo

Un administrador los configura en «Ajustes» → «Otros» → «Email»:

• «Configuración de email» → «Destinatarios por defecto»: los correos preseleccionados para cada tipo de documento.
• «Plantillas de email»: el asunto, el texto y la firma de los correos, con variables como el nombre del contacto o el número del documento. La plantilla marcada por defecto rellena el correo.
• «Configuración de email» también fija el «Nombre del email», las copias y las «Direcciones de respuesta» de cada tipo de documento. Solo se aplican cuando envías sin buzón conectado.

Si algo no funciona

Recursos relacionados

• Cómo aprueban, firman y pagan tus clientes en el portal
• ¿Por qué el cliente no puede firmar el presupuesto?
• Aprueba una factura
• Genera y envía un albarán