Qué guarda cada cuenta y qué comparte la organización
Los ajustes, plantillas, numeración y datos son de cada cuenta; el plan, los usuarios, las unidades y los miembros se deciden una vez para la organización.
Los ajustes de cada cuenta los cambian sus administradores, desde dentro de esa cuenta. Un rol de organización no da permiso sobre los ajustes de otra cuenta.
Cuando abra el almacén de Lisboa, alguien preguntará: si cambio la plantilla de factura en Madrid, ¿le llega a Lisboa? ¿Ve el equipo de Lisboa los clientes de Madrid? La respuesta casi siempre es no, porque en Filmo cada cuenta es su propio negocio.
Siempre trabajas en una cuenta a la vez, la que tienes abierta. Cada lista, ficha, documento y ajuste que ves es de ella. Para trabajar en otra, cambias con el selector de cuentas de la parte superior de la barra lateral. Consulta Cambia de cuenta.
Qué es de cada cuenta
Todo lo que configuras en «Ajustes» es de la cuenta que tienes abierta, también en una organización:
- «Empresa»: «Datos de la cuenta», «Datos de la empresa» (los datos fiscales) y tu marca.
- «Preferencias de facturación de venta» y «Preferencias de facturación de compra», con sus , y «Métodos de pago y SEPA».
- «Plantillas de documentos», «Plantillas de email» y «Configuración de email».
- «Etiquetas», «Campos personalizados», «Colecciones» y «Plantillas de precios».
- «Equipo y seguridad»: quién trabaja en esa cuenta y con qué rol.
- La personalización de NEO, tus integraciones y el .
Consejo: Un cambio en una plantilla, una serie de numeración o un ajuste de impuestos de una cuenta no llega a las demás. Cuando deba aplicarse en todas, repítelo en cada cuenta.
Qué se decide una vez para la organización
| Qué | Dónde se gestiona | Qué supone para las demás cuentas |
|---|---|---|
| Plan, add-ons y compras | «Ajustes» → «Plan y facturación» de la cuenta principal | Usan los add-ons activos o en prueba de la cuenta principal y no pueden comprar. |
| Usuarios | La cuenta principal | Hay una sola bolsa de usuarios, que cuenta a cada persona una vez en todas las cuentas. |
| Unidades para cuentas nuevas | La cuenta principal | Se usa una unidad cada vez que se crea o vincula una cuenta. |
| Estructura y miembros | «Ajustes» → «Organización» | Quién pertenece a la organización y qué cuentas tiene. |
| El código de organización de cada artículo | Cada artículo, en su propia cuenta | Vincula el mismo artículo entre cuentas. |
La es la que tiene el plan. El plan, los usuarios y los add-ons se explican en Tu suscripción.
Dónde se juntan datos de varias cuentas
Fuera de estos casos, una cuenta nunca ve los datos de otra, aunque estén en la misma organización.
| Dónde | Qué cuentas junta | Quién lo ve |
|---|---|---|
| Una cuenta de facturación | Sus propios datos y los contactos, proyectos, tipos de proyecto, etiquetas y campos personalizados de su cuenta de origen | Quien trabaja en la cuenta de facturación |
| Las cifras de un proyecto | La cuenta completa y sus cuentas de facturación | Quien abre el proyecto en la cuenta completa |
| «Organización» → «Dashboard» y «Cuentas» | Todas las cuentas, o las que administras | Los admins de organización ven todas; los administradores de cuenta, las suyas |
| «Artículos de organización» y «Ver en organización» | Igual que el panel | Igual que el panel |
| La búsqueda en una cuenta de facturación | Sus propios datos y los de su cuenta de origen | Quien trabaja en la cuenta de facturación |
Una es la única cuenta que lee datos de otra. Qué comparte con su , y dónde se guarda lo que crea, está en Trabaja en una cuenta de facturación.
Conviene saber
- Cada cuenta tiene su propio estado y su propia prueba gratuita. Una cuenta vinculada a una organización no recibe la prueba de la cuenta principal, y las cuentas creadas desde la organización empiezan activas.
- Una cuenta que no es la principal tiene los add-ons de la cuenta principal, más los que pagara ella misma antes de vincularse.
- Cada cuenta tiene su propio portal del cliente, con su dirección, su aspecto, sus textos y sus accesos. La cuenta principal conserva la dirección con el nombre de la organización; las demás reciben la suya la primera vez que la necesitan.
- El portal de una cuenta de facturación también muestra lo que el cliente tiene en su cuenta de origen.
A continuación
Mira las cuentas una al lado de otra: El panel y las cuentas de la organización.