Cómo funciona la integración con Xero
Qué envía Filmo a Xero, qué vuelve, quién lo configura y dónde está cada cosa, con QuickBooks Online y Holded comparados.
Administradores de la cuenta. El resto del equipo ve la integración y su estado, pero no puede conectarla, configurarla ni desconectarla.
Xero, QuickBooks Online y Holded se están poniendo en marcha. Si en tu cuenta la tarjeta muestra «Próximamente», o su pestaña «Workflows» dice que las automatizaciones llegarán próximamente, todavía no están disponibles para ti.
La mayoría de empresas de alquiler facturan en un sitio y llevan la contabilidad en otro. Apruebas en Filmo la factura de la boda de Landmark Venues, y tu gestor necesita esa misma factura en Xero, con el mismo número, cliente e impuestos. Cuando el cliente paga, los dos lados tienen que saberlo. Escribirlo todo dos veces es lento, y es donde aparecen los errores.
Una conecta Filmo con Xero para evitarlo. Funciona en los dos sentidos: lo que facturas y cobras en Filmo va a Xero, y los cobros que tu gestor anota en Xero vuelven a Filmo. QuickBooks Online y Holded funcionan igual, con las diferencias que verás al final de esta página.
Tres ideas antes de empezar
Conectar no envía nada
Vincular tu solo abre la puerta. Los envíos los hacen workflows, y Filmo te da una lista para cada tarea: una envía las facturas aprobadas, otra los cobros, otra trae los cobros de Xero. Hasta que no las instalas y las publicas, no se mueve nada.
Cada documento existe una sola vez en Xero
Filmo recuerda qué registro de Xero corresponde a cada uno de los suyos. Esa pareja es un . Si un envío se repite, el segundo encuentra el enlace y no escribe nada. Si Xero ya tiene una factura con el mismo número y el mismo total, Filmo la adopta en lugar de crear otra.
Filmo manda en los importes
La factura F260012 de la boda llega a Xero con una línea por impuesto y las cuotas que calculó Filmo, no con las líneas del pedido una a una. Después Filmo compara los totales: si el de Xero no coincide, retira la factura de Xero y el envío falla, para que nunca discrepen sin que lo sepas.
Qué va a Xero y qué vuelve
| En Filmo | Llega a Xero como | Vuelve de Xero |
|---|---|---|
| Factura aprobada (validada) | Factura de venta aprobada, una línea por impuesto | Un aviso si se anula o se borra en Xero |
| Factura rectificativa aprobada | Abono aprobado | Un aviso si se anula o se borra en Xero |
| Factura de proveedor validada | Factura de compra aprobada | Un aviso si se anula o se borra en Xero |
| Contacto | Contacto con nombre, email y NIF | Nada |
| Cobro de una factura | Cobro sobre la factura enlazada | Los cobros anotados en Xero se registran en Filmo |
| Pago de una factura de proveedor | Pago sobre la factura de compra enlazada | Los pagos anotados en Xero se registran en Filmo |
| Factura o rectificativa anulada | Se anula en Xero (opcional) | — |
| Cobro o pago eliminado | Se elimina en Xero, solo si lo envió Filmo (opcional) | Un aviso si se elimina en Xero |
Una factura de proveedor llega a Xero como factura de compra, lo que Xero llama un . Las facturas simplificadas y sus rectificativas, los presupuestos, las proformas y los pedidos de compra nunca se envían. Tampoco las como el IRPF: una factura que lleva una se detiene, y la anotas en Xero a mano.
Quién puede hacer qué
| Quién | Qué puede hacer |
|---|---|
| Administrador de la cuenta | Conecta y desconecta Xero, elige la organización, configura cuentas e impuestos, y crea y publica los workflows desde las plantillas. |
| Resto del equipo | Ve la integración y su estado. Si intenta cambiarla, ve «Solo un administrador puede conectar o cambiar esta integración». |
| El workflow, al ejecutarse | Actúa con los permisos de quien lo creó: «Ventas» para facturas, rectificativas y anulaciones, «Contactos» para contactos, «Compras» para facturas de proveedor y «Tesorería» para cobros y pagos. Un administrador los tiene todos. |
Los envíos a Xero solo existen dentro de los workflows. Ni Neo ni la API pública los ofrecen, y la integración no necesita ningún módulo de pago.
