Plantillas contables y en qué orden instalarlas

Los workflows ya hechos que envían y reciben con Xero, QuickBooks y Holded, en el orden de instalación, y qué hace cada uno.

Los administradores de la cuenta crean y publican los workflows desde las plantillas. El resto ve las plantillas con «Solo los administradores pueden crear workflows».

Xero, QuickBooks Online y Holded se están poniendo en marcha. Si en tu cuenta la tarjeta muestra «Próximamente», o su pestaña «Workflows» dice que las automatizaciones llegarán próximamente, todavía no están disponibles para ti.

Mantener la contabilidad al día son muchas tareas pequeñas: enviar cada factura cuando se aprueba, enviar cada cobro, traer lo que anota tu gestor, avisar a alguien cuando algo deja de cuadrar. No quieres diseñarlas desde cero.

Una es una de esas tareas, lista para instalar. Cada plantilla se convierte en un workflow tuyo que hace una sola cosa, como una regla de tu correo que ordena un tipo de mensaje. Xero, QuickBooks Online y Holded comparten las mismas plantillas; solo cambian el destino y lo que admite cada programa.

Instala una plantilla

Abre la integración Ve a «Configuración» → «Integraciones» → «Xero» y abre la pestaña «Workflows».
Elige una plantilla Las plantillas aparecen en grupos numerados. Haz clic en la que quieras: Filmo crea el workflow y lo abre como borrador.
Rellena lo que esté vacío La mayoría no necesita nada. Las que traen cobros a Filmo piden una cuenta de tesorería y un método de pago.
Publícala Haz clic en «Publicar y activar». Hasta entonces no se ejecuta.

Al publicar, Filmo comprueba que la conexión tiene lo que necesitan los pasos de la plantilla. Si falta algo, no la deja activa y lo muestra en ; consulta Soluciona la configuración pendiente de Xero. Para el editor, consulta Crea un workflow desde una plantilla y Publica y activa un workflow.

En qué orden instalarlas

El orden importa porque cada cobro necesita antes su factura en Xero. Aun así, si un cobro llega antes que su factura, el paso del cobro envía primero la factura.

Grupo	Plantillas	Para qué
1. Facturación de Filmo a Xero	Facturas aprobadas, cobros registrados, facturas de proveedor validadas, pagos a proveedores registrados, contactos que cambian	Todo lo que nace en Filmo, en Xero. Instala este grupo primero, empezando por las facturas.
2. Cobros desde Xero	Cobros anotados en Xero, pagos a proveedor anotados en Xero	Si tu gestor también anota cobros en Xero, tráelos a Filmo.
3. Rectificativas	Rectificativas aprobadas	Las rectificativas de Filmo, también en Xero.
4. Opcionales	Anular facturas y rectificativas, eliminar cobros y pagos	Reflejar en Xero lo que anulas o eliminas en Filmo. En Xero es irreversible.
5. Avisos	Anulaciones y cobros eliminados en Xero, conciliación semanal	Saber al momento cuándo Xero y Filmo dejan de cuadrar.

Debajo de los grupos, «Más plantillas» muestra otras plantillas que usan la integración fuera de esta guía.

