El calendario de la empresa: qué muestra
La Agenda muestra proyectos, pedidos, tareas y servicios por día, semana o mes. Fíltrala, abre cualquier bloque y encuentra lo que falta.
Cualquier persona con acceso a la cuenta. No hace falta ningún permiso para ver la ni para crear, cambiar o eliminar tareas.
Para abrir un proyecto o un pedido desde el calendario hace falta el permiso de ese módulo.
El lunes por la mañana quieres saber qué trae la semana: qué trabajos salen, cuáles vuelven, quién monta qué y qué llamadas quedan pendientes. La lo reúne todo en una pantalla, sin tener que abrir cada pedido.
Sirve para mirar y saltar a cada ficha. No cambia nada, salvo que desde ella puedes crear tareas. La boda de Landmark Venues aparece como una barra de la entrega a la devolución, con sus en los días en que ocurren y el servicio de montaje de carpas el sábado.
Abre el calendario
- Abre el calendario En la barra lateral, haz clic en «Agenda» → «Calendario». Se abre en «Mes» si no has elegido otra vista.
- Elige la vista Cambia entre «Día», «Semana» y «Mes», y muévete con las flechas o «Hoy».
- Acota lo que ves Usa los filtros y el buscador (más abajo).
- Abre un bloque Haz clic en cualquier bloque para abrir su pedido, proyecto o tarea.
Las horas se muestran en la zona horaria de tu empresa. Con el selector de zona horaria puedes cambiar a la de tu navegador o a cualquier otra. La elección no se recuerda: la página siempre vuelve a abrirse en la zona horaria de la empresa.
Qué muestra el calendario
| Qué | Cuándo aparece | Cómo se ve |
|---|---|---|
| Proyectos | «Borrador», «Presupuestado», «Confirmado» y «En progreso» | Una barra de varios días, con el color del proyecto |
| Pedidos | Desde «Borrador» hasta que se verifica la devolución. Los pedidos completados y cancelados no aparecen | Una barra con el número del pedido, el cliente y el proyecto |
| Tareas | Todas las tareas del periodo, completadas o no | Un bloque a su hora, o de todo el día. Si termina otro día, ese día muestra una marca «Vencimiento: título» |
| Servicios internos | Solo los activos | Un bloque a su hora si empieza y termina el mismo día, o una barra |
| Servicios vendidos en pedidos | Los de cualquier pedido que no esté cancelado, incluidos los completados | Una barra con el servicio y las personas asignadas |
Aquí no se muestran espacios ni material: para eso están los .
Qué pasa al hacer clic en un bloque
| Bloque | Qué se abre |
|---|---|
| Proyecto | La página del proyecto |
| Pedido | La página del pedido |
| Servicio vendido en un pedido | Un resumen con «Mostrar en planificador» e «Ir al pedido» |
| Servicio interno | Su ventana de edición |
| Tarea | La tarea, con «Editar». Las tareas de entrega y devolución enlazan además con la página de entrega o devolución del pedido |
Filtra el calendario por tipo, estado o persona
En un mes con mucho trabajo, los filtros te dejan ver solo lo que importa. Si solo quieres ver el trabajo del equipo en la boda, elige «Servicios» y la persona.
| Filtro | Opciones | Efecto |
|---|---|---|
| «Todos» | «Proyectos», «Pedidos», «Tareas», «Servicios», «Servicios internos» | Sin nada elegido, se muestra todo. «Proyectos» y «Pedidos» solo se ofrecen si tienes su permiso |
| «Estado de proyecto» | «Borrador», «Presupuestado», «Confirmado», «En progreso» | Aparece al elegir «Proyectos» |
| «Estado de pedido» | De «Borrador» a «Devuelto» | Aparece al elegir «Pedidos» |
| «Tipo de tarea» | Los tipos de Filmo y los tuyos | Solo afecta a las tareas |
| «Asignados a mí» / «Asignados a» | Tú, o las personas que elijas | Deja solo lo asignado a ellas, en todas las familias. Las tareas sin nadie asignado desaparecen |
«Asignados a mí» funciona a través de la ficha de personal vinculada a tu usuario. Si tu usuario no está vinculado a una ficha de personal, no muestra nada. El buscador busca en lo que ya está cargado: los proyectos por nombre, los pedidos por número, cliente o proyecto, y el resto por título.
¿Por qué falta un pedido o una tarea en el calendario?
Casi siempre, el calendario lo oculta a propósito. Revisa estas situaciones:
- Puede pasar si el pedido está completado o cancelado. Los pedidos completados y cancelados no se muestran, aunque los servicios de un pedido completado sí.
- Puede pasar si el mes tiene mucho trabajo. El calendario carga como mucho 200 proyectos, 200 pedidos y 500 tareas por periodo, sin avisar de que faltan más. Cambia a «Semana» o «Día», o filtra.
- Puede pasar si hay un filtro activo. «Asignados a mí» sin ficha de personal vinculada no muestra nada, y las tareas sin nadie asignado desaparecen con «Asignados a».
- Puede pasar si es un servicio interno completado o cancelado. Solo se muestran los activos.
- Puede pasar si es un evento de tu Google Calendar que no se ha importado. Solo aparecen los eventos importados como tareas.
Nota: También ocurre lo contrario: un pedido o proyecto archivado sigue apareciendo, porque el calendario no tiene en cuenta el archivado.
Conviene saber
- Sin el permiso «Proyectos» o «Pedidos», esa opción desaparece del filtro, pero los bloques se siguen mostrando.
- Si tu cuenta tiene el complemento «Vinculación de email y calendario» y no has conectado ningún calendario, aparece «Vincular calendario» junto al título. Menciona varios proveedores, pero hoy solo se puede conectar Google Calendar. Consulta Conecta Google Calendar.
A continuación
Añade tu primera tarea: Crea una tarea.