Trabaja con proyectos desde archivos, NEO, la API y los flujos de trabajo
Qué pueden hacer con los proyectos la importación de archivos, la API pública, NEO y los flujos de trabajo, y qué no, como cambiar el estado.
Archivos: el permiso «Proyectos» en modo editar, también para exportar. NEO y flujos de trabajo: el permiso «Proyectos», ver para consultar y editar para cambiar; en un flujo de trabajo, el permiso de su propietario. La API pública: una clave con acceso de lectura o escritura a proyectos.
Importar y actualizar desde un archivo no está disponible en las .
La ficha del proyecto no es la única entrada. Puedes crear proyectos en bloque desde una hoja de cálculo, dejar que NEO te diga cómo va un trabajo, conectar tus propios sistemas con la API o encargar a un flujo de trabajo las tareas repetitivas. Cada vía tiene sus límites, así que aquí tienes qué esperar de cada una.
| Vía | Qué puede hacer | Qué no puede hacer |
|---|---|---|
| Archivos | Crear proyectos, exportarlos y actualizar las fechas y los contactos de proyectos sin pedidos | Vincular pedidos |
| API pública | Listar, consultar, crear y editar proyectos, archivarlos y desarchivarlos, y vincular o desvincular pedidos | Cambiar el estado |
| NEO | Responder preguntas sobre proyectos, proponer cambios en sus datos, vincular o desvincular pedidos y resumir la rentabilidad | Cambiar el estado |
| Flujos de trabajo | Crear, actualizar, consultar y archivar proyectos, desvincular pedidos, exportar y generar un PDF de propuesta | Cambiar el estado, vincular un pedido |
Importa, exporta y actualiza proyectos desde un archivo
En «Proyectos», el menú «⋯» tiene «Importar», «Exportar», «Actualizar fechas», «Actualizar contactos» y «Cargar pedidos». Las columnas, formatos y pasos de cada archivo se explican en Importa proyectos desde una hoja de cálculo.
- «Importar» crea un proyecto por fila, en «Borrador», con su nombre, fechas, cliente, , , color, y etiquetas. El tipo tiene que existir ya, y el color tiene que tener la forma #RRGGBB.
- «Exportar» descarga tus proyectos, como «Exportación completa» o como archivo de partida de cada actualización.
- «Actualizar fechas» y «Actualizar contactos» solo cambian proyectos que aún no tienen pedidos. A diferencia de la ficha, actualizar los contactos desde un archivo no les avisa ni actualiza el chat del proyecto. Ninguna de las dos comprueba si un proyecto está archivado.
Atención: Vincular pedidos desde un archivo no funciona hoy: «Cargar pedidos» y la columna «Pedido» de «Importar» dan todos los pedidos por no encontrados. Deja vacía la columna «Pedido» y vincula los pedidos desde el proyecto con «Añadir pedido al proyecto».
La API pública
- Lista y consulta proyectos, filtrados por estado, archivado, cliente, tipo y fechas, y lista tus tipos de proyecto.
- Crea proyectos, siempre en «Borrador», con las mismas comprobaciones que el diálogo de creación.
- Edita el nombre, las fechas, el cliente, el tipo, la referencia externa, la ubicación y el color. No toca el estado, el archivado ni los pedidos, y rechaza los proyectos archivados.
- Archiva y desarchiva, solo desde «Borrador» o «Cancelado», como la ficha.
- Vincula o desvincula un pedido. Vincular falla si el proyecto está archivado.
- Una fecha enviada como un solo día se toma como medianoche en la zona horaria de tu empresa.
NEO
NEO consulta proyectos, sus pedidos, documentos y rentabilidad. Con el modo editar, también puede proponer cambios en los datos de un proyecto, en un formulario que revisas antes de aplicarlo, y vincular o desvincular pedidos cuando lo confirmas. En «Finanzas», «Snapshot de rentabilidad con NEO» resume cómo va el proyecto, y consume .
Flujos de trabajo
Pasos de flujo de trabajo para proyectos: «Crear proyecto», «Actualizar proyecto», «Archivar proyecto», «Desvincular pedido de proyecto», «Obtener proyecto», «Consultar rentabilidad de un proyecto» (con el módulo adicional «Rentabilidad equipos, pedidos y proyectos»), «Exportar proyectos (Excel)» y «Generar propuesta técnica (PDF)». No hay paso «Vincular pedido a proyecto»: vincula desde el proyecto, la API o NEO.
- Un flujo de trabajo puede empezar cuando se crea, actualiza, archiva o desarchiva un proyecto, cuando se vincula o desvincula un pedido de un proyecto y cuando se vincula o desvincula una incidencia.
- «Generar propuesta técnica (PDF)» genera un PDF con tu imagen de marca: el presupuesto de los pedidos del proyecto, con los importes que ve el cliente, el calendario, los responsables y una presentación redactada con IA. Consume créditos de IA. El texto sale en el idioma elegido en el paso, en español si no se elige ninguno, y los títulos del propio documento siempre van en español.
- En un proyecto, «⋯» → «Ejecutar workflow» ejecuta un flujo de trabajo sobre él. Solo lo ven los administradores. Consulta Ejecuta un workflow manualmente.
Proyectos creados desde otros sitios
- Un pedido web que indica un proyecto crea primero el proyecto, en «Borrador» y con el cliente del pedido, y después el pedido, ya vinculado.
- Al importar pedidos, una fila con nombre de proyecto crea un proyecto nuevo para ese pedido, uno por fila aunque el nombre se repita. Si el proyecto no se puede crear, el pedido se importa sin proyecto y el resultado te lo indica.
- En las cuentas de Campus, las personas de la app móvil crean proyectos en «En progreso» y se unen a otros con el .
Si ves un error
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| Pedido “…” no encontrado en la base de datos | Rellenaste la columna «Pedido» o usaste «Cargar pedidos». Vacía la columna y vincula los pedidos desde el proyecto. |
| El proyecto “…” tiene N pedido(s) asociado(s)… | «Actualizar fechas» y «Actualizar contactos» no cambian proyectos con pedidos. Haz el cambio en la ficha. |
| «Errores» en el resultado, sin detalle | Una fila no se pudo guardar, normalmente porque su tipo de proyecto no existe. Compara el resultado con tu archivo, crea el tipo o corrige su nombre e importa de nuevo esa fila. |
| The order could not be unlinked: check that the project exists in this subscription | El proyecto es de otra cuenta o no existe. Revisa qué proyecto estás usando. |