Todas las plantillas y qué programa las tiene

Plantilla	Se inicia con	Qué hace	Xero	QuickBooks	Holded
Enviar las facturas validadas en Filmo	Factura validada	Crea la factura con su cliente, líneas por impuesto y vencimiento, y la enlaza	Sí	Sí	Sí
Enviar los cobros registrados en Filmo	Pago registrado (cobros)	Añade el cobro a su factura; si no puede, crea una tarea	Sí	Sí	Sí
Enviar las facturas de proveedor validadas	Factura de proveedor validada	Registra la factura de proveedor con sus impuestos de compra	Sí	Sí	Sí
Enviar los pagos a proveedores registrados en Filmo	Pago registrado (pagos)	Añade el pago a su factura de proveedor; si no puede, crea una tarea	Sí	Sí	Sí
Actualizar los contactos que cambian en Filmo	Contacto actualizado	Envía el nuevo nombre, email y NIF de un contacto ya enviado; si no puede, crea una tarea	Sí	Sí	Sí
Registrar en Filmo los cobros anotados allí	Factura cobrada en el programa	Registra el cobro en la factura de Filmo; si no puede, crea una tarea	Sí	Sí	Sí
Registrar en Filmo los pagos a proveedor anotados allí	Factura de proveedor pagada en el programa	Registra el pago en la factura de proveedor; si no puede, crea una tarea	Sí	Sí	Sí
Enviar las facturas rectificativas validadas	Nota de crédito validada	Crea la rectificativa y la enlaza	Sí	Sí	Sí
Anular las facturas anuladas en Filmo	Factura anulada	Opcional. Anula la factura enlazada	Sí	Sí	Sí
Anular las rectificativas anuladas en Filmo	Nota de crédito anulada	Opcional. Anula (Xero) o borra (QuickBooks) la rectificativa enlazada	Sí	Sí	No
Eliminar los cobros y pagos eliminados en Filmo	Pago eliminado	Opcional. Elimina lo que envió Filmo; si no puede, crea una tarea	Sí	Sí	Sí
Avisar cuando se anula allí una factura válida	Factura anulada en el programa	Crea una tarea. No cambia nada	Sí	Sí	No
Avisar cuando se anula allí una factura de proveedor válida	Factura de proveedor anulada en el programa	Crea una tarea	Sí	Sí	No
Avisar cuando se anula allí una rectificativa válida	Abono anulado en el programa	Crea una tarea	Sí	Sí	No
Avisar cuando se elimina allí un cobro o pago de Filmo	Cobro o pago eliminado en el programa	Crea una tarea	Sí	Sí	No
Avisar cuando cambia allí un cobro o pago de Filmo	Cobro o pago modificado en QuickBooks	Crea una tarea si cambia el importe o la fecha	No	Sí	No
Conciliar cada semana las facturas abiertas	Cada lunes a las 08:20	Compara facturas y facturas de proveedor abiertas y crea una tarea si alguna no cuadra	Sí	Sí	Sí

En total, Xero tiene 16 plantillas, QuickBooks 17 y Holded 11. Holded no tiene avisos, así que la es su única forma de detectar una anulación o un cobro eliminado.

Dónde aparecen las tareas

Cuando una plantilla no puede terminar su trabajo, por ejemplo con un cobro repartido entre dos facturas, crea una tarea con el motivo. La tarea tiene la fecha del día de la ejecución, no tiene responsable y no está enlazada a la factura. La encontrarás en «Agenda» → «Listado de tareas» y en la Agenda, con un título como «Cobro pendiente de enviar a Xero». Para darles un responsable, edita el paso de la tarea en el workflow. Consulta Consulta las tareas próximas y vencidas.

Conviene saber

Una plantilla, un paso. Lo que necesita un envío (cliente, líneas, cuentas, impuestos) sale del documento y de la conexión, así que la plantilla no lo pide.
Repetir no duplica. Un segundo envío del mismo documento encuentra el enlace y no escribe nada.
Los avisos nunca cambian Filmo. Deshacer lo que se deshizo en Xero lo decide una persona.
Una vez creado, el workflow es tuyo: cámbialo en el editor y la plantilla se queda como estaba.

Instalar no es retroactivo

Una plantilla actúa sobre lo que pasa después de publicarla. Las facturas aprobadas antes no se envían. Para enviar una, crea un workflow con el disparador «Ejecución manual» sobre facturas y el paso «Enviar factura a Xero», y usa «Ejecutar workflow» en cada factura. Una factura que ya esté en Xero solo se enlaza. Consulta Ejecuta un workflow manualmente.

Nota: Las plantillas de anulación y el grupo «4. Opcionales» dicen que queda una tarea cuando el documento no se puede anular. Eso pasa en Holded. En Xero y QuickBooks la ejecución falla con el motivo del programa y no se crea ninguna tarea: revisa las ejecuciones fallidas del workflow.

Siguiente paso

Empieza por Envía facturas y abonos a Xero.