Importa un pedido con NEO

Pulsa Importar con NEO en un borrador, sube lo que te envió el cliente y revisa cada línea que propone NEO antes de que entre en el pedido.

Personas con el permiso «Pedidos» en modo editar. Con el modo ver puedes abrir los pedidos, pero no cambiarlos.

Gasta . El botón se desactiva cuando se acaban y no aparece si un administrador ha desactivado la importación con IA.

Los clientes casi nunca envían una lista ordenada. Puede ser un PDF, la foto de una lista a mano, una hoja de cálculo, un Word, un correo o una nota de voz. NEO lo lee, busca cada artículo en tu inventario, comprueba que está disponible y te propone el cliente, las fechas y el proyecto. Tú revisas cada línea antes de que entre nada en el pedido.

Antes de empezar

El pedido tiene que estar en «Borrador». El botón no aparece en pedidos reservados, más avanzados o cancelados.
NEO lee PDF, imágenes, Excel, CSV, Word, texto y audio, hasta 25 MB por archivo.
Los créditos se gastan cuando NEO analiza los documentos, importes o no el resultado.

Importa la lista del cliente

Landmark Venues ha enviado por correo un PDF con todo lo que necesita para la boda. Vamos a convertirlo en el pedido.

Abre la importación En un pedido nuevo o en un borrador, pulsa «Importar con NEO».
Añade el documento Suelta el PDF. Para más archivos, usa «Añadir otro documento».
Añade notas, si quieres En «Observaciones», añade lo que sepas del cliente, las fechas o el trabajo.
Analízalo Pulsa «Analizar y ver disponibilidad».
Revisa el contexto Revisa el «Cliente», las «Fechas del alquiler» y el «Proyecto» que ha encontrado NEO.
Revisa cada línea Aprueba, corrige u omite cada línea.
Importa Pulsa «Importar», que indica cuántas líneas van a entrar.
Guarda el pedido Pulsa «Guardar borrador».

La ventana «Import with NEO» con el PDF del cliente añadido, un recuadro «Add another document» (PDF, image, Excel, CSV, Word, text, or audio, máximo 25 MB), el campo opcional «Notes» y el botón «Analyze and check availability». — Añade los documentos y las notas, y deja que NEO los analice.

La etiqueta de cada línea te dice si va a entrar en el pedido:

Etiqueta	Qué significa	¿Se importa?
«NEO»	NEO propone un artículo de tu inventario.	Sí, salvo que la omitas.
«Aprobado»	NEO está seguro de la coincidencia, o has pulsado «Aprobar».	Sí.
«Manual»	La has convertido en línea personalizada.	Sí, como línea personalizada.
«Pendiente»	Todavía no tiene asignado un artículo de tu inventario.	No, hasta que le asignes un artículo o la conviertas en línea personalizada.
«Omitido»	Has elegido «Omitir». «Recuperar» la devuelve.	No.

La revisión de NEO de la petición de la boda: 5 requested, 4 pre-approved, 1 not found, con el periodo del alquiler y el «Detected order context» plegado. Cada línea muestra el artículo que ha encontrado NEO, las palabras del cliente con «page 1» debajo, la similitud, la cantidad y el stock que queda. La carpa, las sillas y las mesas llevan el icono de NEO, la pista de baile un check verde y “restroom trailers”, sin artículo asignado, un aviso ámbar. — La columna de estado muestra la etiqueta de cada línea; la ámbar todavía no se importa.

Cada línea muestra la página o la fila del documento de la que sale. Si NEO ha elegido mal el artículo, usa «Ver alternativas» o «Buscar en inventario». Para algo que aún no tienes, elige «Crear en inventario» o .

Consejo: Si el cliente llama “marquesinas” a las carpas, elige la carpa correcta y pulsa «Añadir como sinónimo». La próxima vez que un documento use ese nombre, NEO lo asociará a tu carpa.

Qué ha pasado por el camino

Las líneas han entrado en el pedido como si las hubieras elegido tú, con su precio, , secciones e impuestos.
Filmo ha añadido una nota que dice que NEO importó los productos desde ese documento.
NEO nunca añade líneas por su cuenta: cada importación la confirmas tú, en esta ventana.

Si solo quieres el cliente, las fechas y el proyecto, pulsa «Aplicar contexto» en lugar de «Importar»: los rellena y no añade ninguna línea.

Qué pasa después

El pedido no se guarda hasta que pulsas «Guardar borrador» (o «Guardar» en un pedido que ya habías guardado). Sigue siendo un borrador, así que no bloquea nada. Revisa los precios y, cuando el cliente confirme, reserva el material.

Atención: Si cierras la ventana de importación, pierdes la revisión que hayas hecho. Filmo te avisa antes de cerrarla si estás a medias.

Otras formas de hacerlo

Pídeselo a NEO en el chat

Adjunta el documento en el chat de NEO, o abre NEO sobre el correo del cliente, y pídele, por ejemplo, “crea el pedido de Landmark Venues para el fin de semana de la boda”. NEO lo analiza y te muestra una propuesta con «Abrir editor», que abre un pedido nuevo con la importación ya en el paso de revisión. A partir de ahí funciona igual.

Para esto necesitas activar «Puedo hacer cambios» en NEO, y el permiso «Pedidos» en modo editar para llevar las líneas al pedido. Si el primer análisis falla, NEO te lo dice y vuelve a analizar el documento cuando se abre el editor.

Si ves un error

Mensaje	Qué hacer
El archivo supera el máximo de 25 MB	Divide el archivo o redúcelo.
Formato no soportado. Usa PDF, imagen, Excel, CSV, Word, texto o una nota de voz	Conviértelo a uno de esos formatos.
No se ha encontrado ningún archivo. Suelta un archivo, no una carpeta	Suelta los archivos, no la carpeta que los contiene.
Se han agotado los créditos de IA de tu espacio de trabajo…	Amplía el presupuesto o espera al próximo período.
La IA está pausada hasta que se pague la factura pendiente…	Revisa «Plan y facturación».
La importación con IA está desactivada para tu espacio de trabajo…	Pide a tu administrador de IA que la active.

Preguntas frecuentes

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