Automatiza oportunidades con workflows y NEO
Qué pueden hacer NEO, los workflows y la API pública con las oportunidades, qué disparadores activan y los botones «Preguntar a Neo» del tablero.
NEO y los workflows actúan con el permiso «CRM» de la persona que los usa: modo ver para leer y modo editar para cambiar. La API pública usa los permisos de lectura y escritura del CRM de su clave.
Necesita el o una prueba.
Algunos pasos comerciales se repiten en cada venta: crear la oportunidad cuando llega una consulta, avisar al equipo cuando se gana un trabajo grande, insistir con una propuesta que se ha quedado parada. Puedes encargar esos pasos a un workflow, conectar otra herramienta con la API pública o pedir a NEO, el asistente de Filmo, que revise tu .
Las tres vías trabajan con las mismas oportunidades y embudos que la pantalla, pero cada una puede hacer cosas algo distintas. Esta página te dice cuál usar.
Qué puede hacer cada vía
| Operación | En pantalla | NEO | Workflow | API pública |
|---|---|---|---|---|
| Ver oportunidades y embudos | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Crear una oportunidad | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Crearla desde un hilo de correo | Sí («Emails») | Sí | No | No |
| Editar sus datos | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Moverla entre etapas abiertas, o reabrirla | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Cerrarla moviéndola a una etapa ganada o perdida | Sí (tablero) | No | No | No |
| Cerrarla con la acción de cierre | Sí («Marcar ganada») | Sí | Sí | Sí |
| Vincular un presupuesto | No | Sí | Sí | Sí |
| Vincular un pedido o un proyecto | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Vincular un hilo de correo | Sí («Emails») | Sí | Sí | No |
| Cambiar el «Personal asignado» | Sí | No | No | No |
| Eliminar una oportunidad | Sí | No | No | No |
| Configurar embudos y etapas | Sí (administradores) | No | No | No |
- Solo NEO, los workflows y la API pública pueden fijar la moneda, la descripción, el responsable, el , la campaña y los campos UTM de una oportunidad. La campaña y los campos UTM solo se aceptan al crearla.
- Fuera del tablero, la única forma de ganar o perder es la acción de cierre. Pide un motivo para perder y solo actúa sobre oportunidades abiertas. Mover una oportunidad a una etapa ganada o perdida se rechaza con «La etapa destino no es abierta: para ganar o perder la oportunidad usa el cierre».
- Editar, mover y cerrar comprueban que nadie haya cambiado la oportunidad mientras tanto. Si alguien lo ha hecho, el cambio se rechaza con «La oportunidad fue modificada por otro usuario…»: vuelve a leerla y repite. La API pública lee la versión actual por ti.
- La API pública no puede vincular hilos de correo ni añadir personal asignado.
Nota: NEO nunca aplica un cambio por su cuenta: lo prepara y tú lo confirmas. Consulta Confirma o descarta un cambio que propone NEO.
Disparadores de workflow para oportunidades
| Disparador | Cuándo se activa |
|---|---|
| «Oportunidad creada» | Al crear una oportunidad, por cualquier vía. |
| «Oportunidad actualizada» | Al editar sus datos. |
| «Oportunidad eliminada» | Al eliminarla desde la página de la oportunidad. |
| «Oportunidad cambia de etapa» | Cuando cambia su etapa, también al cerrarla o reabrirla arrastrando en el tablero. |
| «Oportunidad ganada» / «Oportunidad perdida» | Solo con la acción de cierre: «Marcar ganada», NEO, un workflow o la API pública. |
| «Presupuesto vinculado a una oportunidad» | Al vincular un presupuesto. |
| «Hilo de correo vinculado a una oportunidad» | Al vincular un hilo de correo. |
Ganar arrastrando no activa «Oportunidad ganada»
Soltar una tarjeta en la columna de ganada o de perdida activa «Oportunidad cambia de etapa», no «Oportunidad ganada» ni «Oportunidad perdida». Si un workflow debe ejecutarse cada vez que se gana una oportunidad, inícialo con «Oportunidad cambia de etapa» y una condición sobre el estado, o cierra con «Marcar ganada». Vincular un pedido o un proyecto no activa ningún disparador.
Ejecuta un workflow sobre una oportunidad
En la página de la oportunidad, abre «⋯» y elige «Ejecutar workflow». Ejecuta al momento el workflow que elijas sobre esa oportunidad. Consulta Ejecuta un workflow manualmente.
Pregunta a NEO por tu embudo
| Dónde | Botón | Qué hace |
|---|---|---|
| Tablero → «Preguntar a Neo» | «Salud del embudo con NEO» | Revisa el embudo que estás viendo. |
| Tablero → «Preguntar a Neo» | «Pronóstico comercial con NEO» | Estima lo que probablemente traerán tus ventas. |
| Página de la oportunidad → «Preguntar a Neo» | «Resumen con NEO» | Resume la oportunidad. |
| Página de la oportunidad → «Preguntar a Neo» | «Siguiente acción con NEO» | Analiza la etapa, el historial y las señales de riesgo, y sugiere qué hacer. Puede proponer mover o cerrar la oportunidad, para que lo confirmes. |
Cada noche Filmo anota qué oportunidades abiertas llevan en su etapa más tiempo que su o no han tenido actividad en 14 días. Esas anotaciones no se ven en pantalla; las usa «Siguiente acción con NEO». Los días en rojo de una tarjeta del tablero se calculan aparte, a partir de los días en la etapa.
Si ves un error
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| La etapa destino no es abierta… | Una automatización intentó cerrar moviendo la etapa. Usa la acción de cierre. |
| Indica el motivo de la pérdida | Se cerró como perdida sin motivo. Añade uno. |
| La oportunidad fue modificada por otro usuario… | Cambió después de leerla. Vuelve a leerla y repite. |
| Sin acceso al CRM | La cuenta no tiene el módulo CRM ni una prueba activa. |