Cómo funciona el CRM
El CRM sigue cada venta posible como una oportunidad que avanza por las etapas de un embudo hasta que la ganas o la pierdes.
Personas con el permiso «CRM». El modo ver permite consultar el tablero y las oportunidades; el modo editar, crearlas, moverlas, cerrarlas y vincularlas. Solo los administradores configuran los .
Necesita el o una prueba. Las no tienen CRM.
Antes de que un trabajo se convierta en pedido, hay una venta que ganar. Un espacio de eventos te escribe preguntando por carpas para una boda, envías una propuesta, haces seguimiento, negocias, y algunas de esas conversaciones acaban en trabajo. El CRM es donde tu equipo comercial las sigue todas, para que no se olvide ninguna y puedas ver lo que viene.
Cada una de esas conversaciones es una oportunidad: una venta posible con un valor, un cliente, una fecha de cierre prevista y una etapa. Piensa en una tarjeta en una pizarra que avanza de izquierda a derecha a medida que progresa la venta. Las columnas de esa pizarra son las etapas de un embudo, y puedes tener varios, por ejemplo uno para eventos y otro para alquileres de larga duración.
La boda de Landmark Venues, como oportunidad
Landmark Venues te escribe pidiendo tres carpas grandes, 120 sillas Chiavari y doce mesas redondas para una boda. Así avanza esa venta por el CRM:
- Llega Desde el correo, pulsas «Crear oportunidad». La oportunidad “Boda de Landmark Venues” empieza en «Lead», la primera etapa de tu embudo «Ventas».
- La trabajas Envías la propuesta y arrastras la tarjeta a «Propuesta enviada». Cada movimiento queda en su «Línea de tiempo».
- Vinculas el trabajo Vinculas el presupuesto y el pedido que preparas, para que la venta y el trabajo vayan juntos.
- La cierras Cuando Landmark Venues dice que sí, arrastras la tarjeta a «Ganada».
Como cada oportunidad tiene un valor y una probabilidad, el tablero también te dice cuánto negocio hay en juego y qué posibilidades tiene de cerrarse.
Estados de una oportunidad
El estado nunca lo pones tú. Sigue el tipo de la etapa en la que está la oportunidad:
| Estado | Cuándo | Qué significa |
|---|---|---|
| «Abierta» | Está en una etapa de tipo abierta. | Se sigue trabajando. Cuenta en la previsión con su probabilidad. |
| «Ganada» | Está en una etapa de tipo ganada. | Se guarda la fecha de cierre. No se crea ningún pedido ni documento. |
| «Perdida» | Está en una etapa de tipo perdida. | Se guarda la fecha de cierre y, si se cerró con la acción de cierre, el motivo. |
Para reabrir una oportunidad cerrada, devuélvela a una etapa abierta. No hay estado archivado ni cancelado: la oportunidad que no necesitas se elimina.
Tres cosas que conviene saber antes de empezar
- Los documentos no mueven la etapa. Vincular o confirmar un presupuesto, crear un pedido o firmar un contrato deja la oportunidad donde está. La mueve una persona o una automatización.
- Ganar no crea nada. Marcar una oportunidad como ganada no crea un pedido ni un presupuesto: los creas como siempre y los vinculas a ella.
- Es un módulo de pago. Sin él, el CRM no aparece en el menú lateral y los contactos no muestran la pestaña «Oportunidades». Se contrata en «Ajustes» → «Plan y facturación» y tiene 30 días de prueba.
Quién puede hacer qué
| Persona | Qué puede hacer |
|---|---|
| Permiso «CRM» en modo ver (el rol «Visualizador») | Ver el tablero, las oportunidades, sus hilos de correo y el trabajo vinculado. |
| Permiso «CRM» en modo editar (el rol «Editor») | Además, crear, editar, mover, cerrar y vincular oportunidades. |
| Administrador de la cuenta | Además, configurar embudos y etapas en «Ajustes» → «Otros» → «Embudos del CRM». |
El permiso «CRM» está en el grupo «Otros» de un rol personalizado. Tus clientes nunca ven el CRM: no está en el portal, en la web ni en la app móvil.
Conviene saber
- Si tu cuenta aún no tiene embudos, Filmo crea el embudo «Ventas» la primera vez que alguien abre el CRM, con los nombres de las etapas en el idioma de esa persona.
- Cuando una cuenta deja de tener el módulo, el tablero, las oportunidades y la pestaña «Oportunidades» de los contactos dejan de estar disponibles, también a través de NEO, los workflows y la API pública.
Siguiente paso
Aprende a moverte por el tablero: El tablero del CRM y la página de la oportunidad.