Cómo funciona el calendario
Filmo tiene una Agenda, un listado de tareas y calendarios de recursos: qué muestra cada uno, dónde está y cuál usar para cada cosa.
Un negocio de alquiler vive de fechas. La boda de Landmark Venues tiene una entrega el viernes, un montaje el sábado por la mañana y una devolución el lunes, y entre medias alguien tiene que llamar al recinto, revisar las carpas y cargar la furgoneta. Necesitas verlo todo a la vez, saber quién hace qué y comprobar que el material y las personas están libres.
Filmo te da para eso varios calendarios, cada uno con su función. La muestra el trabajo de toda la empresa por día, semana o mes. Los muestran, para cada artículo, persona, vehículo o espacio, qué pedidos lo ocupan. Y la lleva tus propias tareas a tu Google Calendar.
Los calendarios y para qué sirve cada uno
| Calendario | Dónde | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Agenda | «Agenda» → «Calendario» | Proyectos, pedidos, tareas, servicios internos y servicios vendidos en pedidos, por día, semana o mes |
| Listado de tareas | «Agenda» → «Listado de tareas» | Las tareas del equipo de los próximos siete días, y las vencidas |
| Planificador de recursos | «Agenda» → «Planificador de recursos» | Poner personas y vehículos en los servicios de cada pedido |
| Calendario de artículos | «Inventario» → «Calendario» | Qué pedidos usan cada artículo o kit, y cuántos quedan libres cada día |
| Calendarios de personal y de vehículos | «Personal» → «Calendario», «Transporte» → «Calendario» | Para qué está ocupada cada persona o vehículo, y asignar servicios arrastrándolos |
| Calendario de espacios | «Espacios» → «Calendario» | Qué pedidos ocupan cada espacio |
| Tu Google Calendar | «Ajustes» → «Integraciones» → «Google Calendar» | Tus propias tareas y servicios internos, fuera de Filmo |
Tres ideas que conviene tener claras
- La Agenda no tiene nada propio salvo las tareas. Cada bloque sigue perteneciendo a su ficha: el pedido de la boda es un pedido, y al hacer clic se abre el pedido. Una es lo único que creas allí.
- Mirar un calendario no reserva nada. La única excepción son los calendarios de personal y de vehículos, donde arrastrar un servicio sobre una persona o un vehículo lo asigna.
- Lo que viene de fuera entra como tarea. Un evento de tu Google Calendar solo aparece en Filmo cuando se ha importado como tarea; no hay una capa de eventos externos encima del calendario.
Dónde se hace cada cosa
| Quieres | Dónde | Cómo |
|---|---|---|
| Ver el trabajo de la semana | «Agenda» → «Calendario» | El calendario de la empresa: qué muestra |
| Crear una tarea o un recordatorio | «+ Tarea» en la Agenda | Crea una tarea |
| Seguir las tareas próximas y vencidas | «Agenda» → «Listado de tareas» | Consulta las tareas próximas y vencidas |
| Entender las tareas que crea Filmo | Tareas de entrega, devolución e importadas | Tareas de entrega, devolución e importadas |
| Comprobar cuántas carpas quedan libres | «Inventario» → «Calendario» | Comprueba la disponibilidad del material en el calendario |
| Ver quién trabaja ese fin de semana | «Personal» → «Calendario» | Consulta la agenda del personal y los vehículos |
| Asignar un técnico al montaje | «Servicios sin asignar», en el calendario de personal | Consulta la agenda del personal y los vehículos |
| Ver tus tareas en Google Calendar | «Ajustes» → «Integraciones» → «Google Calendar» | Conecta Google Calendar |
| Traer tus eventos de Google a Filmo | «Calendarios de tu cuenta», en la misma página | Importa eventos de tu calendario a Filmo |
Conviene saber
- Cada calendario de recursos aparece en su propio menú solo para quien tiene el permiso de ese módulo: «Inventario», «Personal», «Transporte» o «Espacios».
- Cómo asignar personas y vehículos en el planificador se explica en Cómo funciona el planificador.
- No hay Agenda en el portal de tus clientes, en tu web pública ni en la app móvil.
A continuación
Empieza por el calendario que usarás cada día: El calendario de la empresa: qué muestra.