Registra una incidencia

Registra un daño, una avería, una pérdida o un robo con «Nueva incidencia», desde la pestaña «Incidencias» de un recurso o directamente desde una devolución.

Personas con el permiso «Incidencias» en modo editar. Con el modo ver puedes abrir las incidencias y los tickets de reparación, pero no cambiarlos.

Mantenimiento es el complemento «Gestión de incidencias y reparaciones», que se factura por usuario, con 30 días de prueba gratis. Sin él, «Mantenimiento» no aparece en la barra lateral.

Cuando algo se rompe, se pierde o lo roban, lo primero es anotarlo donde todos lo vean. Una recoge el problema con el recurso, el pedido donde ocurrió y quién se encarga, para que el daño no se olvide hasta el siguiente trabajo.

Antes de empezar

Ten claro a qué se refiere el problema. El dice qué tipo de recurso es, y no se puede cambiar una vez creada la incidencia:

Alcance	Úsalo para
«Bulto»	Material que controlas por cantidad, como las sillas. Puedes acotarlo a una variante y un almacén.
«Número de serie»	Una unidad concreta, como una de las carpas.
«Espacio»	Un espacio que alquilas.
«Transporte»	Un vehículo.
«Personalizado»	Un problema con nada de tu catálogo.

Una persona nunca es el recurso afectado. Asignar a alguien como responsable no registra una baja.

La ventana «New incident» con el título «Cracked lens on two uplights» y una descripción. En la barra de opciones, la píldora del alcance dice «Custom» y su lista está abierta: «Bulk», «Serial number», «Space», «Transport» y «Custom», con «Custom» marcado. — El alcance es una píldora de la barra de opciones y empieza en «Custom».

Registra la carpa rasgada

Una de las carpas de Landmark Venues ha vuelto con una lona lateral rasgada. Vamos a registrarlo.

Abre el formulario Ve a «Mantenimiento» → «Incidencias» y haz clic en «Nueva incidencia».
Ponle un título Escribe “Lona lateral rasgada”. Es obligatorio, hasta 100 caracteres. Añade una descripción si ayuda.
Elige el alcance y el recurso Elige «Número de serie» y la unidad de la carpa.
Clasifícala En la barra de opciones, pon el tipo «Daño», la prioridad y la gravedad («Baja» o «Alta»).
Asigna responsables y el proyecto Elige quién se encarga. Deja el estado en «Abierta», o elige «Borrador» o «En espera».
Añade los extras que necesites En las opciones adicionales del formulario, pon una «Fecha límite», un «Coste estimado», o un recordatorio.
Adjunta pruebas Usa el clip para añadir fotos del desgarro.
Créala Haz clic en «Crear incidencia».

La ventana «New incident» rellena para dos focos con la lente rajada. Bajo el título y la descripción, la barra de opciones muestra «2 affected», «Open», «Damage», «Priority», «Low» y el artículo «Battery-Powered LE…» con una ✕; después, «Assign responsible users (optional)», «Project» y «⋯». Abajo, el clip, el interruptor «Create more» y «Create incident». — La barra de opciones lleva el estado, el tipo, la prioridad, la gravedad y el recurso; «⋯» abre los extras.

Los tipos son «Daño», «Pérdida», avería, cosmético, «Robo» y «Personalizada». La prioridad va de urgente a baja, con «Sin prioridad» por defecto.

Qué hace Filmo al crearla

Le da un identificador como «INC-2026-00001».
Si activaste «Bloquea disponibilidad» en una unidad con número de serie, desactiva esa unidad en tu inventario para que no se pueda reservar.
Si pusiste un recordatorio, añade una tarea al Calendario en esa fecha y hora, enlazada a la incidencia y sin asignar a nadie.
Avisa a los responsables que asignaste, salvo a ti.
Sube las pruebas. Si la subida falla, la incidencia se crea igualmente y Filmo te lo dice.

Para registrar varios problemas seguidos, activa «Crear otra»: el formulario se vacía después de cada una.

Qué pasa después

Sin bloqueo, la carpa se puede seguir reservando. Actívalo si no puede salir. Consulta Bloquea el material dañado para que no se pueda reservar.
Avanza el estado a medida que progresa la reparación. Consulta Haz el seguimiento de una incidencia.
Cuando sepas lo que cuesta la reparación, ponlo en un ticket de reparación. Consulta Crea un ticket de reparación.

Otras formas de hacerlo

Desde la pestaña «Incidencias» de un recurso

Abre el artículo, la unidad, el espacio o el vehículo, ve a su pestaña «Incidencias» y crea ahí la incidencia. El recurso ya viene puesto.

Crea incidencias por los daños detectados en la devolución

Al verificar la devolución, marcas el estado de cada línea. Las líneas en «Incidencia» o «Perdido» generan alertas, y al finalizar la devolución Filmo ofrece «Crear incidencias». Consulta Registra la devolución y revisa el material.

Haz clic en «Crear incidencias» Aparece en el diálogo que finaliza la devolución, con las alertas.
Revisa cada incidencia preparada Hay una por línea, ya rellena.
Créalas Haz clic en «Crear incidencia» en cada una y después en «Finalizar».

Cada incidencia llega rellena: el título es el material seguido de “Incidencia” o “Perdido”, el tipo es «Daño» o «Pérdida», la gravedad es «Baja» o «Alta», el estado es «Abierta», la cantidad es la devuelta y el pedido está puesto. En las sillas, cambia la cantidad de 120 a las 2 que se rompieron.

Atención: Las incidencias creadas desde una devolución no bloquean nada. Si el material no puede volver a salir, activa después «Bloquea disponibilidad» en cada incidencia.

Si dejas alertas sin convertir, Filmo pregunta «Tienes N alertas sin gestionar, ¿continuar de todos modos?». Una alerta que no conviertes no queda registrada en ninguna parte. Una devolución masiva nunca crea incidencias: usa la página de devolución cuando algo vuelve dañado.

Reportada por el cliente

Si tu portal lo permite, el cliente puede reportar daños en el material de uno de sus pedidos desde el . Llega en «Borrador», sin bloqueo y ya visible para él. Revísala y pásala a «Abierta».

Con NEO

Pide a NEO que registre una incidencia: abre el formulario ya relleno para que lo confirmes.

Si ves un error

Lo que ves	Qué hacer
«Crear incidencia» sigue en gris	Rellena el título y el recurso, y la variante o el almacén si el formulario los pide.
Este artículo es serializado. Selecciónalo desde el ámbito de número de serie.	Elegiste «Bulto» para material con números de serie. Cambia a «Número de serie».
affectedQuantity es obligatorio para incidencias bulk bloqueantes…	Estás bloqueando material a granel sin cantidad. Rellena «Cantidad afectada».
No se puede bloquear la disponibilidad porque tiene reservas futuras	Créala sin bloquear o libera antes las reservas. Consulta Soluciona «No se puede bloquear la disponibilidad…».

Preguntas frecuentes

¿Sigues atascado? Contacta con soporte