Cómo funcionan los workflows
Un workflow es un disparador seguido de pasos que Filmo hace por ti; lo que se ejecuta es la versión publicada, y los pasos actúan como su creador.
Administradores de la cuenta: «Propietario», «Superadministrador» y «Administrador». El resto del equipo puede abrir los workflows públicos y su historial, pero no cambiarlos ni lanzarlos.
Workflows aún no está abierto en Filmo: la barra lateral lo muestra como próximamente y sus páginas no se pueden abrir. Este artículo describe cómo funciona cuando esté disponible en tu cuenta.
Una empresa de alquiler repite cada día las mismas tareas pequeñas. Cuando se reserva un pedido, alguien envía al cliente los datos de la entrega y avisa al almacén. Cuando una factura no se paga, alguien la reclama. Nada de eso es difícil, pero es fácil que se olvide.
En Filmo, un hace ese trabajo por ti. Empieza con un (algo que pasa en Filmo, una hora del día, una petición de otro sistema o un botón) seguido de que crean o cambian registros, envían correos y mensajes y toman decisiones. Lo dibujas en un editor visual y, cada vez que arranca, Filmo registra una paso a paso.
Piensa en él como una lista de comprobación que la oficina sigue siempre igual, escrita una vez y que cumple Filmo.
Sigue la boda de Landmark Venues
Supón que cada boda reservada debe poner en marcha dos cosas: un correo al cliente con los datos de la entrega y un mensaje en tu canal #almacen de Slack. Un solo workflow lo cubre:
- Disparador: el evento «Pedido reservado».
- Paso 1: «Enviar correo» al cliente del pedido, desde tu .
- Paso 2: «Publicar un mensaje» en #almacen.
Cuando se reserva el pedido de Landmark Venues, con sus tres carpas grandes, el workflow se ejecuta solo. Un segundo workflow, lanzado a mano desde el pedido, puede enviar al cliente un recordatorio de la entrega la semana anterior.
Tres ideas que conviene entender primero
Lo que editas no es lo que se ejecuta
El editor guarda mientras trabajas, pero solo como borrador. Lo que ejecutan los disparadores es la última , que queda congelada: una ejecución que ya ha empezado termina con la versión con la que empezó, aunque edites el workflow entretanto. Mientras tus cambios no estén publicados, el workflow muestra .
El interruptor Live decide si arranca solo
Un workflow en arranca solo cada vez que ocurre su disparador. Uno «Pausado», no. Aun así, puedes lanzar a mano un workflow pausado desde el editor.
Los pasos actúan como la persona que creó el workflow
Los pasos que crean o cambian datos de Filmo usan los permisos del , y los pasos de correo y calendario solo pueden usar los buzones de esa persona. Si pierde un permiso o deja la cuenta, los pasos afectados fallan.
Dónde está en Filmo
- «Workflows» está en el grupo de IA de la barra lateral, debajo de «Preguntar a Neo». La lista muestra cada workflow con «Ejecuciones», «Estado», «Creado por», «Última publicación» y «Último error», y puedes filtrar por «Estado», «Favoritos», «Con errores» y «Última publicación».
- Cada workflow tiene dos pestañas, «Editor» y «Runs». Su panel lateral muestra el estado con el interruptor Live, el botón «Público» / «Privado» y «Ajustes».
- Las de tu cuenta están en «Ajustes» → «IA de Filmo» → «Señales de workflows».
- «Ejecutar workflow» está en el menú de acciones de pedidos, proyectos, facturas, contactos y muchas otras fichas, y el widget «Workflows manuales» se puede añadir a la página de inicio.
