Ciclo de vida y estados del pedido
Cómo avanza un pedido del borrador al completado y qué significa cada estado para tu stock.
Todos los trabajos empiezan igual: un cliente necesita material en un sitio y unas fechas. Lo presupuestas, lo confirmas, preparas el material, lo envías, lo recoges y lo facturas. En Filmo, todo eso vive en un mismo sitio: el pedido.
Piensa en el pedido como la carpeta del trabajo. Guarda quién es el cliente, cuándo sale el material y cuándo vuelve, qué se lleva, cuánto cuesta y cada presupuesto, factura y contrato que envías.
Dos cosas hacen que trabajar con pedidos sea sencillo:
- Un pedido nuevo no toca tu stock. Es un «Borrador»: puedes montarlo, ponerle precio y enviar un presupuesto mientras el material sigue libre para cualquier otro trabajo. Solo se bloquea cuando pulsas «Reservar».
- Los documentos salen del pedido. El presupuesto, la factura o el contrato se crean desde el propio pedido, así que siempre cuadran con lo que alquilas.
Cómo avanza un trabajo en Filmo
Sigamos uno real. Landmark Venues organiza una boda y necesita tres carpas grandes, 120 sillas Chiavari y doce mesas redondas para un fin de semana.
- Crea el pedido Añade a Landmark Venues, las fechas de la boda y el material, y guárdalo como borrador. Consulta Crea un pedido.
- Envía un presupuesto, si lo quieren En la tarjeta «Documentos», pulsa «Añadir» y elige «Presupuesto».
- Reserva cuando confirmen Pulsa «Reservar». Filmo comprueba que las carpas, las sillas y las mesas están libres ese fin de semana y te las guarda. Consulta Reserva el material de un pedido.
- Prepara y entrega En la página «Entrega», marca lo que está preparado y lo que ha salido. Consulta Prepara un pedido para la entrega y Entrega un pedido y cierra la entrega.
- Recógelo y verifícalo En la página «Devolución», marca lo que ha vuelto y en qué estado, y . Consulta Registra la devolución y revisa el material.
- Factura y cierra Crea la factura desde «Documentos». Cuando todo está verificado, el pedido pasa a «Completado».
Además, en cuanto reservas, Filmo pone la entrega y la devolución en tu Agenda, para que el almacén sepa lo que viene.
Qué significa cada estado
Solo cambias el estado tú una vez, de «Borrador» a «Reservado». A partir de ahí, Filmo avanza el pedido a medida que el material se prepara, se entrega y se devuelve. Cuando solo se ha movido una parte, verás el paso en curso, como «Entregando...».
| Estado | Qué está pasando | Cambia cuando | ¿Material bloqueado? |
|---|---|---|---|
| Borrador | Aún estás montando el trabajo. | Guardas un pedido nuevo | No |
| Reservado | El material está guardado para las fechas del trabajo. | Pulsas «Reservar» | Sí |
| Preparando... / Preparado | El almacén lo está preparando. | Se marca material como preparado | Sí |
| Entregando... / En uso | Va de camino o está con el cliente. | Se marca material como entregado | Sí |
| Devolviendo... / Devuelto | Ha vuelto y espera la verificación. | Se marca material como devuelto | Sí |
| Verificando... | Una parte ya está verificada. | Se verifica una parte | Hasta que se verifica |
| Completado | El trabajo está cerrado. | Todo está verificado | No |
| Cancelado | El trabajo no sigue adelante. | Pulsas «Cancelar pedido» | No |
Nota: «Archivado» no es un estado. Un pedido archivado conserva su estado y simplemente sale de tu listado; activa el filtro «Archivado» para volver a verlo.
Conviene saber
- Los cambios en un pedido que ya existe no se guardan mientras escribes. Cuando cambias algo, aparece la barra «Cambios sin guardar»; pulsa «Guardar» cuando termines.
- Puedes guardar un pedido sin cliente, pero lo necesitarás antes de crear cualquier documento.
- Los pedidos no se borran nunca. Si un trabajo se cae, lo cancelas, y para quitarlo de tu listado, lo archivas.
- Algunas cosas se bloquean a medida que avanza el trabajo. Cuando el material está preparado ya no puedes cambiar su cantidad, y un pedido cancelado o completado no admite líneas ni fechas nuevas.
Lo siguiente
Mira dónde está cada cosa en pantalla: El listado de pedidos y la ficha del pedido.