Cómo funcionan el mantenimiento y las reparaciones
Una incidencia registra lo que se ha roto y puede bloquearlo; un ticket de reparación pone el coste en papel para pagar al taller o cobrar al cliente.
El material que sale a los trabajos vuelve con problemas. Una lona de carpa se rasga con el viento, unas sillas se rompen en la fiesta, una furgoneta se avería en la autovía. Alguien tiene que anotar lo que ha pasado, dejar el material dañado fuera del siguiente trabajo, repararlo y decidir quién paga la reparación.
En Filmo ese trabajo vive en «Mantenimiento» y tiene dos partes. La es el registro del problema: qué recurso, qué ha pasado, en qué pedido, quién se encarga y en qué punto está. El es la parte económica: una lista de líneas de reparación con precios e impuestos, que conviertes en una orden de compra para el taller o en un presupuesto o una factura para el cliente.
Piensa en la incidencia como la nota que pegas en un equipo roto, y en el ticket de reparación como la factura del taller. Puedes tener una incidencia sin ticket, pero todo ticket parte de una reparación.
Sigue la boda de Landmark Venues
La boda ha terminado. En la devolución, una de las tres carpas grandes tiene una lona lateral rasgada y dos de las 120 sillas Chiavari están rotas. Así avanza en Mantenimiento:
- Registra el daño Crea una incidencia para la carpa y otra para las sillas, directamente desde la devolución. Consulta Registra una incidencia.
- Retira la carpa del servicio Activa para que nadie la reserve para el siguiente trabajo. Consulta Bloquea el material dañado para que no se pueda reservar.
- Sigue la reparación Asigna a alguien, pasa el estado a «Reparando» y anota los costes. Consulta Haz el seguimiento de una incidencia.
- Documenta la reparación Convierte las incidencias en un ticket de reparación. Consulta Crea un ticket de reparación.
- Paga al taller o cobra al cliente Convierte el ticket en una orden de compra, un presupuesto o una factura. Consulta Convierte un ticket de reparación en factura, presupuesto u orden de compra.
- Ciérralo Pasa las incidencias a «Completa», lo que levanta el bloqueo, y cierra el ticket.
Dos ideas que conviene tener claras
- Registrar un problema no bloquea nada. Una incidencia solo saca el recurso de circulación cuando «Bloquea disponibilidad» está activado. Las incidencias creadas desde una devolución o reportadas por el cliente empiezan sin bloqueo.
- Los importes de una incidencia son orientativos. Ni sus costes ni el crean un documento ni cuentan en la rentabilidad del pedido. El dinero se mueve cuando conviertes un ticket de reparación en una orden de compra, un presupuesto, una proforma o una factura.
Estados de la incidencia
Cada incidencia tiene un estado que dice al equipo en qué punto está la reparación. No hay un orden fijo: puedes pasar una incidencia de cualquier estado a cualquier otro.
| Estado | Qué significa | Bloquea el recurso si «Bloquea disponibilidad» está activado | Qué cambia |
|---|---|---|---|
| «Borrador» | Registrada, pero aún sin atender. Aquí llegan las incidencias que el cliente reporta en el portal. | Sí | — |
| «Abierta» | Pendiente de resolver. Es el estado por defecto al crearla. | Sí | — |
| «En espera» | A la espera de algo que no depende de ti, como un repuesto. | Sí | — |
| «Reparando» | La reparación está en marcha. | Sí | — |
| «Completa» | Resuelta. | No | Filmo guarda la fecha de resolución real y levanta el bloqueo. |
| «Perdida» | El recurso no se va a recuperar. | No | Levanta el bloqueo. La página muestra «Restaurar a "Abierta"» para deshacerlo. |
Cambias el estado con los pasos de la parte superior de la incidencia, arrastrando su tarjeta en el tablero o, para varias a la vez, con «Cambiar estado a». «Perdida» no está entre los pasos: ponla desde el tablero o la lista. Consulta La lista y el tablero de incidencias.
Los tickets de reparación tienen sus propios estados, explicados en Crea un ticket de reparación.
Dónde está cada cosa
| Quieres | Dónde | Cómo |
|---|---|---|
| Ver y filtrar todas las incidencias | «Mantenimiento» → «Incidencias» | La lista y el tablero de incidencias |
| Registrar un daño, una avería o una pérdida | «Nueva incidencia», la pestaña «Incidencias» de un recurso o la devolución | Registra una incidencia |
| Cambiar el estado, los responsables, las fechas o los costes; compartir con el cliente; eliminar | La página de la incidencia | Haz el seguimiento de una incidencia |
| Entender qué hace un bloqueo | — | Cómo funciona el bloqueo de un recurso dañado |
| Dejar un recurso dañado fuera de las reservas nuevas | «Bloquea disponibilidad» en la incidencia | Bloquea el material dañado para que no se pueda reservar |
| Bloquear cuando Filmo dice que hay reservas futuras | El formulario de la incidencia | Soluciona «No se puede bloquear la disponibilidad…» |
| Planificar revisiones periódicas y la ITV de un vehículo | Vehículos, espacios, workflows e incidencias | Programa revisiones periódicas y la ITV de los vehículos |
| Documentar una reparación con precios | «Mantenimiento» → «Tickets de reparación» | Crea un ticket de reparación |
| Pagar al taller o cobrar al cliente | «Convertir a» del ticket | Convierte un ticket de reparación en factura, presupuesto u orden de compra |
| Saber qué importe de una reparación cuenta y dónde | — | Costes de reparación y cobro al cliente |
También llegas a las incidencias desde la pestaña «Incidencias» de un artículo, una unidad, un espacio, un vehículo o un proyecto, desde los accesos de «Inventario», «Transporte» y «Espacios», y desde el pedido: «Crear incidencias» al finalizar una devolución y «Ticket de reparación» en la tarjeta de documentos del pedido.
Quién puede usarlo
| Quién | Qué puede hacer |
|---|---|
| Cuentas sin el complemento | No ven Mantenimiento. El complemento es «Gestión de incidencias y reparaciones», con 30 días de prueba gratis. |
| Permiso «Incidencias» en modo ver | Abrir las listas y las páginas de incidencias y tickets de reparación. |
| Permiso «Incidencias» en modo editar | Además, crearlos, cambiarlos, convertirlos, cerrarlos y eliminarlos. |
| Clientes con cuenta en el portal | Ver las incidencias que compartes con ellos y, si tu portal lo permite, reportar daños. |
Los roles «Superadministrador», «Administrador» y «Editor» pueden ver y editar, y «Visualizador» solo ver. Algunos botones de la página de la incidencia también aparecen a quien solo puede ver, pero Filmo rechaza el cambio al guardar.
Conviene saber
- Las personas no se bloquean con incidencias. Para sacar a alguien del personal de la planificación, añade una ausencia. Consulta Añade una ausencia a un miembro del personal.
- No hay planes de revisión. Las revisiones periódicas se cubren con ausencias, el estado del vehículo y workflows.
- Una incidencia con tickets de reparación no se puede eliminar, ni tampoco un ticket que ya ha generado una orden de compra, una factura o un presupuesto: en su lugar, se cierra.
Siguiente paso
Empieza por registrar un problema: Registra una incidencia.