Trae a Filmo los cobros registrados en Xero
Los cobros que tu gestor anota en Xero se registran en la factura de Filmo, y recibes una tarea cuando Xero y Filmo dejan de cuadrar.
Lo prepara un administrador. Después, registrar cobros necesita que quien creó el workflow tenga «Tesorería» en modo editar.
Xero, QuickBooks Online y Holded se están poniendo en marcha. Si en tu cuenta la tarjeta muestra «Próximamente», o su pestaña «Workflows» dice que las automatizaciones llegarán próximamente, todavía no están disponibles para ti.
En muchas empresas el gestor concilia el extracto del banco en Xero. Cuando marca allí como cobrada la factura de la boda, Filmo debería saberlo, o la factura sigue mostrando saldo y alguien reclama el pago a un cliente que ya ha pagado.
Antes de empezar
- Las facturas tienen que haberse enviado desde Filmo: los cobros en facturas de Xero que no salieron de Filmo no inician nada.
- Decide con qué y método de pago de Filmo se registran estos cobros.
Registra en Filmo los cobros de Xero
- Instala la plantilla En «Configuración» → «Integraciones» → «Xero» → «Workflows», grupo «2. Cobros desde Xero», elige «Registrar en Filmo los cobros anotados en Xero».
- Elige adónde van En el paso «Registrar cobro de Xero en Filmo», elige la cuenta de tesorería y el método de pago por defecto. La plantilla los deja vacíos.
- Publícala Haz clic en «Publicar y activar».
A partir de ahora, cuando aparece en Xero un cobro confirmado en la factura F260012, se dispara «Factura cobrada en Xero» y el paso lo registra en la factura de Filmo, una sola vez. Aparece en la factura y en Tesorería como cualquier otro cobro.
Lleva cada cuenta bancaria de Xero a su cuenta de tesorería
Si usas más de una cuenta bancaria, configura en «Gestionar conexión»: para cada cuenta bancaria de Xero, la cuenta de tesorería y el método de pago de Filmo que se usan. Mandan sobre los valores del paso. Un cobro que entra por una cuenta sin asignar usa los valores del paso, y la cuenta aparece en .
Cuándo no se registra un cobro
- La factura de Xero no está enlazada con una factura de Filmo, o la de Filmo ya no está validada.
- Las dos facturas están en monedas distintas, o la cuenta de tesorería está en otra moneda.
- El importe supera el saldo pendiente de la factura de Filmo.
- El cobro no está confirmado en Xero.
Entonces no se registra nada y la plantilla crea la tarea «Cobro de Xero pendiente de registrar» con el motivo. Filmo nunca empareja por importe ni por nombre.
Pagos a proveedores
La plantilla que registra los pagos a proveedor funciona igual, con el disparador «Factura de proveedor pagada en Xero». El pago entra en Filmo como un pago de salida en la factura de proveedor.
Recibe un aviso cuando Xero y Filmo dejan de cuadrar
Instala las plantillas del grupo de avisos para enterarte cuando algo todavía válido en Filmo se deshace en Xero. Cada solo crea una tarea con el número del documento. Nunca cambia Filmo: anular una factura o quitar un cobro afecta al saldo y al cliente, así que decide una persona.
| Disparador | Se dispara cuando |
|---|---|
| Factura cobrada en Xero | Aparece un cobro nuevo y confirmado en una factura enlazada con Filmo |
| Factura de proveedor pagada en Xero | Aparece un pago nuevo en una factura de compra enlazada |
| Factura anulada en Xero | Una factura enlazada se anula o se borra en Xero mientras sigue válida en Filmo |
| Factura de proveedor anulada en Xero | Lo mismo con una factura de proveedor |
| Abono anulado en Xero | Lo mismo con una rectificativa |
| Cobro o pago eliminado en Xero | Un cobro o pago que Filmo conoce desaparece o se anula en Xero |
La plantilla de es la red de seguridad. Cada lunes a las 08:20 lee hasta 25 facturas y 25 facturas de proveedor abiertas y enlazadas en Filmo, y crea una tarea por tipo si alguna está anulada, borrada o con otro saldo en Xero. No cambia nada.
Conviene saber
- Cada cobro se dispara una vez, aunque Xero avise varias veces.
- Los cobros que envió el propio Filmo no vuelven, así que un workflow nunca se dispara a sí mismo.
- Si eliminas en Filmo un cobro que llegó de Xero, no se vuelve a importar: el siguiente intento pide revisión.
- Un aviso de Xero llega a todos los workflows publicados de la empresa que lo escuchan, los haya creado quien los haya creado.