Quién puede gestionar workflows, y públicos o privados
En los roles no hay un permiso de Workflows. Todo depende de si eres administrador de la cuenta.
| Persona | Qué puede hacer |
|---|---|
| Administrador de la cuenta («Propietario», «Superadministrador», «Administrador») | Crear, editar, publicar, activar, pausar, archivar y eliminar workflows; lanzarlos; cancelar, reintentar y reanudar ejecuciones; gestionar señales. Abrir los workflows privados de otras personas. |
| Resto del equipo | Ver la lista completa, abrir los workflows públicos y sus ejecuciones, marcar favoritos y ver las plantillas. |
| Quien creó un workflow privado | Puede seguir abriéndolo aunque deje de ser administrador, pero no cambiarlo. |
Atención: La pantalla muestra a todo el mundo «Nuevo workflow», «Publicar», el interruptor Live y «Ejecutar workflow». Si no eres administrador, Filmo rechaza la acción con «Solo los administradores pueden gestionar workflows».
Un workflow es «Público» o «Privado». Cualquiera del equipo puede abrir uno público, con su borrador y sus ejecuciones. Un solo lo pueden abrir su creador y los administradores; el resto lo ve en la lista con un candado. Se cambia con el botón «Público» / «Privado» del panel lateral.
- Un workflow con pasos o disparadores de correo o calendario pasa a privado al guardarse y no se puede hacer público («No se puede hacer público»), porque esos pasos usan el buzón personal de su creador.
- Quitar esos pasos no lo vuelve público. Cámbialo a mano.
- Quien puede abrir un workflow ve los datos que entraron y salieron de cada paso de sus ejecuciones. No lo uses para guardar contraseñas ni claves.
Los workflows de un vistazo
| Quieres | Dónde | Cómo |
|---|---|---|
| Saber qué significa cada estado | La columna «Estado» | Estados de un workflow: borrador, activo, pausado y archivado |
| Crear un workflow desde cero | «Nuevo workflow» → «Configura un trigger» | Crea un workflow |
| Partir de un workflow ya hecho | «Nuevo workflow» → «Empezar con una plantilla» | Crea un workflow desde una plantilla |
| Añadir lo que hace el workflow | «Añadir acción» en el editor | Añade pasos a un workflow |
| Saber qué pasos hay y con qué permisos actúan | La paleta «Añade un bloque» | Pasos de un workflow: acciones de Filmo, integraciones y utilidades |
| Dejar que la IA lea, clasifique o decida | Los pasos de «IA (Neo)» | Usa pasos de IA en un workflow |
| Poner el workflow a funcionar | «Publicar y activar» | Publica y activa un workflow |
| Arreglar un workflow que no se activa | El panel lateral | ¿Por qué no puedo activar un workflow? |
| Elegir qué lo pone en marcha | El bloque del disparador | Disparadores de workflows |
| Reaccionar a algo que pasa en Filmo | El disparador «Evento» | Inicia un workflow cuando pasa algo en Filmo |
| Arrancarlo desde otro sistema | El disparador «Webhook» | Inicia un workflow desde un webhook |
| Que un workflow arranque varios otros | «Señales de workflows» | Lanza workflows con señales |
| Lanzarlo a mano | «Ejecutar workflow» | Ejecuta un workflow manualmente |
| Ver qué hizo y por qué falló | La pestaña «Runs» | Revisa las ejecuciones y errores de un workflow |
| Reintentar, reanudar o cancelar una ejecución | La tarjeta de la ejecución | Reintenta, reanuda o cancela una ejecución |
| Reanudar una ejecución que se quedó sin créditos | La tarjeta de la ejecución | Soluciona una ejecución pausada por falta de créditos |
| Saber cuánto cuestan los workflows y sus límites | — | Créditos y límites de los workflows |
| Renombrarlo, elegir los avisos de fallo, archivarlo o eliminarlo | «Ajustes» → «Ajustes del workflow» | Ajustes de un workflow |
Conviene saber
- Lanzar un workflow a mano es una ejecución real: no hay modo de prueba. Los correos se envían y los registros cambian.
- NEO no crea, lanza ni consulta workflows desde el chat. Los pasos de IA dentro de un workflow son otra cosa: consulta Usa pasos de IA en un workflow.
- Filmo guarda cada ejecución 90 días desde que termina.
Siguiente paso
Crea el workflow de Landmark Venues: Crea un workflow.