Cómo funcionan las organizaciones
Una organización agrupa las cuentas de tu empresa: cuentas completas para cada sede, cuentas de facturación para otros NIF, un plan y accesos compartidos.
Cualquier cuenta puede pertenecer a una organización. «Organización», en «Ajustes», se abre para los administradores de una cuenta de la organización y para quien tiene un rol de organización.
La organización la activa el equipo de Filmo. Después, añadir cuentas depende de ti, y cada una usa una unidad de pago del plan de la organización.
Un negocio de alquiler rara vez se queda en un solo sitio. Abres un almacén en otra ciudad, una sede en otro país con su propia moneda, o una segunda empresa que factura ciertos trabajos con su propio NIF. Cada una necesita su stock, su numeración y sus documentos, pero quieres ver el negocio entero de un vistazo y que tus responsables trabajen en todo él.
En Filmo, todo lo que hace un negocio vive en una cuenta: sus pedidos, su inventario, sus contactos, sus documentos y sus ajustes, sin mezclarse nunca con otra cuenta. Una agrupa varias cuentas de la misma empresa para gestionarlas juntas, comparar sus cifras en un mismo panel y dar acceso a varias a la vez. Piensa en un grupo de empresas: cada empresa lleva sus propios libros, y el grupo añade una central que puede mirarlas todas.
Pongamos que tu negocio trabaja desde Madrid, donde está reservada la boda de Landmark Venues con sus tres carpas grandes, 120 sillas Chiavari y 12 mesas redondas. Abres un almacén en Lisboa, y tu empresa de eventos factura las bodas con su propio NIF. Con una organización, Madrid, Lisboa y la empresa de eventos son tres cuentas de un mismo grupo, y tu responsable de operaciones trabaja en las tres con un solo acceso.
Qué añade la organización y qué no
- No junta los datos. Cada cuenta conserva su stock, sus reservas, su numeración y sus documentos. Las carpas de Madrid no aparecen en el inventario de Lisboa.
- Añade estructura: qué cuentas existen y cómo se relacionan.
- Añade acceso: quién puede entrar en qué cuentas y con qué rol.
- Añade una vista conjunta: el panel de la organización y un catálogo con los artículos de todas las cuentas.
Las piezas de una organización
Cuentas completas, principal y de facturación
Una organización tiene dos tipos de cuenta. Una usa todo Filmo con sus propios datos: Madrid y Lisboa. Una solo emite documentos con otro NIF para el trabajo de una cuenta completa: la empresa de eventos. La cuenta desde la que se creó la organización es la .
| Lo que ves | Qué es | Qué tiene |
|---|---|---|
| «Completa» con la etiqueta «Principal» | La cuenta desde la que se creó la organización | El plan y las compras de toda la organización. Las demás cuentas heredan sus add-ons. |
| «Completa» | Otra cuenta operativa: una sede, un país o una línea de negocio | Todo Filmo con sus propios datos, más los add-ons de la cuenta principal |
| «Facturación» | Una empresa o NIF que factura el trabajo de una cuenta completa | Ventas, compras, Tesorería, proyectos y contactos compartidos con esa cuenta completa. Sin pedidos, inventario, personal, CRM ni NEO. |
Una cuenta de facturación siempre depende de una cuenta completa, su , y lee sus contactos, proyectos, etiquetas y campos personalizados. No puede depender de otra cuenta de facturación. Cómo es trabajar en una se explica en Trabaja en una cuenta de facturación.
Paga la cuenta principal. Tiene el plan y compra las unidades con las que crece la organización: una por cada cuenta completa más y un por cada cuenta de facturación. Las demás cuentas no compran nada: usan los add-ons de la principal. Consulta Tu suscripción.
Atención: La estructura no se puede deshacer desde la aplicación. No hay forma de desvincular ni eliminar una cuenta, de cambiar la cuenta de origen de una cuenta de facturación ni de elegir otra cuenta principal. Planifica la estructura antes de añadir una cuenta.
Roles de organización
Los roles de organización se suman a los roles de cada cuenta (Superadministrador, Administrador, Editor, Visualizador o un rol personalizado). Deciden quién gestiona la organización, no lo que cada persona puede hacer dentro de una cuenta.
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| «Super admin de organización» | Todo: crear y vincular cuentas completas, crear cuentas de facturación y gestionar los miembros. Quien solicita la organización recibe este rol. |
| «Admin de organización» | Ver todas las cuentas en el panel y en el catálogo de la organización, crear cuentas de facturación, y dar o quitar accesos |
| «Miembro de organización» | Ningún privilegio en la organización. Lo tiene cualquiera con acceso a una de sus cuentas. |
| Propietario, Superadministrador o Administrador de una cuenta, sin rol de organización | Abrir «Organización» y «Artículos de organización», limitados a las cuentas que administra, sin los botones para añadir cuentas ni invitar |
Un o un ve todas las cuentas en las vistas de la organización, pero para trabajar dentro de una cuenta necesita acceso a ella, con el rol que tenga allí. Un ve solo lo que le dan sus cuentas. Los roles de cuenta se explican en Roles y permisos.
Conviene saber
- Una cuenta solo puede pertenecer a una organización.
- Una cuenta completa no ve lo que guardan sus cuentas de facturación. La única excepción son las cifras de un proyecto, que incluyen los documentos que sus cuentas de facturación han emitido para ese proyecto.
- Las cuentas creadas desde la organización empiezan activas, sin prueba gratuita y sin propietario: da acceso a las personas que las van a llevar.
- Si las cuentas trabajan con monedas distintas, el panel oculta los totales conjuntos y mantiene las cifras de cada cuenta.
A continuación
Aquí está cada tarea, en el orden en que sueles hacerlas.
| Quieres | Dónde | Cómo |
|---|---|---|
| Empezar una organización | «Ajustes» → «Empresa» → «Datos de la cuenta» → «Crear organización» | Crea una organización |
| Añadir una sede o una empresa | «Ajustes» → «Organización» → «Cuentas» | Añade una cuenta a tu organización |
| Que alguien trabaje en varias cuentas | «Ajustes» → «Organización» → «Miembros» | Da acceso a varias cuentas a una persona |
| Saber qué ajustes repetir | «Ajustes», en cada cuenta | Qué guarda cada cuenta y qué comparte la organización |
| Comparar las cuentas | «Ajustes» → «Organización» → «Dashboard» | El panel y las cuentas de la organización |
| Facturar con otro NIF | La cuenta de facturación | Trabaja en una cuenta de facturación |
| Vincular el mismo artículo entre cuentas | La «Información general» del artículo | Vincula el mismo artículo entre las cuentas de tu organización |
Recursos relacionados
Preguntas frecuentes
No. Puedes pertenecer a cuentas que no tienen nada que ver entre sí y cambiar de una a otra. Una organización añade un sitio para gestionarlas, un plan compartido, cifras conjuntas y cuentas de facturación.
La cuenta principal. Las demás usan sus add-ons y no pueden comprar nada.