Cómo aprueban, firman y pagan tus clientes en el portal

Conseguir un sí y cobrar solía significar imprimir la oferta, esperar una copia firmada y perseguir una transferencia. Con Filmo, Landmark Venues lee el presupuesto de la boda online y lo firma, más tarde paga la factura con tarjeta, y tu cuenta se actualiza sin que nadie de tu equipo intervenga.

Todo eso pasa en tu portal del cliente, el espacio propio de tus clientes donde ven sus documentos y actúan sobre ellos. Un cliente llega de una de estas dos formas:

• Con cuenta en el portal: lo invitas, y ve todos los documentos de las secciones que has activado, con su historial y sus mensajes.
• Sin cuenta: abre el «Enlace al portal» de un correo que enviaste sin buzón conectado. Dura 7 días, solo abre ese documento y no da acceso al resto del portal.

Qué ve el cliente

En «Documentos», el cliente encuentra sus «Facturas», «Presupuestos», «Proformas», «Contratos» y «Abonos», cada uno si has activado su sección, con filtros y «Descargar» para el PDF. «Inicio» resume lo que debe y enumera lo que «Necesita tu atención».

Cada documento se abre con su PDF y sus detalles, y además:

• «Historial»: cuándo se emitió, versiones nuevas, firmas, rechazos, cambios solicitados y pagos recibidos.
• «Archivos»: los adjuntos que has marcado como «Visible en el portal» en el documento.
• «Mensajes»: con cuenta, el cliente puede abrir una conversación con tu equipo sobre ese documento.

Cada lista muestra los 500 documentos más recientes de cada tipo, así que no sirve como extracto de cuenta completo.

Facturas rectificativas en el portal del cliente

El cliente ve sus facturas rectificativas en «Abonos», salvo los borradores, con el estado «Emitido» o «Anulado». Puede abrir cada una, ver el «Importe abonado» y la «Factura original» y descargar el PDF; no hay nada que aprobar ni pagar. Consulta Qué cambia una factura rectificativa.

Aprobar y firmar

Se pueden firmar los presupuestos, las proformas y los contratos pendientes y sin caducar. El cliente pulsa «Aprobar y firmar» y entonces:

1. Escribe su nombre Rellena «Nombre completo».
2. Firma Dibuja su firma o, si no puede dibujarla, la escribe: su nombre queda registrado como firma.
3. Acepta las condiciones Marca la casilla que dice que está autorizado a aprobarlo y que acepta tus condiciones, y puede dejar un comentario.
4. Confirma Pulsa «Firmar y aprobar».

Aprobar confirma un presupuesto o una proforma. Filmo registra el correo verificado, el nombre, la firma, la fecha, la dirección IP, el navegador y una huella del documento firmado. Si el cliente pulsa «Rechazar», el presupuesto o la proforma se cancela: puede dejar un comentario, y no se le pide firmar. Un contrato funciona de otra forma: firmarlo o rechazarlo solo cambia su estado de firma, y el contrato sigue emitido (consulta Cómo firma el cliente un contrato, más abajo).

Cómo aprueba el cliente un presupuesto

Landmark Venues abre el presupuesto de la boda y lo firma. Lo propio de los presupuestos:

• Solo se puede firmar la versión activa. El cliente puede mirar las otras versiones «Validada», pero eso no cambia cuál firma.
• Cuando firma, la versión activa pasa a «Confirmado» y las demás a «Superada», igual que si la hubieras confirmado tú. Su comentario se guarda en las «Notas de confirmación» del presupuesto.
• El cliente recibe un correo de confirmación y tu equipo la notificación «Presupuesto firmado desde el portal». En la página del presupuesto, «Firma del cliente» muestra «Firmado».
• Si lo rechaza, la versión activa pasa a «Cancelado», tu equipo recibe la notificación «Presupuesto rechazado desde el portal» y «Firma del cliente» muestra «Rechazado». Puedes devolverlo a «Pendiente» o añadir una versión nueva, que el cliente podrá firmar.

Si el cliente no puede firmar, consulta ¿Por qué el cliente no puede firmar el presupuesto?.

Cómo acepta o rechaza el cliente una proforma

Un cliente con cuenta en el portal encuentra la proforma en «Proformas»; uno sin cuenta la abre desde tu correo. Ve el PDF, el importe, la fecha «Válida hasta» y el estado «Pendiente de firma».

1. Aceptar Hace clic en «Aprobar y firmar», escribe su «Nombre completo», dibuja su firma (o usa «¿No puedes dibujar? Usa firma escrita»), marca la casilla de aceptación de las condiciones, puede dejar un «Comentario (opcional)» y hace clic en «Firmar y aprobar». La proforma pasa a «Confirmado».
2. Rechazar Hace clic en «Rechazar» y confirma con «Sí, rechazar». La proforma pasa a «Cancelado», y no puede deshacerlo desde el portal.
3. Pedir cambios «Solicitar cambios» abre el chat del portal sobre esa proforma, si tu portal lo tiene.

• Solo se puede firmar o rechazar una proforma «Pendiente» que no ha caducado. Pasada la fecha los botones siguen ahí, pero no funcionan.
• Una proforma «Confirmado» se puede seguir pagando; una «Cancelado», no.
• El enlace de tu correo sirve una vez para firmar o rechazar.
• Filmo registra el email verificado, el nombre, la firma, el comentario, la dirección IP, el navegador, la fecha y una huella del documento. Es una prueba de aceptación, no una firma electrónica cualificada.
• Si editas la proforma después de firmada, el cliente ve el documento nuevo; la firma queda registrada sobre lo que firmó.

