Cómo funciona conectar tu correo y tu calendario
Cada persona vincula su buzón y su calendario a Filmo: el correo llega a Emails, los documentos salen desde tu dirección y tus tareas, a tu calendario.
Cualquier persona del equipo, sin permisos especiales. Cada persona conecta y gestiona solo su propio buzón y su propio calendario.
Necesita el complemento , que se contrata por persona y tiene 30 días de prueba.
Buena parte de un negocio de alquiler pasa por el correo. La organizadora de Landmark Venues pide un presupuesto para la boda, se lo envías, responde con cambios, y el equipo necesita saber cuándo cargar las tres carpas grandes. Si el correo está en un sitio y los trabajos en otro, te pasas el día copiando de uno a otro.
Conectar tu correo y tu calendario los trae a Filmo. Cada persona del equipo vincula su propio buzón y su propio calendario a su usuario de Filmo. Ese vínculo es una : Filmo lee y envía en tu nombre sin conocer nunca tu contraseña.
Qué consigues
- Con un , tu correo está en «Emails», en la sección «Otros» del menú lateral, y respondes desde Filmo con tu propia dirección.
- Los documentos salen desde tu dirección. Cuando pulsas «Enviar» en el presupuesto de Landmark Venues, se abre tu propio correo con el PDF adjunto, y el mensaje queda en tus enviados.
- Con un calendario conectado, las tareas y los que tienes asignados aparecen en un calendario llamado “Filmo” de tu cuenta de Google o Microsoft.
Cómo funciona la conexión
Cada persona conecta el suyo
La conexión es de la persona que la autoriza, no de la empresa. Nadie más puede usarla ni desconectarla, ni siquiera un administrador, y un administrador no puede conectar un buzón por ti ni ver el tuyo.
El correo y el calendario se conectan por separado
Cada uno tiene su tarjeta en «Integraciones». Conectar «Gmail» no conecta «Google Calendar»: conecta cada tarjeta que necesites. Si los dos son de la misma cuenta de Google o Microsoft, autorizas una vez por tarjeta, y las dos conexiones comparten después esa autorización.
Tu buzón cambia cómo se envían los documentos
Con un buzón, «Enviar» en un documento abre tu propio correo con el PDF adjunto. Sin buzón, Filmo envía el correo desde su propio remitente con un en lugar del PDF, salvo en las facturas simplificadas y sus rectificativas. Filmo lo decide por persona: un compañero sin buzón sigue enviando a través de Filmo. Consulta Envía un documento por correo.
Los envíos masivos desde una lista y los documentos que envía un workflow salen siempre a través de Filmo, aunque tengas un buzón conectado.
Qué proveedores de correo y calendario puedes conectar
| Tarjeta | Qué conecta | Conviene saber |
|---|---|---|
| Gmail | El correo de Google | Disponible. |
| Outlook | El correo de Microsoft | Puede mostrar «Próximamente». Entonces todavía no se puede conectar. |
| iCloud Mail | El correo de iCloud | Marcada como «Beta». Entras con una contraseña de aplicación. |
| IMAP | El correo de cualquier otro proveedor, como AOL | También indicas los servidores de entrada y de salida (SMTP). |
| Google Calendar | El calendario de Google | Disponible. |
| Outlook Calendar | El calendario de Microsoft | Igual que «Outlook». |
iCloud e solo conectan el correo: no hay calendario de iCloud. Puedes tener una conexión por tarjeta, así que un buzón de Gmail y otro IMAP a la vez, pero no dos de Gmail.
Qué se sincroniza y cuándo
| Qué | Cuándo llega a Filmo |
|---|---|
| El correo de antes de conectar | Al conectar: los últimos 30 días, hasta 2.000 mensajes, en segundo plano. |
| El correo nuevo o modificado | En cuanto tu proveedor avisa a Filmo. |
| El correo que envías desde Filmo | Al momento. |
| Tus tareas y servicios internos, al calendario “Filmo” | Cuando se crean, se cambian o se eliminan en Filmo. |
| Los eventos de los calendarios que importas | Cada 10 minutos, o al momento con «Sincronizar ahora». |
El correo anterior a esos 30 días no se trae nunca, y no hay ningún botón para volver a sincronizar el correo. Filmo no tiene buzón propio: «Emails» muestra lo que ha sincronizado de tu cuenta.
Estados de la conexión
| En la tarjeta | Qué significa | Qué puedes hacer |
|---|---|---|
| Un botón «Conectar» | No has conectado esta tarjeta, o la desconectaste. | Conectarla. |
| Conectada | La autorización se completó. | Usarla. «Gestionar conexión» muestra sus datos. |
| Próximamente | El proveedor todavía no está disponible en tu cuenta. | Nada por ahora. |
| Beta | El proveedor aún está en pruebas. | Puedes conectarlo. |
«Conectada» no siempre significa que funcione
Si tu autorización caduca o quitas el acceso de Filmo en Google o Microsoft, por ejemplo después de cambiar la contraseña, la tarjeta sigue diciendo «Conectada». Si deja de llegar correo o falla un envío, desconecta y vuelve a conectar. Consulta Soluciona el correo o calendario que dejó de sincronizar.
Conviene saber
- Sin el complemento, se para la sincronización. Si tu cuenta pierde «Vinculación de email y calendario», Filmo deja de traer correo y eventos y deja de actualizar tu calendario, aunque las tarjetas sigan mostrando la conexión. Lo que llegue mientras tanto no se recupera cuando vuelve el complemento.
- Desconectar no borra nada: lo que Filmo ya sincronizó se queda en Filmo, y no cambia nada en tu proveedor.
- Filmo nunca guarda tu contraseña. Un proveedor de conexión externo guarda la autorización, y tu correo y tus eventos pasan por él, con los datos en la Unión Europea.
- Las etiquetas de correo son de toda la empresa. Cualquier usuario con el complemento puede crearlas, y sus acciones se aplican al correo de todos los buzones conectados de la cuenta. Consulta Etiqueta automáticamente el correo entrante.
- Para que una tarea llegue a tu calendario, tienes que estar asignado a ella con tu ficha de personal, vinculada a tu usuario de Filmo. Qué se publica y sus opciones están en Ajustes de sincronización con Google Calendar.
Lo siguiente
Conecta tu buzón: Conecta tu correo a Filmo. Para conectar tu calendario, consulta Conecta Google Calendar.