Dónde está cada cosa
| Quieres | Dónde | Cómo |
|---|---|---|
| Conectar Xero | «Configuración» → «Integraciones» → «Xero» | Conecta Xero a Filmo |
| Configurar cuentas e impuestos | «Gestionar conexión» | Ajustes de la conexión con Xero: cuentas e impuestos |
| Resolver la «Configuración pendiente» | «Gestionar conexión» | Soluciona la configuración pendiente de Xero |
| Elegir qué plantillas instalar | La pestaña «Workflows» de la página de Xero | Plantillas contables y en qué orden instalarlas |
| Enviar facturas y rectificativas | Una plantilla, que se inicia con «Factura validada» | Envía facturas y abonos a Xero |
| Enviar facturas de proveedor | Una plantilla, que se inicia con «Factura de proveedor validada» | Envía facturas de proveedor a Xero |
| Enviar cobros y pagos a proveedores | Una plantilla, que se inicia con «Pago registrado» | Envía cobros y pagos a proveedores a Xero |
| Mantener los contactos al día | Una plantilla, que se inicia con «Contacto actualizado» | Envía y actualiza contactos en Xero |
| Traer a Filmo los cobros de Xero | Una plantilla, que se inicia con «Factura cobrada en Xero» | Trae a Filmo los cobros registrados en Xero |
| Ver qué se envió y por qué falló algo | «Workflows» → las ejecuciones del workflow | Revisa las ejecuciones y errores de un workflow |
La factura no dice si está en Xero
Ni la factura ni el contacto muestran si ya han llegado a Xero. Compruébalo en las ejecuciones del workflow que los envía. Consulta Revisa las ejecuciones y errores de un workflow.
Otros programas de contabilidad
Xero, QuickBooks y Holded comparados
QuickBooks Online y Holded usan las mismas plantillas y la misma forma de enlazar documentos. Cambia cómo se conectan y qué acepta cada programa.
| Xero | QuickBooks Online | Holded | |
|---|---|---|---|
| Cómo se conecta | Inicias sesión en Xero y eliges la organización | Inicias sesión en Intuit; la empresa viene con la autorización | Pegas un token de API de Holded |
| Facturas, rectificativas, facturas de proveedor, contactos, cobros y pagos | Sí | Sí | Sí |
| Presupuestos | No | No | Solo con un workflow propio (sin plantilla) |
| Anular rectificativas | Sí | Sí (se borra el abono) | No |
| Si el programa se niega a anular | La ejecución falla | La ejecución falla | Queda una tarea con el motivo |
| Avisos cuando algo se anula o se borra allí | Sí | Sí, y también cobros modificados | No: solo la conciliación semanal |
| Plantillas | 16 | 17 | 11 |
| Retenciones (IRPF) | No se envían | No se envían | No se envían |
| Impuestos de tipo variable (Sales Tax de EE. UU.) | Se envían con el porcentaje de cada documento | Se envían con la cuota de Filmo (empresas de EE. UU.) | No se pueden enviar |
Para conectarlos, consulta Conecta QuickBooks Online a Filmo y Conecta Holded con un token de API.
Conviene saber
- Solo se envían documentos aprobados. Un borrador nunca llega a Xero.
- Un cobro solo se envía o se registra si la factura, la factura de Xero y la cuenta bancaria tienen la misma moneda. Filmo no envía tipos de cambio.
- Un cobro, una factura. Un cobro repartido entre varias facturas se queda en Filmo para que alguien lo anote a mano.
- Deshacer algo en Xero no lo deshace en Filmo. Una anulación o un cobro eliminado en Xero solo crea una tarea, para que decida una persona.
- Desconectar olvida los enlaces y los ajustes, pero no borra nada en Xero ni en Filmo.
Siguiente paso
Conecta Xero a Filmo y luego instala las plantillas en orden: Plantillas contables y en qué orden instalarlas.