Para que se vean los botones, la sección «Proformas» y la «Firma de proformas» tienen que estar activadas en los ajustes de tu portal; las dos lo están por defecto. Con «Pagos online» activado y tu cuenta de Stripe lista, el cliente también puede pagar toda la proforma como anticipo con «Pagar y confirmar», y eso la confirma. Consulta Cobra un anticipo de una proforma y ¿Por qué el cliente no puede firmar o pagar la proforma?.

Cómo firma el cliente un contrato

Landmark Venues abre el contrato de la boda desde tu correo, o desde «Documentos» → «Contratos» en el portal. Lo propio de los contratos:

• Solo se puede firmar un contrato emitido cuyo estado de firma sea «Pendiente», y solo hasta su fecha de «Válido hasta». Después, todavía puedes marcarlo como firmado en Filmo.
• Firmar pone el estado de firma del contrato en «Firmado»; el contrato sigue emitido. Tu equipo recibe la notificación «Contrato firmado desde el portal», y el cliente un correo de confirmación con un enlace para ver el contrato.
• Filmo guarda la copia firmada: el PDF exacto que vio el cliente. Desde entonces, la página del contrato, «Descargar» e «Imprimir» devuelven esa copia, con la casilla de firma del cliente vacía, porque la firma se guarda con su prueba.
• Si el contrato cambia entre que el cliente lo abre y lo firma, la firma se rechaza y se le pide que recargue la página.
• Rechazar pone el estado de firma en «Cancelado» y es definitivo: el contrato ya no se puede firmar. Anúlalo y envía uno nuevo.
• Con «Solicitar cambios», un cliente con cuenta en el portal abre un chat sobre el contrato antes de firmarlo. Tú lo contestas en «Comunicación» → «Portal del cliente». Los clientes que llegan desde el enlace del correo, sin cuenta, no ven esta opción.
• Los contratos anulados siguen visibles en el portal, marcados como anulados.

Para registrar una firma hecha en papel, o si el cliente no puede firmar, consulta Consigue la firma de un contrato.

Pagar online

Con los pagos online configurados, el cliente paga en Stripe con tarjeta, Apple Pay, Google Pay o transferencia, según lo que hayas activado allí.

Cómo paga el cliente una factura

La factura muestra «Pagar» por todo el importe pendiente. Landmark Venues abre la primera factura de la boda, pulsa «Pagar» y:

1. Paga en Stripe Introduce sus datos de pago en la página de Stripe.
2. Vuelve al portal La factura muestra «Procesando tu pago» hasta que se confirma el pago, y después «Pagado».

• El cliente no puede elegir pagar solo una parte: «Pagar» siempre cobra todo el importe pendiente.
• El pago queda registrado en la factura sin que hagas nada. Consulta Cómo llegan los cobros a una factura.
• Una factura de un sistema de contabilidad externo que no admite registrar cobros no ofrece «Pagar».

Anticipos de presupuestos y proformas

Un presupuesto o una proforma pendiente o confirmada se puede pagar por adelantado, por su total. El anticipo pertenece al documento hasta que se factura:

• Se registra en Tesorería y aparece en la tarjeta «Pagos a cuenta» del documento. No crea una factura: se aplica a la factura que se hace a partir del documento.
• Por defecto, pagar un presupuesto por adelantado lo confirma, con los mismos efectos que firmarlo.
• El cliente recibe un correo que confirma el pago.
• Consulta Cobra un anticipo de un presupuesto.

Qué tienes que configurar

Las opciones del portal están en el menú de la cuenta → «Portal del cliente», la misma página que la tarjeta «Portal del cliente» de «Ajustes». Un administrador las cambia con «Editar portal», y los cambios guardados se aplican a todos los clientes a la vez. Consulta Ajustes del portal del cliente.

Una firma o un pago necesitan a la vez la sección del documento y la función. También puedes cambiar lo que ve un cliente concreto desde los ajustes de su acceso al portal. Un cliente que entra en el portal necesita antes un acceso: consulta Invita a un cliente al portal.

Conviene saber

• Valida antes de enviar. Un cliente puede abrir y firmar un presupuesto en borrador, y una proforma en borrador a la que llegue desde un enlace.
• Un enlace de tu correo solo sirve para firmar una vez, y dura 7 días. Pagar no lo agota.
• «Ver portal como cliente» deja a tu equipo ver lo que ve un cliente, pero es solo de lectura: no firma ni paga.
• Los importes se muestran en la moneda del documento. El saldo de «Inicio» solo cuenta las facturas en la moneda más frecuente del cliente.
• Si una persona tiene acceso a varios de tus contactos, ve una sección, o puede firmar o pagar, si cualquiera de esos contactos lo permite.

A continuación

Mira qué cambia en Filmo cuando un presupuesto se confirma: Confirma o cancela un presupuesto.

Recursos relacionados

• Envía un documento por correo
• ¿Por qué el cliente no puede firmar el presupuesto?
• Cómo llegan los cobros a una factura
• Cobra un anticipo de un presupuesto